Oct
22
2013

Los 7 Deseos Más Deseados de un Director de Proyectos TI (Project Manager IT) (I)

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¿Cuales son los 7 Deseos más deseados por un Director de Proyecto TI (Project Manager IT)? ¿Cuales son las 7 acciones que le harían más feliz, para poder conducir al éxito su proyecto?

Un Director de Proyecto, Jefe de Proyecto, en definitiva un Project Manager, tiene que lidiar con una gran variedad de situaciones, exigiéndole, muchas de ellas, el máximo de sí mismo para poder completarlas con éxito.

Por ello, si un Director de Proyecto dispusiera de una lámpara mágica con un genio y le permitiera pedir no 3 sino 7 deseos, éstos son los que pediría con casi total seguridad:

La lámpara maravillosa. Imagen de Mustafa Al-ammar
La lámpara maravillosa. Imagen de Mustafa Al-ammar

 

1
Deseo haber participado en la Concepción del Proyecto


Un director de Proyecto (Project Manager) debería poder establecer las condiciones por las cuales se conseguirá el éxito en el proyecto que va a dirigir.

Para poder hacerlo, debe participar desde el inicio, para que los recursos necesarios sean presupuestados, las suposiciones que se hagan sean las adecuadas y se realicen las preguntas correctas.

La gerencia (la dirección) debe entender que por un lado un director de proyecto experimentado conoce los retos involucrados en conducir a los proveedores a satisfacer las expectativas y, por otro lado, que sus aportaciones en el RFP, selección de proveedor y condiciones contractuales son cruciales para lograr un resultado fructífero.


La concepción. Imagen de Nemo
La concepción. Imagen de Nemo

 

2
Deseo la Capacidad de Reunir y Mantener juntos al mejor Equipo para cada Proyecto


Un deseo recurrente en todos los Directores de Proyecto es encontrar el equipo perfecto para poder realizar el desempeño marcado como objetivo en el proyecto. Y emparejado a éste, está el deseo de poder retenerlo una vez encontrado.

En general suele ser problemático disponer de las personas y/o recursos necesarios, dedicados en exclusiva y durante el tiempo que necesitemos. Esto nos evitaría tener que parar el proyecto para formar a los nuevos recursos, conocer sus capacidades e intentar acelerar para alcanzar de nuevo la planificación que teníamos establecida.


El Equipo
El Equipo

 

3
Deseo disponer de Herramientas de gestión de Proyectos Potentes y Fáciles de Usar


¿Quién no ha tenido pesadillas alguna vez pensando en el informe de seguimiento a entregar? ¿Y si dispusieramos de una herramienta que de forma sencilla nos lo obtuviera?

Dormiríamos mejor y… ¡podríamos dedicar ese tiempo a otras tareas que requieran de nuestra atención!.

De forma general, nos solemos enfrentar a múltiples excel, datos que no cuadran, información inexacta, plazos de entrega de informes incumplidos, etc.
Si tuvieramos una única fuente para toda la información y una capacidad de reacción rápida que nos permitiera tomar acciones correctivas cuando un proyecto empiece a desviarse de lo establecido, todo sería mucho más factible y el éxito estaría prácticamente asegurado.


Herramientas sencillas
Herramientas sencillas

Desde una perspectiva del software, cada director de proyecto (project manager) querría una aplicación en la que pudiera planificar, replanificar y trabajar con recursos compartidos dentro de un entorno empresarial amplio.

El obstáculo para ello, es que en el tiempo que necesita una solución de este tipo, es probable que ya tengas una serie de aplicaciones de andar por casa o fuera de plataforma sobre las que ya has realizado una inversión y nadie quiere realizar una inversión sobre algo que ya se cubre con los sistemas antiguos y que digamos “funciona”.

Por otro lado, si el director de proyecto TI no conoce en lo que están trabajando los miembros de su equipo, entonces no sabe si puede asignarlos a tareas adicionales que sean necesarias o no sabe si la resolución de la tarea está avanzando o no.

Incrementar la visibilidad de la información para todo el equipo es importante para completar el proyecto con éxito.

Disponer de una herramienta en la nube (cloud) que mantiene un repositorio del proyecto en un único sitio central y el equipo completo puede ver los detalles del proyecto, en tiempo real, eliminando los emails extra que inundan las bandejas de entrada cada día, facilitaría la consecución de los objetivos.

En la próxima entrega continuaremos con los 4 deseos restantes.

Este articulo está basado en el articulo de Jennifer Lonoff Schiff publicado para CIO que puedes consultar aqui 7 Top Wishes of IT Project Managers


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8 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Hola a tod@s,

    Yo también comparto los tres deseos mencionados hasta el momento pero principalmente me quedo con la idea del tercer deseo. La de que todo el equipo completo pueda ver los detalles del proyecto, poniéndolo en un repositorio único y accesible para todos.

