Sep
15
2014

7 Pasos para Acelerar la Planificación de tu Proyecto

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Muchas veces realizar la planificación se convierte en una de las tareas más tediosas y complicadas del proyecto. Vamos a ver 7 pasos que puedes seguir para poder acelerar la planificación de tu proyecto.

 

Imagen de Storm Crypt
Imagen de Storm Crypt

Esta claro que hay proyectos cuya extensión no es tan grande como para necesitar dedicar mucho esfuerzo a la planificación pero, en cambio hay otros que debido a su extensión, la importancia de la planificación aumenta y no sólo eso sino que el tiempo necesario para realizarla también.

Una buena planificación requiere tiempo pero nos permitirá ahorrar mucho más tiempo de fases posteriores


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En estos casos es interesante seguir estos 7 pasos:

 

1
Planifica la Planificación

Ninguna tarea la debemos realizar sin planificarla antes y menos la propia planificacion cuando tiene una envergadura suficiente. Además debemos distribuir la información del proyecto a los miembros del equipo con antelación suficiente para que puedan revisarla.

 

2
Prepara el entorno

Un lugar donde se pueda reunir todo el equipo sin ser molestado para trabajar en la planificación es una de las mayores ayudas a la aceleración de la misma. Evitar interrupciones es un punto crucial y disponer de todos los servicios necesarios,café, agua, comida incluso.

 

3
Define la Agenda

Si la complejidad del proyecto lo requiere hay que definir una agenda para que el equipo se centre en puntos concretos a tratar y no se deje llevar por los temas que más les motiven o preocupen.

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Si la definición de la planificación dura varios días, establece la agenda para todos los días.

Si la definición de la planificación dura un sólo día define la agenda para ese día, qué vas a tratar y en qué orden.

Como guía general puedes seguir estos puntos:

  • Comienza con todo lo relacionado con las personas del proyecto: presentación, asignaciones, etc.
  • Analiza el proyecto y genera un Project Charter incluyendo: alcance, limitaciones de coste y tiempo, entregables principales, implicados clave, beneficios esperados, restricciones y asunciones.
  • Desarrolla el WBS y trabaja sobre los entregables principales para descomponerlos.
  • El resto de tareas: presupuesto, matriz de responsabilidades, plan de recursos y la gestión de riesgos.

 

4
Usa técnicas de colaboración

Los miembros del equipo no deben simplemente sentarse y seguir los pasos establecidos: tienen que aportar. Para ello hay que utilizar técnicas que permitan esa interacción del equipo como el brainstorming, tarjetas en la pared (COW), etc.

 

5
Documenta todo

Alguien debe estar a cargo de registrar y documentar todo lo que se genere en tarjetas, en post-it, etc. Cuando se finalice el trabajo debemos tener todo almacenado pero de una manera más formal.

 

6
Finaliza con las tareas que faltan

Dependiendo de cada caso faltaran algunos detalles por pulir o alguna tareas por desarrollar más: dedica tiempo a ello o asígnalo a alguien del equipo.

 

7
Lanza el proyecto

Cuando esté todo prácticamente listo, dirige una sesión para revisar todo. Una vez concluido ya se puede lanzar el proyecto (Kickoff).

Si quieres saber más puedes consultar el artículo original de Roberto Toledo para Voices on Project Management de PMI.

 
¿Cómo aceleras tu planificación?

 

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8 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Una buena planificación constituye el 80 % del éxito de un proyecto

    • Con una buena planificación casi no hace falta ni project manager!!! 🙂

  • Excellent article on planning. Planning has been given a bad name over the past few years. The approach you layout is excellent. I would add a stringent time box to the list.

    • I think the bad name of planning is because all people try to make beautiful planning instead of a real plan.

      Stringent time box is a good point.

      Thanks Tom

  • Muy ordenado y sistemático. Solo para agregar que simular ejercicio “corporativo” debería realizarse para la definición del proyecto en sus, objetivos alcances y calidad, incluso un paso más atrás ello, la metodología, debiera ser parte de la Guía Madre de la empresa su PLAN ESTRATEGICO .

    • Efectivamente Eduardo, debería ser una metodología a cumplit como plan estratégico.

  • Interesante post, le adiciono desarrollo de habilidades blandas del PM para establecer sinergias y compromisos… Sin embargo la agenda es un elemento muy poderoso para las reuniones.

    • Gracias Paulo César un Project Manager necesita muchas habilidades para conseguir el éxito!

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