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2013
Qué puede hacer tu Empresa para que seas un Mejor Jefe de Proyecto (Project Manager)
Léelo aprox. en 7:12 minutos.
Imagen de DonkeyHotey.
La empresa puede facilitar, cuando no promover, la mejora de las actitudes de su jefe de proyecto con una serie de políticas o conductas: se puede mejorar sin que nos ayude nuestra empresa pero si ella nos impulsa mejoraremos más y mejor.
Está claro que la responsabilidad más importante de mejorar dirigiendo proyectos recae en el propio jefe de proyectos, en el director de los mismos, pero es cierto que las empresas, las compañías, son los segundos en importancia a la hora de poder influir en la capacidad de gestión del jefe de proyecto.
Hay muchos artículos sobre cuáles son las actitudes de un jefe de proyecto ideal (project manager) pero no hay mucha información sobre qué puede hacer nuestra empresa para hacernos mejores dirigiendo proyectos, vamos a ver algunas posibilidades a continuación.
- Innovarpara liberar de las tareas residuales
Cuando pensamos en innovar puede parecer que se innova únicamente cuando uno ofrece al mercado un producto o servicio como nunca antes se vió pero según el diccionario de la RAE:
innovar.
(Del lat. innovāre).
1. tr. Mudar o alterar algo, introduciendo novedades.
2. tr. ant. Volver algo a su anterior estado.En su primera acepción su significado es cambiar, modificar cosas.
Las empresas tienen un objetivo claro si se cambia algo es para mejorar, por ello, ¿qué puede cambiar la empresa para ayudar a sus jefes de proyecto a mejorar?Puede ayudarles eliminando el esfuerzo de tareas repetitivas y conocidas habilitando recursos tecnológicos actuales y actualizados en los casos que corresponda y/o estandarización y realización de procedimientos operativos sencillos:
- Facilitar herramientas de gestión de personas. No complicar la burocracia sino facilitarla. Una gestión sencilla es una gestión más productiva.
- Facilitar las líneas de comunicación. Habilitar herramientas para que la comunicación sea más efectiva: Mensajería instantánea Google Talk, Office Communicator, Fono/Video conferencia Skype, GoToMeeting, webex,FuzeBox, etc.
- Facilitar la compartición de recursos. Crear y promover repositorios de documentación con documentos técnicos, lecciones aprendidas, plantillas, repositorios, etc. Tenemos herramientas en los propios sistemas operativos y en la nube como: Dropbox, Google Drive, Microsoft Skydrive, Box, etc.
- Facilitar la utilización de herramientas de productividad personal. Implantar a través de guias de uso y promover herramientas de productividad personal como Evernote, Springpad, Catch, etc. Para gestión de calendario se pueden utilizar Exchange con Outlook o Google Calendar u otras opciones existentes.
- Facilitar la proactividad de las personas con el BYOD. Cada vez más las personas utilizan en su gestión del trabajo su propio dispositivo móvil o dispositivo inteligente es lo que significa BYOD (de las siglas en inglés Bring Your Own Device) que es una tendencia que cada vez se acepta en más empresas de forma provechosa. Un Smartphone es un ordenador de bolsillo y permite hacer casi cualquier cosa. Facilitar la conexión de dichos dispositivos, en condiciones de seguridad, al correo de la empresa y a los repositorios de documentación permite a las personas mejorar su productividad significativamente y aumenta los tiempos de respuesta ante imprevistos.
- Ofrecer nuevos retospara permitir aportar valor
Todas las empresas que conozco fallan en este punto.
No hay nada peor que estancarse en unas tareas, en convertir la faena en una serie de acciones rutinarias que van mermando la capacidad de adaptación a nuevas situaciones y la capacidad de aportar nuevas ideas, nuevas soluciones, de ver más allá de lo que uno tiene delante, en definitiva de aportar.Ofrecer nuevos retos no sólo consiste por ejemplo en cambiar la gestión del proyecto de desarrollo de una herramienta java que controla las nóminas de un gobierno regional a pasar a dirigir un proyecto de control de los motores de un satélite de telecomunicaciones, sino también en cambiar en la medida de las posibilidades de cada una de las organizaciones, las tareas o el objetivo de las tareas de los jefes de proyecto.
