May
18
2015

Minicurso Lección 1: ¿Sabes qué es un Proyecto, un Programa y un Portafolio?

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Comenzamos este minicurso sobre Gestión de Proyectos por el principio, por algo que llevas utilizando durante bastante tiempo pero quizás nunca hayas visto su definición.

 

¿Qué vamos a ver?


En la entrega de hoy del minicurso de Dirección de Proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:

  • 1. ¿Qué es un Proyecto?
  • 2. ¿Qué es un programa?
  • 3. ¿Qué es un Portafolio?
  • 4. ¿Cómo se distribuye el trabajo dentro de un Proyecto?
  • 5. Organizando la organización con Portafolios, Programas y Proyectos.

 

1
 
¿Qué es un Proyecto?


No sé si alguna vez te has parado a ver cual es la definición de Proyecto o eres de los que piensa que eso lo sabe todo el mundo: “¿Cómo no voy a saber qué es un proyecto? ¡Si he trabajado en miles!”

Pues me lo pones fácil.

Dímelo.

¿Cómo se define un proyecto?

Si no lo tienes tan claro o prefieres que yo te dé una definición creo que lo mejor es irnos a los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas y comparemos la definición en cada una de ellas.

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Proyecto (según PMI)
“Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”

Proyecto (según PRINCE2)
“Una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos de negocio de acuerdo a un caso de negocio acordado.”

Proyecto (según IPMA)
“Es una operación restringida en tiempo y coste para realizar un conjunto de entregables definidos (el alcance para completar los objetivos del proyecto) según unos estándares de calidad y unos requisitos .”

Pues ahora si que lo tenemos bastante claro ya que las definiciones son coincidentes.

Podemos decir que:

Un Proyecto es un esfuerzo/organización/operación temporal para producir un resultado.


Pulsa aquí para tuitear la frase

Hay que quedarse con las principales características:

  • Temporal. Tiene una duración determinada: Empieza y Termina
  • Entregable/s. Tiene un resultado. Este puede ser un bien, un servicio, un documento, un producto, un informe, …
  • Objetivo. Generalmente es el Entregable o entregables o estos forman parte del objetivo.

 

2
 
¿Qué es un Programa?


Ya hemos visto que es un Proyecto pero generalmente también vemos otra palabra asociada a Proyectos que parece de definición escurridiza y es el Programa.

Podemos tener la intuición de que un programa es una asociación de Proyectos, pero ¿ya está? ¿sin más? ¿no hay ninguna relación entre ellos?

Vamos a ver las definiciones de cada una de los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas.

Programa (según PMI)
“Es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.”

Programa (según PRINCE2)
“Una estructura de organización flexible temporal creada para coordinar, dirigir y supervisar la aplicación de un conjunto de proyectos y actividades relacionadas con el fin de obtener resultados y beneficios relacionados con objetivos estratégicos de la organización.”

Programa (según IPMA)
“Consiste en un conjunto de proyectos relacionados y los cambios organizativos necesarios para alcanzar un objetivo estratégico y lograr los beneficios de negocio definidos.”

Como has podido ver la definición en cada caso es similar, pudiendo extraer las siguientes características de un programa:

  • Conjunto de Proyectos. Está compuesto por más de un proyecto.
  • Relacionados. Los componentes del programa tienen relación entre ellos.
  • Beneficio. Gestionar y dirigir estos proyectos dentro de un programa tiene mayores beneficios que hacerlo por separado.
  • Temporal. Al ser un conjunto de proyectos también tiene una existencia temporal: Comienza y Termina

 

3
 
¿Qué es un Portafolio?


Generalmente una de las dificultades que se suele presentar cuando hablamos de Proyectos, Programas y Portafolios, es la diferencia entre un Programa y un Portafolio.

¿Son lo mismo?

¿No son lo mismo?

¿Qué les diferencia?

Vamos a ver primero la definición de Portfolio en los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidos.

Portafolio (según PMI)
“Consiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos.”

Portafolio (según PRINCE2)
“Todos los programas y proyectos independientes que están siendo llevandos a cabo por una organización, un grupo de organizaciones, o una unidad organizativa.”

Portafolio (según IPMA)
“Es un conjunto de proyectos y/o programas, que no están necesariamente relacionados, reunidos para mejorar el control, la coordinación y la optimización de la cartera en su totalidad.”

Aquí el consenso es mayor que en las anteriores definiciones.

Podemos ver que un portafolio comparte las siguientes características:

  • Conjunto. Está formado por Programas y Proyectos.
  • Sin relación. Realmente no es que los proyectos y programas agrupados bajo un portafolios no tengan relación sino que no necesitan tenerla.

Una tercera característica sería que se obtiene un beneficio estratégico, ya sea directo o indirecto.

PMI explícitamente cita que el portafolio se orienta para alcanzar los objetivos estratégicos.

En PRINCE2 e IPMA no se indica explícitamente pero implícitamente los Proyectos y Programas se desarrollan para alcanzar los objetivos estratégicos por lo que también se orienta a ello.

 

4
 
¿Cómo se distribuye el trabajo dentro de un Proyecto?

Tenemos nuestro proyecto listo pero ahora nos surge una duda, ¿cómo organizo el trabajo a realizar dentro del proyecto?

En tareas.

Está claro que la únidad mínima (o casi mínima) que podemos encontrar en un proyecto serán las tareas que iremos realizando pero hasta llegar a las tareas no está mal realizar una análisis que nos permita tenerlas a todas localizadas y que nos permita localizarlas a todas.

