Paradojas del Jefe de Proyecto (Project Manager)

La labor del Jefe de Proyecto (Project Manager) está plagada de paradojas, paradojas en cuanto que él mismo debe desempeñar a la vez dos roles, dos situaciones o dos posiciones enfrentadas con lo que debe gestionar lo que parece a priori un sin sentido.

Vamos a ver las paradojas que nos propone Scott Berkun en su libro Making Things Happen: Mastering Project Management. La verdad que el libro merece la pena, si uno está interesado en la gestión de proyectos, y creo que no será el último artículo que escribiré basado en él.

Desde aquí quiero agradecer la recomendación de su lectura que me hizo, en un comentario al artículo 6 Defectos y 3 Virtudes para aprender de Pesadilla en la Cocina (o Hell’s Kitchen) en la Gestión de Proyectos, Angel Gavín (cuyo blog El Miracielos recomiendo).

Ahora vamos a hablar sobre las paradojas que creo nos va a resultar un tema interesante de comentar. En inglés literalmente Scott las indica como “The balancing act of Project management” o los Malabarismos de la Gestión de Proyectos aunque me gusta más titularlo las Paradojas del Jefe de Proyecto por el contenido que tiene.

La cuestión es que un Jefe de Proyecto (Director de Proyecto, Project Manager) debe equilibrar la acción de pares de situaciones o roles que son opuestos, ya que no siempre deberá actuar de la misma forma. Dicha capacidad o mejor dicho, dicha necesidad de actuar de formas opuestas es lo que hace que la labor del Jefe de Proyecto sea tan complicada y más complicada la tarea de elegir un Jefe de Proyecto perfecto con unas capacidades idílicas.

Como encontrar un jefe de proyecto que sea capaz de equilibrar todas las situaciones en su justa medida es prácticamente imposible, lo importante es que conozcamos cada una de esas situaciones para que estemos preparados para poder determinar de qué forma debemos actuar en cada una de ellas.

Veamos dichas paradojas:

• Yo/el Equipo. Scott nos indica que debido a la dimensión de la responsabilidad que tiene un Jefe de Proyecto, es frecuente que sientan una gran satisfacción personal por su trabajo, es decir tienen una alta inversión emocional en lo que están haciendo pero deben tener cuidado de no anteponer sus propios intereses a los del proyecto, es más deben estar dispuestos a delegar tareas importantes o divertidas e incluso compartir las recompensas con todo el equipo.

  El jefe de proyecto debe tener su ego que es el que le da impulso para seguir con su trabajo de una forma eficaz y debe limitarlo para no alejar a su equipo.
  El Yo nos da el impulso de seguir adelante pero el Equipo es el que nos permite conseguir el objetivo.

• Autócrata / Que delega. En algunas situaciones el hecho más importante es que haya una autoridad clara y un tiempo de respuesta rápido ante cualquier hecho, aquí se necesita el autócrata. El Jefe de Proyecto debe estar confiar en su criterio para poder forzar al equipo a realizar ciertas acciones en momentos en que sea necesario aunque debe ser sólo de forma puntual ya que no es recomendable utilizarlo. Un proyecto bien gestionado debe crear un entorno donde el trabajo se delegue y la colaboración sea efectiva.
• Tolerar la ambigüedad / Perseguir la perfección. Las primeras etapas de un proyecto suelen ser bastante abiertas y los detalles que se desconocen superan a lo que se conocen, por ello cierto grado de ambigüedad puede ser esencial para que las ideas surjan a la luz. El jefe de proyecto debe respectar esta ambigüedad e incluso en algunas situaciones debe gestionar la misma.

  En fases posteriores del proyecto el orden y la precisión son muy importantes.
  Por tanto el jefe de proyecto tiene que tener la capacidad de saber cuándo vale la pena buscar la perfección y cuando es suficiente una solución de contingencia.

• Don de palabra / Habilidades de escritura. El don de palabra es muy importante debido a las multitud de reuniones, negociaciones, discusiones de pasillo, sesiones de brainstorming, etc. que se llevan a cabo y el jefe de proyecto debe ser efectivo en entender y en comunicar las ideas cara a cara. Por otro lado, cuanto mayor es la organización y/o el proyecto, más importancia toman las habilidades para la escritura del jefe de proyecto.

  Un jefe de proyecto debe reconocer en cada momento cual de los tipos de comunicación puede ser el más efectivo para sus objetivos: escrita u oral.

• Identificar la complejidad / Perseguir la sencillez. Muchas personas se pierden en los detalles y olvidan el conjunto, son víctimas de la complejidad. Otros niegan la complejidad y no comprenden las sutilezas de las partes involucradas. El Jefe de Proyecto debe persuadir al equipo de que trabaje con sencillez, aunque sin dejar de lado las complejidades involucradas en escribir código bueno y fiable (código bueno y fiable podríamos sustituirlo por cualquier producto que tenga que elaborar el equipo).
• Paciente / Impaciente. La mayor parte del tiempo el jefe de proyecto es una persona que “empuja” a la acción, forzando a otros a trabajar bien pero en algunas situaciones la impaciencia puede trabajar en contra del proyecto. Por ejemplo, algunas actividades políticas, actividades entre varias organizaciones o actividades burocráticas, todas son sumideros de tiempo inevitables pero alguien debe quedarse en la sala o estar en la audio conferencia (fono) y debe ser paciente.
• Valiente / Miedoso. Un jefe de proyecto debe tener un saludable respeto por todas las cosas que pueden ir mal y verlas como posibles pero, por otro lado, un jefe de proyecto necesita armonizar este respeto con la valentía necesaria para tomar grandes desafíos.

  Podríamos resumir que se debe ser valiente pero sin ser temerario es decir siempre hay que evaluar y controlar los riesgos.

• Creyente / Escéptico. No hay nada más poderoso para la moral del equipo que un líder respetado que cree en lo que está haciendo. Es importante para un jefe de proyecto tener confianza en el trabajo que se está realizando y ver autentico valor en los objetivos que se van alcanzando. Por otro lado se necesita cierto escepticismo sobre cómo están yendo las cosas y como se están haciendo.

  El Jefe de Proyecto debe creer en lo que hace para transmitirlo al equipo pero debe poner en duda todo para conocer el estado real del proyecto y mejorarlo.

¿Estás de acuerdo con las paradojas del Jefe de Proyecto?

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