PM² Canvas (Lienzo PM²) la herramienta que vas a querer en todos tus proyectos

PM² tiene una herramienta muy potente denominada el PM² Canvas o Lienzo PM², vamos a ver cómo puedes utilizarla en los tuyos y qué beneficios puedes obtener de ella.

La Project Management Methodology o PM² es la metodología de dirección de proyectos impulsada por la comisión europea de la que te hablaba hace un tiempo en este artículo Todo sobre la Metodología Open PM² para la Dirección de Proyectos de la Comunidad Europea.

Hoy vamos a tratar una herramienta muy potente para la comunicación con los interesados de un proyecto, tanto con el equipo como con las personas externas al mismo, es el PM² Canvas o Lienzo PM².

Se puede descargar desde esta dirección Project Canvas.

La herramienta nos permite disponer en una única página (puede ser de tamaño A3) toda la información importante de nuestro proyecto. Una vez completada la podemos imprimir y colgarla en la sala donde trabaje el equipo para que todo el mundo la tenga a la vista y pueda consultarla cada vez que lo necesite.

Por otro lado, de forma electrónica la podemos compartir con el resto de interesados del proyecto para que todos dispongan de la información y puedan revisarla. Es sólo 1 hoja por lo que evitamos el rechazo de un documento con múltiples folios que nada más abrirlo parece que nos invita a no leerlo.

Simple, sencillo y práctico.

Siendo un lienzo nos permite algunas dinámicas muy interesantes además de las comentadas anteriormente.

En fases tempranas del proyecto, prácticamente lo podemos utilizar a modo de inception de nuestro proyecto, es decir de herramienta para ir descubriendo cada uno de los elementos del canvas para nuestro proyecto.

También podemos utilizarlo como el Team Canvas que revisamos hace poco, ya que el equipo al irlo elaborando de forma conjunta entre todos, se ve inclinado a tener conversaciones que aclaran las dudas del proyecto y a crear lazos de equipo beneficiosos cuando empiece el desarrollo del mismo.

Bueno sin más vamos a ver un poco más en detalle los componentes del Lienzo del Proyecto.

El canvas del proyecto establecido por PM² nos permite definir en una hoja de papel los siguientes datos de nuestro proyecto a modo de resumen para que podamos consultarlos y mostrarlos a cualquiera en cualquier momento.

• Alcance del Proyecto. Incluimos de forma resumida y sencilla que está dentro del alcance (IN) y qué está fuera (OUT)
• Asunciones y restricciones. Las suposiciones que hayamos asumido y las restricciones que tendremos que enfrentar.
• Salidas/Entregables. Los entregables o salidas que serán resultado del trabajo del proyecto, así como las tareas y actividades necesarias para lograrlos.
• Resultados deseados. Se enumeran los objetivos principales del proyecto y las métricas para medir el éxito.
• Beneficios. Se muestra la propuesta de valor y los beneficios para los usuarios que se conseguirán a la finalización del proyecto, poniendo cuidado en que los beneficios sean medibles.
• Criterios críticos de éxito. Son mediciones para determinar que los objetivos establecidos han sido alcanzados por el proyecto y que éste ha cumplido sus requisitos.
• Factores críticos de éxito. Son los factores críticos para el éxito del proyecto. El equipo deberá centrarse en ellos para conseguir el objetivo del proyecto. Son distintos de los anteriores.
• Presupuesto. Sorprendido, ¿no? Se identifican los gastos principales del proyecto, consultando datos de proyectos similares y podemos expresarlo en unidades de esfuerzo (jornadas, horas, etc.) o monetarias (€)
• Interesados. Cómo no tener una lista de interesados en un resumen de un proyecto. Los listamos con su nombre, título y rol en el proyecto.
• PM² Handbook. De forma simple sería como vamos a adaptar la metodología a la realidad de nuestro proyecto. Describimos si vamos a necesitar un plan de outsourcing, un plan de transición, etc.
• Gobernanza y Equipo. Describimos cada uno de los roles implicados en el proyecto y a nuestro equipo de proyecto.
• Riesgos. Si a estas alturas tengo que explicarte qué es un riesgo y su importancia para la Dirección de Proyecto uhmmm… mucho te queda por aprender pequeño saltamontes. Se incluye una relación de los riesgos principales para el proyecto y una evaluación de los mismos con una matriz Probabilidad / Impacto. Los valores se estiman de forma cualitativa con valores de 1 a 5.
• Programación de hitos. A alto nivel definimos los principales hitos del proyecto.

Con esto tienes suficiente para ponerte manos a la obra y probar el PM² Canvas o Lienzo PM² en tus propios proyecto y obtener los beneficios para el éxito del mismo.