Por ejemplo, pensemos que tenemos una compañía que desarrolla software y además tiene el contrato de mantenimiento del software que vende.
Una forma de ofrecer nuevos retos, de motivar a sus jefes de proyecto, sería cambiar cada año o cada dos años a los jefes de proyecto de desarrollo a mantenimiento y viceversa. Los objetivos de ambos proyectos, aunque sean sobre el mismo sistema, son totalmente distintos y por tanto aunque las tareas puedan ser parecidas el enfoque para resolverlas no lo será, obliga a cambiar, a adaptarse, a tener que aportar y además conseguiremos que cuando desarrollen software de nuevo piensen en la mantenibilidad. - Formaciónpara estar óptimamente preparados
Cuando pensamos en capacitarnos o en mejorar nuestros conocimientos sobre un área, automáticamente pensamos en la formación externa: asistir a un master, realizar un curso, acudir a una capacitación, y en verdad es una de las mejores alternativas para mejorar nuestras compentencias pero no es la única.
También tenemos otra manera de formar y en general se suele olvidar en las empresas incluso siendo una alternativa menos costosa y es la formación interna.
Con ella podemos aprovechar a esos jefes de proyecto propios de los cuales podemos aprender muchas cosas, porque son el modelo a seguir ya que cumplen los plazos establecidos, alcanzan los objetivos fijados y casi todo el mundo reconoce su valía y su gestión conforme a las mejoras prácticas del mercado, pues aprovechar ese conocimiento que está en nuestro entorno es algo que debe mejorar la empresa.
Como formatos posibles para aprovechar estos conocimientos no tenemos límites:
- Sesiones de formación. Dentro de la compañía se pueden organizar sesiones de formación a manos de estos referentes para que sus conocimientos se puedan extender al resto de las personas de nuestra empresa.
- Foros Web. Existe mucho software open software para instalar y listo, por ejemplo bbpress, phpBB, Simple Machine Forum (SMF), etc.
- Jornadas de intercambio. Reunir a varios jefes de proyectos entorno a un tema e incluir como moderator a la persona que tengamos de referente, incitando a la participación, contando experiencias propias y proponiendo preguntas para debatirlas en común.
- Seminarios rotatorios. Donde una serie de jefes de proyecto bajo la dirección de la persona que tengamos como referente, tendrán que hacer de ponentes sobre un tema en cuestión que permita a todos mejorar en su trabajo. Deberá prepararse la exposición y los argumentos en pro y contra, exponer su experiencia particular y deberá hacer frente a las preguntas de sus compañeros.
La excusa más usual para no hacerlo es la falta de tiempo y la multitud de tareas aunque también podemos plantearlo de la siguiente forma: ¿retrasarías el comienzo de una tarea media hora para aprender una técnica que te ayudara a completarla en 2h en lugar de las 4h habituales?
Lo que ya no nos queda es excusa para poder mejorar el desempeño de nuestros jefes de proyecto.
Si estás de acuerdo en que tu empresa no propone ninguna de las alternativas que he expuesto ahora te hago la siguiente pregunta:
¿Has propuesto a tu empresa alguna sugerencia para que te haga mejor Jefe de Proyecto (Project Manager)?
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Excelente y muy interesante artículo que abarca los aspectos claves a considerar por las empresas para desarrollar el máximo potencial de sus jefes de proyecto.
Me permitiría agregar a lo mencionado en el artículo que las empresas deben implementar una “Gestión Formal del Proyecto”, en la forma de Políticas, Metodologías y Procedimientos para la Gestión de Proyectos. Esta no solo debe limitarse al proporcionar la documentación y el entrenamiento, sino que debe incluir acompañamiento (posiblemente Coaching) ayudando a sus Jefes de Proyecto a desarrollar su potencial. La tarea de acompañamiento puede ser ejecutada por los Gerentes responsables de los Jefes de Proyecto, o por un coach en metodología si lo requiere la organización.
