7 Consejos para mantener Reuniones Eficaces

Hay que tener claro que asistir a reuniones no es un objetivo en sí mismo, una reunión tiene como objetivo resolver una cuestión (o cuestiones) que de otra forma no sería posible o que sería más costoso: ni por teléfono, ni por email, etc.

Por otro lado, durante el tiempo que estemos reunidos nuestra carga de trabajo habitual no descenderá sino que al contrario aumentará con los correos que no hemos podido leer ni tratar y con los temas que no hemos podido desarrollar durante la duración de la misma.

Por todo ello es necesario realizar las reuniones de la manera más efectiva posible y he aquí 7 consejos para lograrlo:

• 1. Ser puntual. Cada día más, cuesta el poder realizar una cita para una reunión: hay que cuadrar varias agendas de personas diferentes, el volumen de trabajo es considerable, por ello no hacer invertir el tiempo a otras personas en esperar a que lleguemos es algo muy importante.
  Respectar la hora de comienzo nos llevará a finalizar incluso antes y poder aprovechar el tiempo mucho mejor y evitaremos de paso comenzar la sesión con una ligera tensión por nuestra falta de tacto con respecto al resto de los asistentes.
• 2. Definir unos objetivos reales. Establecer un alcance claro y definido para la reunión y además que se pueda abarcar durante la duración de la misma:
  
  • Antes de convocar una reunión debemos tener claro cuál es o cuáles son los objetivos de la misma y debemos ser capaces de enumerarlos.
  • Intentar resolver un número exagerado de objetivos nos puede llevar a que no resolvamos ninguno: es preferible ser comedido en el alcance y ser más ejecutivos.
  • En la convocatoria de la reunión debemos notificar los objetivos a los convocados a la misma, para que así puedan conocerlos, sepan que temas se tienen que preparar y sepan a qué nos vamos a restringir.

• 3. Convocar a las personas adecuadas. Los participantes que asistan a la reunión deben ser el mínimo número necesario para que la misma se realice de forma rápida y productiva.
• Debemos invitar a una persona por cada una de las partes implicadas que tengan que aportar su visión y/o su aprobación al menos a alguno de los temas de la reunión.
  Si no lo hiciéramos así, podríamos tener que finalizar la reunión sin llegar a nuestro objetivo por faltar la opinión de personas ausentes, no pudiendo así aprovechar el tiempo invertido.
• Convocar a un número excesivo de personas también es un problema ya que nos obliga a que haya más turnos de palabra y que se aporten más opiniones que podrían alterar el orden del día. Por desgracia, más opiniones no siempre implica que sean con fundamento por lo que poder manejar y controlar a muchos participantes, sus turnos de palabra, sus réplicas y contra réplicas puede ser una labor titánica que nos dilate excesivamente la duración de la reunión y que nos impida alcanzar el objetivo marcado.

• 4. Respetar el orden del día definido para la reunión. Cuando establecemos una serie de asuntos para ser tratados en una reunión debemos entenderlos como los únicos temas sobre los que podremos tratar en la misma y evitar que en la primera ocasión se traslade el hilo de la reunión a temas ajenos a la misma.
  Otros temas pueden ser interesante e incluso pueden ser muy importantes y requieren que les demos una solución pero no dentro de la reunión que ya tenemos planificada convocada y establecida.
  Dejemos fuera de ella y para después todo lo que no se halle dentro del orden del día.
• 5. Respetar el turno de palabra. Una reunión debe tener una dinámica de conversación alternada y sin acritud, donde cada parte escuche a la otra pudiendo defender sus argumentos con vehemencia pero siempre con respeto. Por ello, es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, permitiendo llegar a conocer los argumentos de cada parte y ayudando a mantener sobre todo un tono calmado sin promover agresividad ni posiciones a la defensiva.
• 6. Limitar la duración de la reunión. Como diría Baltasar Gracián:
  

  “Lo bueno si breve, dos veces bueno”.
  
  

  Una hora u hora y media es un tiempo más que suficiente para tratar los temas normales en una reunión.
  Si una reunión se extiende excesivamente puede llegar a un desgaste de las posiciones que estamos defendiendo e incluso a un desgaste de la propia persona. Es más, puede llevar a que los asistentes desconecten de lo que intentamos argumentar y pierdan el interés en los temas que estamos tratando, se conecten con sus portátiles, tablets, Smartphones y comiencen a realizar otras tareas diferentes a la cual deberían estar dedicados, que es el orden del día de la reunión.

• 7. Redactar un acta de la reunión consensuada con el resto de asistentes. Es muy importante que validemos que todos los participantes en una reunión han obtenido las mismas impresiones y tienen las mismas ideas después de la conclusión de la misma. Para ello, una práctica imprescindible es realizar un acta de la reunión: en formato Word, por email, Excel, etc. Existen muchas plantillas disponibles si buscamos pero lo primordial es que se indique:
  
  • La relación de asistentes
  • La duración de la misma, hora y lugar
  • Los puntos tratados del orden del día y si se trató algún punto que no estuviera en el orden del día incluirlo, junto con las argumentaciones de cada parte y los posibles acuerdos alcanzados.
  • Los próximos pasos a seguir.
    Dicha acta deberá validarse con los asistentes para que den su aprobación sobre la misma y posteriormente se distribuirá entre ellos y el resto de los interesados en las cuestiones tratadas.

  ¿Se te ocurre alguna recomendación más?