Brainwriting, una técnica para mejorar la efectividad de las reuniones

Brainwriting es una técnica para mejorar el aprovechamiento de las reuniones. Es una sencilla forma de evitar que terminemos hablando de pocos temas y que algunos asistentes monopolicen la reunión. Si quieres mejorar tus reuniones te recomiendo que sigas leyendo.

En muchas reuniones cuyo objetivo es crear nuevas ideas, encontrar nuevas soluciones o buscar visiones diferentes, se puede observar que o bien las primeras ideas que surgen son las que toman un papel dominante en las conversaciones y tienen un peso mayor sobre las demás o bien algunas personas monopolizan el debate imponiendo sus ideas. O incluso ambas a la vez.

En cualquiera de los dos casos, el principal problema que acontece es que nos quedamos sin revisar todas las ideas y hay que recordar que las ideas son buenas o malas con independencia de la persona que las generó. Como diría Pauling para tener buenas ideas hay que tener muchas ideas pues cuantas más ideas tengamos mejor y, para eso, está el brainwriting una técnica que nos ayudará a que evaluemos más ideas y no dejemos de lado ninguna.

Para evitar que personas con una buena capacidad, pero introvertidas, se vean coartadas a la hora de expresar sus ideas o sus aportaciones, surge el brainwriting como una herramienta que desmonopoliza la conversación dirigida por unos pocos.

Realmente, el brainwriting, como técnica, tiene una base común que luego cambia en multitud de variaciones en función del objetivo que persigamos, de las necesidades que tengamos o incluso del tiempo del que dispongamos.

El objetivo del brainwriting es separar la fase de generación de ideas de la fase de debate de las ideas. Con ello, conseguimos un mayor número de ideas que tendrán las mismas oportunidades de ser revisadas y discutidas, sin importar quién las originó.

Para poner en práctica la técnica debemos, seguir los siguientes pasos:

• 1. Se expone de forma clara el objetivo de la sesión, el problema que queremos resolver.
• 2. Cada participante escribe en un papel las ideas que se le van ocurriendo.
• 3. Se intercambian los papeles con otro participante y se vuelve al segundo paso.

Esta es la base de todos los métodos de brainwriting. Las ideas que cada participante escribe sirve de inspiración a los demás cuando volvemos a comenzar un turno. En ningún caso está permitido hablar ni comentar nada, el trabajo es individual. El tiempo que se da para escribir ideas es corto entre unos 2-5 minutos, para fomentar un pesamiento rápido.

El proceso es interesante que sea dirigido por una persona, que será la encargada de exponer el problema, exponer la dinámica y controlar los tiempos.

Esta variante recibe su nombre porque se selecciona a 6 participantes para que generen 3 ideas cada 5 minutos, de ahí su nombre. Al comienzo de la sesión se reparte un folio dividido en tres columnas para las ideas uno, dos y tres. Cada participante deberá escribir sus 3 ideas en los huecos en los 5 minutos que dura el turno. Una vez completo se cede la hoja al participante que está a la izquierda.
Volvemos a comenzar utilizando las ideas que ya están escritas en el papel como inspiración para nuevas ideas.

El proceso concluye cuando pasan 30 minutos. Hipotéticamente al cabo de ese tiempo tendremos 108 ideas nuevas esperándonos.

Como te comentaba antes, existen muchas variantes, sobre todo, a la hora de intercambiar los papeles con las ideas. Aquí tienes algunas para que te inspires:

• Se pueden devolver los papeles con las ideas al centro de la mesa, de donde se retiran de nuevo de forma aleatoria.
• Se intercambia con otro de los participantes procurando no repetir
• Se utilizan postit en lugar de folios. Un postit para una idea.
• Se utiliza el email para intercambiar las ideas
• Se utiliza una hoja excel compartida para incorporar las ideas
• Se utiliza una aplicación específica para el intercambio de ideas.

Ahora ya sólo te falta ponerla en práctica. Si ya lo hacías comparte con nosotros los resultados que has obtenido.