En Gestión de Proyectos tradicional esto es tarea de la Oficina de Proyectos (La PMO), mientras que en nuevos enfoques como el desarrollo ágil, la tarea recae sobre los responsables (por ejemplo el Scrum Master proporciona también guía en metodología al equipo de trabajo).
Un Saludo.
Gracias por tu aportación Ricardo!
Estoy de acuerdo contigo en que en ciertos casos es necesario una “tutela” de la labor del gestor y como planteas puede ser llevada a cabo por instancias superiores, coach externo o el establecimiento de una PMO que se encargue de realizar dichas funciones.
Saludos, Julián.
Gracias Julián,
Uno de los problemas que se viene observando en algunas empresas es que Jefes de Proyecto con gran experiencia llevan proyectos maduros, de bajo riesgo y asentados en el tiempo. Esos proyectos debería pasar a JdP junior, de manera que los primeros asumieran otros, con mayor incertidumbre, pero que hicieran crecer a la empresa. Eso está en linea con el fomento de la innovación, pero no solo como una tarea auxiliar, sino como un mandato en sí mismo. Es decir, también con el segundo punto, de aportar valor.
La formación es fundamental, pero en ambos sentidos: ser formado y formar. Yo doy cursos de formación interna en mi empresa, y el mero hecho de pensarlos para impartir los conocimientos correspondientes, me hace muchas veces ser crítico con ellos y pensar cómo mejorarlos.
Saludos,
Ángel
Gracias a ti por aportar en cada comentario.
Estamos de acuerdo hay que aprovechar el bien más preciado que tiene una empresa que son las personas! Y encima personas que están formadas y capacitadas en tareas que pueden ayudar a los demás y transitivamente a la empresa.
El problema es que para poder gestionarlo adecuadamente debe existir un plan donde se tuviera en cuenta, como comentas, la experiencia de cada jefe de proyecto, sus capacidades y se intentara aprovechar a cada uno donde pudiera aportar más: el jefe de proyecto experimentado en proyectos con incertidumbre, el jefe de proyecto junior el proyectos más que contrastados cuasi llevamos solos por el equipo.
El aspecto que comentas de la formación es un punto que me gusta en especial: La formación no sólo ayuda a aprender a los receptores de la misma sino también al que forma, al que enseña, ya que como apuntas es un momento en el que se puede ser crítico con lo que se ha realizado (critico positivo o negativo), se permite la reflexión interna y el redistribución de ideas, se permite abrir la mente a nuevos caminos que no habíamos tenido tiempo de plantear y como formador también se aprende de los alumnos, de las experiencias de los demás y de cómo resuelven los problemas del día a día.
Saludos.
P.D.: Enhorabuena de nuevo por el cumpleaños del Miracielos: http://elmiracielos.com/
Gracias por las felicitaciones , Julián
Ese es el papel de la dirección, ¿no? Organizar y planificar, y proporcionar una carrera profesional a los empleados. Otra cosa es que en las empresas todos sean (seamos) auténticos hombres orquesta, y no se pueda llevar dicha gestión. Pero con un cierto tamaño y estructura, se me hace imprescindible.
Respecto a la formación, tengo un post en ciernes. No avanzo nada porque tengo que madurarlo un poco 🙂
No las merece!
En la teoría está claro pero… ¿se lleva a la práctica?
A mi también se me hace imprescindible.
Espero pues con ganas tu post sobre formación.
Saludos.
Esa es la cuestión, y no tengo una respuesta.