    La nube es muy buena opción, yo en su día utilice unos excels que los publique en el GoogleDocs, donde se veían las tareas a realizar diferenciados en 4 colores, rojas por hacer, amarillas a punto de terminar, verde finalizadas negras las anuladas, el tiempo y el coste estimados de la tarea, quien lo iba a realizar, y un campo de observaciones. El proyecto lo desarrollamos con la metodología ágil SCRUM por lo que además de poder verlo, pudimos editarlo, eran los propios compañeros los que día a día marcaban el tiempo estimado para poder terminar la tarea o funcionalidad asignada, con la opción de poder poner una pequeña observación si es que se viera necesario, de forma que si una tarea estaba estimada a 6 horas por ejemplo y pasadas los días todavía no se había terminado podían poner el motivo del retraso haciendo ver al equipo los problemas que estaban teniendo en esa tarea y ver cómo podrían estar atrasando las futuras tareas. De igual forma lo coloreaban a verde cuando esta estaba finalizada y comprobada o a amarillo cuando preveían que al día siguiente estaría finalizada, haciendo ver al equipo como poco a poco el proyecto iba avanzando ya que según avanzaba el proyecto eran más las tareas verdes y amarillas que las rojas.

    Este método facilita al jefe de proyecto ver el seguimiento exacto del proyecto. Ver los tiempos estimados y los tiempos reales de la finalización de la tarea, ver lo acertados que fueron las estimaciones, justificar los retrasos de su equipo, etc. A la vez hace que el equipo participe y se involucre más en el proyecto, sintiéndose parte de la planificación aunque las asignaciones de las tareas los siga haciendo el propio jefe de proyecto.

    Saludos,

    Haizea Rumayor

    • Muy buena iniciativa Haizea, yo soy de la misma opinión: cuanto más informados estemos todos, mejor.

      Alguna vez me he encontrado con algún compañero que informa de una fecha prevista de conclusión de las tareas menor a la real a cada persona que tiene que realizarlas. Lo hace así para que si la persona finalmente no puede concluir la tarea a tiempo, siga disponiendo de un colchón de horas y se siga cumpliendo la planificación real.

      Pienso que es un error. Todos somos adultos y conocemos nuestras responsabilidades, por tanto tenemos que asumir las planificaciones e intentar que sean reales. Si no se cumplen, como indicabas en tu caso, habrá que ver la causa, si es imputable o no al individuo pero todos deben tener responsabilidad en lo que se hace y así adquirirán compromiso en ello.

      Si no se tiene un compromiso a través de la responsabilidad compartida, entonces los miembros del equipo no asumen como propio el “descalabro” del proyecto y les da igual o pasan.

      Todo el mundo debe estar informado, se le debe tener en cuenta a la hora de planificar y por ello todos serán corresponsables y estarán comprometidos con el proyecto.

      Gracias por tu aporte.

      Un saludo.

    • Hola Mario,
      yo me he basado en el artículo original en inglés de CIO.com. Lo tenía incluido en la segunda parte del artículo pero lo añado aquí para que no queden dudas.

      Un saludo.

  • Dos deseos: Patrocinio de alto nivel y aplicar un marco de referencia formal (la herramienta viene por añadidura).

  • Me parece un buen marco para tener en cuenta. Luego sobre cada punto habría que ahondar en las herramientas, para no quedar solo en el deseo. El objetivo común es importante para lograr un interes en común (entre todos los participantes). Es una de los puntos más difíciles.

  • Hola a todos los colegas que día a día lidian con los innumerables obstáculos que se tienen que enfrentar para lograr ver finalizado, de manera exitosa, el proyecto que nos han encomendado.
    Por mi parte, creo que lo primero que un buen “Project Manager” debe lograr es que c/u de los “Miembros del Equipo” se identifiquen con el “Objetivo a alcanzar”. Es decir, todos los que conforman el “Equipo de Trabajo” deben tener claro, desde el inicio de sus actividades en el proyecto, cuál es el objetivo que se desea alcanzar. Esto es: a) Naturaleza del Reto que se Enfrenta. b) Fecha Tope de Entrega o Fin del Proyecto. c) Recursos Tecnológicos y Económicos con los cuales se cuenta.
    Lo anterior significa que las Competencias Profesionales de los “Miembros del Equipo” no sirven de nada si no se cuenta con las Herramientas Necesarias (Harware y Software); así como los Recursos Financieros necesarios para “Apalancar” el fluido desenvolvimiento de c/u de las Tareas o Actividades que conforman el “Cronograma de Construcción o Fabricación del Proyecto.
    Dicho lo anterior, la conclusión que aporto -según mi experiencia- es que no se debe descuidar el “Adecuado Flujo de los Recursos Económicos”, dentro de los elementos fundamentales de cualquier proyecto, para lograr alcanzar el objetivo, dentro del plazo o Tiempo de Ejecución inicialmente programado.
    Un cordial saludo para todos ustedes…
    Angel Machado
    Project Manager
    ELEKTROMEK, C.A.
    Valencia – Venezuela
    http://www.elektromek.com

    • Muchas gracias Angel por tu aportación tan completa.

      Coincidimos en todo lo comentado. El Equipo debe conocer la situación y ser corresponsable de ella (en su justa medida) para que se impliquen en la consecución del objetivo común del proyecto. Todo ello debe ser facilitado por las herramientas (deben disponer de las mismas) y de los medios económicos (para que no sean un impedimento). Con todo ello y una buena dirección tendremos éxito en nuestro proyecto.

      Saludos.

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