Qué puede hacer tu Empresa para que seas un Mejor Jefe de Proyecto (Project Manager)

La empresa puede facilitar, cuando no promover, la mejora de las actitudes de su jefe de proyecto con una serie de políticas o conductas: se puede mejorar sin que nos ayude nuestra empresa pero si ella nos impulsa mejoraremos más y mejor.

Está claro que la responsabilidad más importante de mejorar dirigiendo proyectos recae en el propio jefe de proyectos, en el director de los mismos, pero es cierto que las empresas, las compañías, son los segundos en importancia a la hora de poder influir en la capacidad de gestión del jefe de proyecto.

Hay muchos artículos sobre cuáles son las actitudes de un jefe de proyecto ideal (project manager) pero no hay mucha información sobre qué puede hacer nuestra empresa para hacernos mejores dirigiendo proyectos, vamos a ver algunas posibilidades a continuación.

• Innovar
  para liberar de las tareas residuales

  Cuando pensamos en innovar puede parecer que se innova únicamente cuando uno ofrece al mercado un producto o servicio como nunca antes se vió pero según el diccionario de la RAE:
  

  innovar.
  (Del lat. innovāre).
  1. tr. Mudar o alterar algo, introduciendo novedades.
  2. tr. ant. Volver algo a su anterior estado.

  En su primera acepción su significado es cambiar, modificar cosas.
  Las empresas tienen un objetivo claro si se cambia algo es para mejorar, por ello, ¿qué puede cambiar la empresa para ayudar a sus jefes de proyecto a mejorar?

  Puede ayudarles eliminando el esfuerzo de tareas repetitivas y conocidas habilitando recursos tecnológicos actuales y actualizados en los casos que corresponda y/o estandarización y realización de procedimientos operativos sencillos:

  • Facilitar herramientas de gestión de personas. No complicar la burocracia sino facilitarla. Una gestión sencilla es una gestión más productiva.
  • Facilitar las líneas de comunicación. Habilitar herramientas para que la comunicación sea más efectiva: Mensajería instantánea Google Talk, Office Communicator, Fono/Video conferencia Skype, GoToMeeting, webex,FuzeBox, etc.
  • Facilitar la compartición de recursos. Crear y promover repositorios de documentación con documentos técnicos, lecciones aprendidas, plantillas, repositorios, etc. Tenemos herramientas en los propios sistemas operativos y en la nube como: Dropbox, Google Drive, Microsoft Skydrive, Box, etc.
  • Facilitar la utilización de herramientas de productividad personal. Implantar a través de guias de uso y promover herramientas de productividad personal como Evernote, Springpad, Catch, etc. Para gestión de calendario se pueden utilizar Exchange con Outlook o Google Calendar u otras opciones existentes.
  • Facilitar la proactividad de las personas con el BYOD. Cada vez más las personas utilizan en su gestión del trabajo su propio dispositivo móvil o dispositivo inteligente es lo que significa BYOD (de las siglas en inglés Bring Your Own Device) que es una tendencia que cada vez se acepta en más empresas de forma provechosa. Un Smartphone es un ordenador de bolsillo y permite hacer casi cualquier cosa. Facilitar la conexión de dichos dispositivos, en condiciones de seguridad, al correo de la empresa y a los repositorios de documentación permite a las personas mejorar su productividad significativamente y aumenta los tiempos de respuesta ante imprevistos.
• Ofrecer nuevos retos
  para permitir aportar valor

  
  Todas las empresas que conozco fallan en este punto.
  No hay nada peor que estancarse en unas tareas, en convertir la faena en una serie de acciones rutinarias que van mermando la capacidad de adaptación a nuevas situaciones y la capacidad de aportar nuevas ideas, nuevas soluciones, de ver más allá de lo que uno tiene delante, en definitiva de aportar.

  Ofrecer nuevos retos no sólo consiste por ejemplo en cambiar la gestión del proyecto de desarrollo de una herramienta java que controla las nóminas de un gobierno regional a pasar a dirigir un proyecto de control de los motores de un satélite de telecomunicaciones, sino también en cambiar en la medida de las posibilidades de cada una de las organizaciones, las tareas o el objetivo de las tareas de los jefes de proyecto.

  Por ejemplo, pensemos que tenemos una compañía que desarrolla software y además tiene el contrato de mantenimiento del software que vende.
  Una forma de ofrecer nuevos retos, de motivar a sus jefes de proyecto, sería cambiar cada año o cada dos años a los jefes de proyecto de desarrollo a mantenimiento y viceversa. Los objetivos de ambos proyectos, aunque sean sobre el mismo sistema, son totalmente distintos y por tanto aunque las tareas puedan ser parecidas el enfoque para resolverlas no lo será, obliga a cambiar, a adaptarse, a tener que aportar y además conseguiremos que cuando desarrollen software de nuevo piensen en la mantenibilidad.

• Formación
  para estar óptimamente preparados

  Cuando pensamos en capacitarnos o en mejorar nuestros conocimientos sobre un área, automáticamente pensamos en la formación externa: asistir a un master, realizar un curso, acudir a una capacitación, y en verdad es una de las mejores alternativas para mejorar nuestras compentencias pero no es la única.

  También tenemos otra manera de formar y en general se suele olvidar en las empresas incluso siendo una alternativa menos costosa y es la formación interna.

  Con ella podemos aprovechar a esos jefes de proyecto propios de los cuales podemos aprender muchas cosas, porque son el modelo a seguir ya que cumplen los plazos establecidos, alcanzan los objetivos fijados y casi todo el mundo reconoce su valía y su gestión conforme a las mejoras prácticas del mercado, pues aprovechar ese conocimiento que está en nuestro entorno es algo que debe mejorar la empresa.

  Como formatos posibles para aprovechar estos conocimientos no tenemos límites:

  • Sesiones de formación. Dentro de la compañía se pueden organizar sesiones de formación a manos de estos referentes para que sus conocimientos se puedan extender al resto de las personas de nuestra empresa.
  • Foros Web. Existe mucho software open software para instalar y listo, por ejemplo bbpress, phpBB, Simple Machine Forum (SMF), etc.
  • Jornadas de intercambio. Reunir a varios jefes de proyectos entorno a un tema e incluir como moderator a la persona que tengamos de referente, incitando a la participación, contando experiencias propias y proponiendo preguntas para debatirlas en común.
  • Seminarios rotatorios. Donde una serie de jefes de proyecto bajo la dirección de la persona que tengamos como referente, tendrán que hacer de ponentes sobre un tema en cuestión que permita a todos mejorar en su trabajo. Deberá prepararse la exposición y los argumentos en pro y contra, exponer su experiencia particular y deberá hacer frente a las preguntas de sus compañeros.

  La excusa más usual para no hacerlo es la falta de tiempo y la multitud de tareas aunque también podemos plantearlo de la siguiente forma: ¿retrasarías el comienzo de una tarea media hora para aprender una técnica que te ayudara a completarla en 2h en lugar de las 4h habituales?

Lo que ya no nos queda es excusa para poder mejorar el desempeño de nuestros jefes de proyecto.

Si estás de acuerdo en que tu empresa no propone ninguna de las alternativas que he expuesto ahora te hago la siguiente pregunta:


¿Has propuesto a tu empresa alguna sugerencia para que te haga mejor Jefe de Proyecto (Project Manager)?