Me vas a permitir que cite a los “clásicos” como Dilbert, y pongamos un poco de humor en la discusión 😉 . En uno de sus libros, Scott Adams dice que para triunfar en la empresa coge un proyecto de gran tamaño y con grandes posibilidades de fracasar. El proyecto se hundirá pero, a partir de entonces, tu nombre quedará asociado a los proyectos grandes. La próxima vez que surja otro proyecto grande, la gente se acordará de ti y te lo asignarán. Ironía fina, pero probablemente más cercano a la realidad de lo que pueda parecer. Al menos en política es bastante evidente.
En la empresa mediana puede ser más fácil que se haga, aunque depende mucho de la cultura de la misma. En la pequeña, no hay ni estructura para ello.
Y no te olvides del Principio de Peter, pero me estoy poniendo demasiado negativo 🙁
Bueno una cosa es ser negativo y otra cosa es hacer notar lo que sucede en la realidad: el primer paso para cambiar algo que está mal es darse cuenta de qué está mal.
Me ha gustado tu ironía fina porque realmente sucede demasiadas veces a sí, se actúa más por la asociación de nombres que por las capacidades demostradas:
– Ah tenemos un proyecto grande, ¿quién es nuestro chico de los proyectos grandes?
– El Señor X.
– ¡Dáselo!
– Pero es que el último proyecto que llevó no funcionó.
– ¿Alguien más tiene experiencia en proyectos grandes?
– No.
– ¡Dáselo!
Luego nos sorprendemos de que sea un fracaso.
Creo que aquí aplica un concepto mal entendido de experiencia. Creo que ha experiencia hay que tratarla como la suerte y cito a Luis Aragonés (de todo el mundo se puede aprender algo): “La suerte no existe. Está la mala suerte y la buena suerte pero la suerte no existe”.
Yo creo lo mismo con la experiencia no existe como tal existe la buena y la mala, pero para mí la mala no es en la que fracasas, para mí la mala es en la que no aprendes nada y conozco demasiada gente que lleva demasiado tiempo dedicándose a su trabajo pero es incapaz de indicar que aprendió en el último año para mejorar su desempeño.
No basta con que sea el tipo que nos suena de estar asociado a esos proyectos, ¿es el que los saca adelante? ¿Es el que demuestra unas capacidades adecuadas para ello?
Puede ser que nos rentabilice más utilizar a alguien con menos experiencia pero con mejores capacidades.
Demasiadas veces se suple capacidad con el “es que lleva más tiempo aquí” que es como se traduce algunas veces la experiencia (buena).
El principio de Peter en España está clavado, como caso ¿por qué no puede un programador experto cobrar más que un analista o jefe de equipo? Aqui tienes que subir al cargo para cobrar lo que mereces por tus capacidades y claro en el cargo lo mismo ya no puedes usar tus capacidades: ya no aportas valor. Así nos va en la política.
Uuuuuuuy! Esto se anima. Aquí hay material para seguir profundizando y discutiendo en otro post. Te animas? Tú o yo? 😉
Como la hemos iniciado aqui, continuemos con uno tuyo! 🙂
Me ha salido mal el órdago ;)!
Recojo el guante y me pongo en ello. Ya te contaré
Recuerda una de las lecciones que nos enseñó Steve Jobs, nunca digas que las cosas han salido mal a priori 😉
Looking forward to hearing from you!
Pues ya está! Ya he visto que aparece también en estos comentarios (pingback)
Espero que guste!
Seguro que gusta!
Sólo animo a quién haya llegado hasta aquí que siga un poco más abajo y continúe con el enlace a la nueva entrada en tu blog.
Buenos días, simplemente quiero decir que me han parecido excelentes el artículo y todos los comentarios que habéis hecho. Saludos.
Pues simplemente darte las gracias por haber escrito un comentario.
Me alegro que te hayan gustado.
Saludos.
[…] han retado a escribir esta post, inevitablemente socarrón. Todo partió del excelente artículo Qué puede hacer tu Empresa para que seas un Mejor Jefe de Proyecto (Project Manager) del citado blog. Y, sí, fui yo el que les retó a ellos, pero me salió el tiro por la culata y […]