Una técnica que viene en nuestra ayuda es la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) (a veces en español se ve referida como Estructura de Descomposición de Trabajo) o también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure (WBS). .

Quédate con la idea que transmite, es una estructura que vamos diseñando conforme vamos desglosando, descomponiendo, subdividiendo los entregables del proyecto en unidades menores.

El EDT nos ayuda a representar los entregables que recoge el alcance del proyecto (sus componentes) y una vez detectados, nos permite identificar las tareas necesarias para realizar dichos entregables (y componentes).

Como ves:

El EDT (WBS) te dice qué pero no te dice cómo.


Pulsa aquí para tuitear la frase

Para saber qué tenemos que hacer, deberemos tomar la lista de nuestras tareas obtenidas con ayuda del EDT generado y organizarlas en el tiempo, confeccionando, por ejemplo un diagrama Gantt.
Para ello ten en cuenta los siguientes aspectos:

  • Prioridad de las tareas
  • Dependencia de unas tareas con respecto a otras
  • Capacidad de realizarlas en paralelo
  • Cuando concluyamos nuestro diagrama Gantt tendremos una visión de la planificación de nuestro proyecto incluyendo las tareas a realizar para completar los entregables.

 

5
 
Organizando la organización


Hemos descrito unas herramientas para gestionar las necesidades de una organización, de una empresa.

¿Cómo debe utilizar los proyectos, programas, portafolios para conseguir sus objetivos estratégicos?

Veamos un ejemplo.

Una vez la organización tenga claras sus necesidades estratégicas puede crear un portafolio para el año en curso que permita integrar todas las iniciativas que establezca.

En dicho portafolio se irán creando todos los proyectos y programas necesarios teniendo en cuenta que:

  • Crear un Proyecto cuando… una de las necesidades estratégicas pueda ser satisfecha con la ejecución de una única iniciativa, la organización deberá crear un proyecto que se encargue de ejecutarla.
  • Crear un Programa cuando… la necesidad estratégica es grande o implica muchos cambios deberá realizarse con varios proyectos asociados bajo un mismo programa.

Todo esto nos permite aplicar distintas metodologías, modelos, mejores prácticas disponibles en el mercado para obtener un mayor aprovechamiento de los recursos, minimizar el esfuerzo y obtener un menor tiempo de ejecución.

Espero que te haya gustado esta primera entrega del minicurso sobre Gestión de Proyectos.

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19 Comentarios+ Escribir Comentario

  • muy buen resumen en esta primera lección y con fáciles terminos, espero las demás lecciones

  • Gracias Julian, extraordinario elarticulo. Muy bien llevado. Feliz dia

  • Me gusta como has compartido las tres definiciones del mismo concepto. Hace mas sencilla y clara la explicación

    • Gracias Pilar.

      Hay veces que potenciamos una metodología/modelo/… más que otra por su difusión pero creo que era interesante hacer esa comparativa entre las 3 más representativas.

      No ha quedado mal, ¿no?

  • Excelente las definiciones y comparaciones de proyecto, programa y portafolio. Me gusto mucho el punto 5 “Organizando la organización” y en espera de los demás capitulos

    • Gracias Carlos.

      El último punto es necesario porque sólo con la definición no nos vale.

      Para aprender un idioma tenemos que conocer la gramática, la semántica y además ver ejemplos y en el minicurso hemos metido un poco de todo.

  • Muy ilustrativo. Excelente…. Sigamos aprendiendo!!

  • Muy agradecido Julian … Excelente explicación, a la espera de los sgtes artículos.

    • Gracias a ti por tu comentario Paul!

      Ya en nada la siguiente entrega!

  • Magnífico artículo y magnífica idea la de “enseñar al que no sabe”, aunque estemos convencidos que lo tenemos todo claro porque trabajamos en ello.
    Quedo con los ojos fijos en la pantalla sin pestañear hasta la llegada del siguiente capítulo.

    • Muchas gracias Juan Pablo!

      Ya mismo está aquí la siguiente entrega!!!

  • hola Julian, de verdad me parecen muy interesantes tus artículos, me gustaría saber si me puedes asesorar, me han dado para gestionar varios proyectos que según lo que veo forman parte de un programa pero no tengo ni idea como gestionarlos, como manejar esa relacion de uno con otros, que me aconsejarías?

    • Buenas Ana, la decisión de tratar un conjunto de proyectos como un programa y no como proyectos independientes se debe a que al hacerlo en conjunto se optimiza el uso de los recursos. Por eso, mi consejo es que analices que cuestiones puedes optimizar tratándolas en conjunto (tomando varios proyectos a la vez) en lugar de tomarlos individualmente.

  • Hola Julián. En tu línea, muy buen artículo. Me ha sorprendido ver no sólo la definición de PMBOK y PRINCE2, sino también la de IPMA. ¡Buena jugada!

    Por si a alguno le quedan dudas sobre la diferencia entre programa y portafolio: hice un monográfico sobre esto en http://gestionati.es/gestion/proyectos/diferencia-entre-programa-y-portafolio

    • Muchas gracias Jose, ya sabes que cuantas más perspectivas tengamos de una cuestión más conocimiento tendremos de ellas: Pmbok, Prince2, IPMA, Scrum…

      Por cierto recomiendo tu artículo muy completo e intersante!

  • Hola Julian, excelente artículo. Tengo una duda: Un Portafolio debe pertenecer exclusivamente a una unidad de negocio, no a varias?

¿Te ha gustado? Pues sólo cuesta un Comentario. ¡Gracias por adelantado!

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