Oct
8
2014

Nadie sabe qué es una PMO

Nadie sabe qué es una PMO o dicho de otra forma, no existen dos PMO iguales. Ni siquiera se denominan de la misma forma: Oficina de Gestión de Proyectos/Programas, Oficina de Dirección de Proyectos/Programas, Oficinas Técnicas, Oficinas de Gestión de Servicios…

Pero todas ellas comparten el mismo objetivo, que puede ser resumido en la famosa frase del jefe de “El Equipo A” (el coronel John Hannibal Smith):

PMO: Me encanta que los planes salgan bien


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En definitiva, saber lo que pasa en los proyectos que están dentro del alcance de la PMO para poder mejorar y que éstos alcancen sus objetivos.

PMO – “Para gustos, los colores”
PMO – “Para gustos, los colores”

Una PMO es…


Si buscamos en nuestra base de conocimiento información sobre el significado de una PMO, encontramos definiciones muy generales:

“Una PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas” (PMI – PMBOK 5ta edición).

Incluso mi propia definición:

PMO: Gestión homogénea de proyectos, para lograr un beneficio para la organización


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En la práctica, cuando queremos definir lo qué es una PMO los verbos más repetidos son:

  • Asegurar.
  • Coordinar.
  • Garantizar.
  • Gestionar.
  • Controlar.
  • Mejorar.
  • Optimizar.
  • Facilitar.
Tener una PMO no garantiza el éxito de los proyectos, pero debe ayudar a conocer las causas de los fracasos para poder mejorar


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Tipos de PMO


Dentro de la PMO se pueden realizar muchas funciones, poniendo el foco en diversos asuntos de gestión: esfuerzos, cronograma-hitos, riesgos, calidad de procesos y de producto… y no todas se adaptan a las necesidades de mi organización, ni a su situación real. Todas las PMO son diferentes y todas las piezas tienen que encajar.

PMO – Encajar todas las piezas
PMO – Encajar todas las piezas

Para poder establecer un marco de trabajo sobre las PMO, podemos establecer diversos tipos de PMO.

1
Alcance

En primer lugar, en función del propio concepto de proyecto: ¿Qué es un proyecto para la PMO? ¿Cuál es su ámbito y alcance? Tenemos proyectos personales, operaciones de negocio, desarrollo de TI, desarrollo de infraestructuras, etc. Para toda esta tipología de proyectos, debemos identificar el punto de inicio y el de fin de cada proyecto.
Estas dos características de los proyectos nos van a servir de aproximación para poder identificar las funciones que debe realizar la PMO dentro de todo su catálogo de servicios.

2
Madurez

La segunda gran tipología de PMO la establecemos en función de la madurez de la organización y de los procesos seguidos por los proyectos. Partiendo de la gestión de los elementos más sencillos, hitos principales o riesgos, podremos ir ampliando el alcance de la PMO hacia la gestión de productividad o calidad de los proyectos.

3
Influencia

Por último, podríamos catalogar a las PMO en función de las actividades que deben realizar o del grado de control e influencia que va a tener sobre los proyectos:

3.1- “Pepito Grillo”

Apoyo, consultivo, informar, consejera, ayuda…

3.2- “Policía”

Revisión, control, vigilar, cumplimiento, seguimiento…

3.3- “Rey”

Dirección, administrar, conducir, gobernar…

 

Grábate a fuego que una PMO…


Una PMO puede gestionar diversos aspectos de los proyectos: tiempo, alcance, costes, requisitos, productividad, calidad… pero no siempre de la misma manera.

Evidentemente nuestra “PMO personal”, a través de la cual intentamos controlar todos los proyectos concurrentes de nuestra propia vida (niños, abuelos, colegios, trabajo…), tiene unas características propias, por ejemplo: las planificaciones se hacen muy rápidas, a veces utilizamos la agenda, la experiencia está en nuestra cabeza y suelen ser muy cambiantes, debido a impactos de todos los proyectos. “Hoy había quedado a comer con los amigos, pero me han puesto una reunión a última hora (típico marrón de trabajo), entonces he tenido que llamar a mi madre por si podía ir a recoger a los niños al cole y después yo los llevaba a clases de tenis, etc.”.

Pon una PMO en tu vida, aunque seguramente no sea como la del vecino


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¿Qué tipo de PMO conoces?

 

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9 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Me gusta reconocer la calidad de la PMO basada en la madurez de la organización , ya que esta determina la gobernabilidad de los proyectos , agregando valor y recursos a la calidad de gestión.

    • Pasito a pasito…

      Una PMO es como una cebolla, según vamos obteniendo mayor madurez en nuestros procesos, seremos capaces de añadir más capas a la PMO. Por ejemplo, para poder gestionar la productividad, primero debemos controlar los recursos que utilizamos.

      Gracias Alejandro por tu aportación,

      Salu2

      Pablo

      • Como una cebolla.Coincido totalmente.

        No se puede pretender mejorar la productividad si antes no se garantiza el cumplimiento del alcance,el presupuesto,el cronograma o no se ha gestionado adecuadamente los riesgos.

        El error de algunas organizaciones está en que al implementar una PMO quieren que todo mejore de golpe y al no ver estos resultados dejar de creer en este órgano de gestión y la consideran una pérdida de recursos.

        Un bebe primero gatea luego camina.

        • Intenta modificar un solo elemento de tus comportamientos. Después nos indicas a todos los seguidores de El Laboratorio de las TI, cuanto tiempo te ha costado asimilar el cambio :).

          Muchas gracias por tu aportación José Luis

          Abrazos

          Pablo

  • Great article! In my experience, PMOs in many cases are control structures rather than tools to enable teams.

    • Thanks Tom.

      When many people identify the PMO as control structure, the PMO start to die.

      Pablo

  • Pablo,

    Gran idea la tuya darle esos nombres a las PMO en la clasificación según su influencia:

    Pepito grillo = Apoyo,
    Policía=Control,
    Rey= Dirección,

    Muy didáctico. Saludos

    • Gracias por tu comentario.

      Existe un catálogo inmenso de procesos/funciones que pueden realizarse dentro de una PMO. La clasificación es importante para saber cuales implantar y ejecutar.

      Abrazos

      Pablo

  • muy enriquecedores los conceptos sobre PMO y la ejemplificación

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