Los 7 pecados capitales de las PMO

Líbrate de la condenación eterna y confiesa los pecados de tu PMO. Los 7 pecados capitales de las PMO se refieren a la causa raíz de los defectos en la ejecución o implantación de una PMO. Analizando el origen del problema podremos, reconocer el resto de malos hábitos que nos encontramos en las PMO.

A lo largo de toda mi vida profesional he visto nacer, crecer y morir en numerosas ocasiones diversos tipos de PMO. Cada caso tiene sus propias características pero existen una serie de elementos que debemos tener en cuenta y que ahora describo a través de Los 7 pecados capitales de las PMO.

La medalla de oro en esta competición de los pecados capitales, la consigue por mayoría absoluta “el poderoso caballero, don dinero“. Aunque seguramente, simplemente sea la cabeza del iceberg y esté ocultando algunas de las otras causas que descritas a continuación.

Una de las situaciones que más se repite en las renovaciones de los servicios ofrecidos a través de una PMO es que llega otra empresa y ofrece “el mismo trabajo” por la mitad de precio. El método de subastas que se ha extendido por los departamentos de compras de algunas grandes empresas, parece olvidarse de que…

La implantación de una PMO se parece a una cebolla, según vamos obteniendo mayor madurez en nuestros procesos, seremos capaces de añadir más capas a la PMO. Por ejemplo, para poder gestionar la productividad, primero debemos controlar los recursos que utilizamos y los tipos de productos que generamos.

El estancamiento se puede producir por diversos motivos, ya sea porque el cliente no tiene que cubrir más necesidades, porque la organización necesita más tiempo para asimilar los últimos cambios o porque la PMO no tiene capacidad de añadir procesos de mayor madurez. Pero en cualquier caso, se produce un cambio en la actividad realizada por la PMO, ya que al estancarse y dejar de evolucionar, su actividad se reduce a un seguimiento y revisión, sin aportar un valor añadido.

Ese cambio en la actividad de la PMO debe hacer saltar las alarmas para adaptar las personas a la nueva situación que se plantea.

Sea cual sea el alcance de una PMO, siempre tenemos presente la realización de cuadros de mando para facilitar información a los distintos niveles de la organización. Es la cara visible de la PMO y es un elemento en el que no debemos fallar nunca.

Un mismo dato se va a mirar con una perspectiva de 360º dependiendo de las necesidades de nuestros interlocutores (estratégico, táctico, operativo). Incluso la información proporcionada por la PMO puede tener asociados niveles de servicio de los contratos con los proveedores. Por lo tanto, la falta de calidad del dato, llevará asociada una pérdida de confianza sobre la PMO y pondrá en duda la fiabilidad de los resultados obtenidos.

Así que como la vida misma, cuando se pierde la confianza es muy complicado mantener una relación.

En realidad esta debería ser la única causa de los fracasos de una PMO, pero en la práctica nos encontramos que Nadie sabe qué es una PMO, por lo que los objetivos no están claramente definidos. No nos dejemos llevar por la gula para intentar cumplir nuestras propias metas, busquemos el equilibrio para cumplir los objetivos del proyecto.

Antes de gestionar o administrar cualquier elemento de nuestro entorno debemos identificar nuestras necesidades y establecer unos objetivos, y valorar los resultados en función de éstos.

En todas mis presentaciones como clave de éxito, siempre está el Apoyo de la Dirección, es un elemento fundamental en todos los proyectos de mejora de procesos. Generalmente la PMO no tiene autoridad dentro de la organización sobre departamentos que están dentro de su alcance, por lo que es necesario un apoyo de la dirección para poder realizar las actividades necesarias dentro del proyecto de mejora, para poder cumplir los objetivos marcados.

Las envidias o temores entre los distintos participantes puede hacer que fracase nuestra PMO.

La resistencia al cambio es uno de los elementos contra los que tenemos que luchar en la implantación de los procesos de la PMO. No demos justificaciones a los “saboteadores” y facilitemos el camino a los “agentes del cambio”.
No nos dejemos llevar por la ira y tengamos paciencia para sobrellevar estas dificultades.

Una PMO no puede implantarse desde la teoría de los libros. No todos los proyectos que gestionamos tienen las mismas características, por lo que es necesario establecer atajos, adaptados a las distintas realidades.
No nos dejemos llevar por verdades absolutas (soberbia) y tendremos la clave para mejorar nuestros procesos.

Os proponemos confesar vuestros propios pecados a través de esta encuesta y que cada uno se establezca su propia penitencia y ponga en práctica (o no), el propósito de enmienda.