Dec
29
2014

¿Qué Beneficios obtienes con la Planificación?

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Hablamos muchas veces de la planificación como herramienta imprescindible aunque algunos la ven como una tortura insufrible. Por eso, quiero que veamos hoy cuales son los beneficios de la planificación.

Hace tiempo tratamos este tema viendo la utilidad práctica que tenía ¿Para qué sirve la Planificación? y también como acelerarla en 7 Pasos, te recomiendo que los leas si no lo has hecho ya.

 

planificación
Imagen de Unsplash

Estarás conmigo en que la planificación, el planeamiento, planning o como quieras que nos refiramos a ello, es una de las actividades más discutidas.

Ya decía Moltke que Ningún Plan sobrevive al contacto con el enemigo pero como Los proyectos exitosos son como las películas taquilleras es vital tener un buen guión.

Podíamos definir la planificación como:

 

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la actividad de distribuir las tareas en el tiempo, para realizarlas con los recursos que tenemos, en el menor tiempo posible, cumpliendo los requisitos que nos hemos impuesto

Hay quién piensa que la planificación no sirve para nada. Otros opinan que la planificación si sirve pero que la planificación que realizan los demás apesta.

Casi nunca llueve a gusto de todos.

Pero para mí, detrás de una planificación, de una buena planificación hay unos beneficios que no debemos dejar pasar, que debes capturar con un lazo y tirar bien de ellos.

 

Los Beneficios de una Buena Planificación


Veamos esos beneficios que nos aporta una buena planificación:

 

1
Sacar a la luz lo que sabes y lo que NO sabes de tu Proyecto

Muchas veces no tienes la consciencia de que desconoces muchas partes de tu proyecto. Es más, tienes la sensación de lo contrario: de que lo tienes todo en mente y no se te escapa nada.

No hay nada más saludable que el ejercicio de ponerse a realizar la planificación, de pronto empiezan a aparecer ante tus ojos todas las carencias. La seguridad que tenías en tus conocimientos se torna más débil, ya las cosas no son tan claras pero…

Tranquilo, tranquila esto no es malo, toma nota de lo que no sabes, de lo que falta por definir, de lo que necesitas aclarar, de lo que falta información y escribe a su lado quién puede solucionarlo.

Cuando termines de planificar lo harás.

¡Esto es uno de los beneficios de la planificación!

Una buena planificación permite encontrar las partes que no están definidas o no son claras


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2
Definir el alcance del Proyecto

Permite poner en un papel todo lo que se va a hacer y por extensión todo lo que no se va a hacer. Es una forma magnífica de que todos los implicados vean que es lo que vamos a realizar con el desarrollo del proyecto, cada fase, cada entregable, nuestro objetivo y como consecuencia de ello, que es lo que no va entrar, que es lo que no vamos a hacer, que es lo que nadie puede esperar de este proyecto.

Grábatelo bien, tan importante es lo uno como lo otro: ¡Ser o No ser! ¡Estar o No estar!

Una buena planificación define el alcance del proyecto y por tanto lo que No está dentro de él


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3
Permite el debate y las ideas

¿Por qué digo que permite el debate y las ideas? Principalmente porque a todos nos pasa que si no tenemos algo construido por delante que leer, que revisar, que tirar por tierra o que alabar nos resulta mucho más dificil pensarlo.

Cuando construyes una planificación y la tienes delante, es más sencillo ver lo que le falta, ver que debes añadirle o incluso es más sencillo que la idea que te habías hecho del proyecto no sea la que realmente se va a llevar a cabo.

Crear una buena planificación permite que se revise entre todos los interesados y que cada uno discuta los puntos que no entendió bien o que al realizar la planificación no se han reflejado de la forma adecuada.

Es un producto para fomentar el diálogo y la convergencia de las ideas que cada parte se había imaginado y llegar a un punto de consenso.

El acuerdo final al que se llegue consiste en:

Planificación es un compromiso entre cliente, qué va a recibir y cuando, y proveedor, qué va a entregar y cuando


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¿Añadirías algún beneficio a la planificación?

 

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4 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Hola para tod@s:

    Si hay algo que entender de la planificación, es que al igual que el proyecto, es un trabajo en equipo. La planificación no es para que la haga uno solo (llámese PMP, Planificador, Programador, etc.); este es un trabajo de TOD@S L@S INTEGRANTES DEL EQUIPO.

    Cada uno debe plantear las actividades que realizará, los tiempos en que piensa desarrollarlas, los recursos que requerirá para ello y en conjunto con los demás integrantes, definir qué requiere de cada uno de ellos.

    Un proyecto no lo hace una persona, lo hacen varios en conjunto, y antes que en conjunto, EN EQUIPO!

    Tal como dice el artículo, la planificación de los demás apesta porque no la hicimos nosotros, pero nadie se dedica a la planificación y a “unir” todas las piezas del rompecabezas; son pocos los que dedican el tiempo para realizar la actividad de planificación, y más pocos aún quienes “unen” las piezas.

    Todo proyecto debe ser un trabajo en equipo, porque hasta los proyectos personales requieren de la interacción con otras personas en algún momento de su desarrollo.

    Felices fiestas y gracias Julián por tus artículos.

    • Norman muchas gracias por el alegato al EQUIPO. Ya sabes mi opinión si has leido mis articulos.

      Tendemos a personalizar demasiado pero nadie ni los grandes futbolísticas de la historia por más que lo parezacan hubieran sido nada sin un equipo.
      Para la planificación, caso particular que hablamos, no puede ser impuesta tiene que ser consensuada y correalizada para que nadie se pueda sentir ajeno a ella y sea de utilidad.

      Me alegra que pensemos igual.

      Un saludo y feliz año nuevo.

  • Un beneficio de la planificación es que permite anticipar problemas, o también llamado identificar los riesgos, evaluar su impacto (cuantitativa o cualitativamente), desarrollar planes de respuesta a estos problemas (modificando tu planificación) y luego controlando el estado de los mismos.

    Cuando en la planificación participan los integrantes clave del equipo (no sólo el Gerente de Proyecto), se recurre a otros expertos dentro de la organización o afuera, se revisan los proyectos similares del pasado y lecciones aprendidas, se logra una revisión minuciosa de todo el plan, colocando en blanco y negro que podría salir mal.

    Luego de identificarlos, si los riesgos son de alto impacto podemos modificar nuestro plan (por ejemplo incorporando más recursos y tiempo), o en caso que sean de bajo impacto podríamos aceptarlos y mantenerlos en monitoreo, desarrollando planes de contingencia en lugar de mitigación.

    Excelente artículo y un gusto poder participar en la conversación.

    Un Saludo,

    • Gracias a ti Ricardo por participar en ella.

      Generalmente se tiene la falsa idea de que la planificación es inamovible pero una cosa es que lo deseable es que sea fija y la realidad es que nos adaptamos a la situación.
      Como bien explicas Ricardo, la planificación nos permite comparar nuestra situación actual con lo que pensábamos que pasaría, dándonos la capacidad de evaluar el avance, la posibilidad de tomar acciones correctivas.

      Un saludo.

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