¿Sabes de verdad qué es priorizar? ¿Seguro que lo sabes? Priorizar es…

¿Sabes que es priorizar? Seguro que piensas… ¿cómo no voy a saberlo si llevo priorizando toda la vida? Pero la pregunta es en serio. ¿Sabes qué es priorizar? Tanto si ya estás dudando un poco como si continuas estando seguro, sigue leyendo que lo vas a descubrir rápidamente el fundamento de lo que es priorizar.

Seguramente que el primer pensamiento que te vendrá al pensar en priorización es una lista. Una lista ordenada, los más importantes al comienzo y los menos importantes al final. Simple, bonita, efectiva, todo apuntado, todo siguiendo un orden, ¿no es perfecto?

Un ejemplo de este caso es el método RICE. Es un acrónimo de Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confianza) y Effort (Esfuerzo). Para cada elemento que vayamos a priorizar dimensionamos a cuantas personas afectará, el Impacto que tendrá sobre cada una de las personas a las que afecte, la Confianza que tenemos en su éxito y el Esfuerzo que nos costará llevarla a cabo.

Una vez realizado obtenemos lo que se conoce como el índice RICE que es la multiplicación de los tres primeros valores dividido por el último.

Cuanto mayor es el valor del índice mayor será la priorización que debemos darle, más importancia tendrá el elemento.

Una lista ordenadita y pulcra.

Hay muchos métodos similares como las matrices de priorización. En ellas se definen una serie de factores que se evalúan. Todos ellos se agregan para obtener un valor de referencia, un índice, que nos permita ordenar.

De nuevo aparece nuestra lista ordenadita y pulcra.

Pero… ¿priorizar es sólo ordenar? ¿priorizar no es otra cosa? Priorizar no sólo es ordenar.

Tener una lista puede hacernos olvidar lo más importante de la priorización. No es sólo algo mecánico que le demos a un ordenador (computadora), calcule un dato, él mismo ordene y te dé la solución. No, priorizar tiene algo más, algo en lo que no todo el mundo piensa y es lo que determina el éxito o no de la priorización.

Veamos lo en un ejemplo.

La matriz de Eisenhower se utiliza mucho para productividad personal, pero puedes utilizarla en cualquier ámbito. Popularizada por Stephen Covey su sencillez hizo el resto para ser una de las más mencionadas y utilizadas. Es una forma de ordenar nuestra lista de temas pendientes atendiendo a dos criterios, pero estos dos criterios ya nos van a dejar entrever el aspecto más importante de la priorización, sobre todo en el último cuadrante.

Los dos criterios de la matriz de Eisenhower son la importancia (Importante, No importante) y la Urgencia (Urgente y No Urgente). Así tenemos que se forman cuatro posibles cuadrantes donde colocar nuestras tareas:

• Importante y Urgente. Hay que hacerlo ya.
• Importante y No Urgente. Lo planificamos para hacerlo.
• No Importante y Urgente. Lo delegamos.
• No Importante y No Urgente…

Este último punto es el que nos va a dar la clave de la priorización. Más que este punto, lo que hay que hacer con las cosas que recaen en él, pero para eso veamos lo más claro con otro ejemplo. Viajemos a Moscú.

Moscú en muy bonita, pero la que buscamos es Moscú en inglés: MoSCoW. Es una técnica que se utiliza para la priorización de requisitos, pero también se puede utilizar para tareas o actividades. Nos permite realizar una distribución similar a la de la matriz de Eisenhower. La principal diferencia entre ambos métodos es que mientras en la matriz de Eisenhower asignamos la importancia y la urgencia a cada tarea y luego la colocamos en la matriz, en el método MosCoW asignamos cada tarea a uno de esos cuadrantes. ¿Con qué criterio? Con el criterio tan simple como que sea el cuadrante que mejor encaja con nuestra concepción de la tarea.

Los cuatro cuadrantes coinciden con la inicial de las siglas en inglés de la siguientes palabras:

• Must. Aquí harían las actividades que hay que hacer sí o sí.
• Should. En este cuadrante iría lo es importante, pero no es obligatorio tener.
• Could. Aquí recalaría todo lo que es deseable, lo que sería clavarlo, tenerlo perfecto.
• Won’t. Y finalmente aquí tendríamos lo que no vamos a hacer.

Y esta última categoría es la que nos dice el fundamento y el valor principal de la priorización: saber decir que NO.

Cuando priorizamos el acto más importante no es el acto de decir esto delante de esto otro, no es fijar precedencias, sino que el acto realmente importante es el de decir esto NO. El decir NO, el dejar claro lo que NO se va a realizar, ese es el hecho más importante de una priorización.

Hay gente, sobre todo clientes, que dicen pues esto TIENE QUE ESTAR TODO, pensando que por gritar o dar un golpe en la mesa lo van a conseguir. El acto importante, el acto fundamental de la priorización es reflexionar sobre las tareas, las actividades, los requisitos, las historias o lo que sea que queramos realizar y seleccionar aquellas que debemos hacer de aquellas que no haremos.

Decir el NO, es una de los actos fundamentales de la dirección de proyectos. Porque por mucho que alguien dé puñetazos en una mesa no se puede hacer todo, porque todo no es igual de importante y si lo lleváramos todo a la vez el resultado, probablemente, sería un desastre.

Parafraseando a Arya Stark: Not Today!

¿Qué le decimos al dios de la muerte? Hoy NO.

Dí no.

Dirige tu proyecto.

Prioriza.