Matriz de Eisenhower: simpleza máxima para priorizar tus tareas

Conocida como Matriz de Eisenhower o la caja de Eisenhower (Eisenhower’s box) esta técnica popularizada por Stephen Covey nos demuestra que con una simpleza absoluta se pueden lograr grandes cosas. Hoy la vamos a ver en detalle. Acompáñame.

Dwight Eisenhower no sólo fue un general del ejercito de Estados Unidos, sino que también fue presidente de ese país a lo largo de dos mandatos. Reconocido por su alta productividad, para lograr todo lo que consiguió debía serlo, la definición de su matriz no se la debemos directamente a él sino a lo que se entendía que era su filosofía de hacer las cosas condensada en una frase que comentó en 1961 en su discurso a la asociación Century:

¿Quién puede definir para nosotros con exactitud la diferencia entre el largo y el corto plazo? Especialmente cuando nuestros asuntos parecen estar en crisis, estamos casi obligados a prestar nuestra atención primero al presente urgente antes que al futuro importante.

Probablmente pensarías que la cita era otra asociada a Eisenhower que dice “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”, pero algunos autores ponen en duda que sea real y la atribuyen a una leyenda urbana.

Ello no quita que la técnica, sea quién sea su padre o su madre, nos puede ayudar a lidiar con nuestra tareas y esto se lo debemos a que lo que conocemos como matriz de Eisenhower fue populariza como herramienta de gestión del tiempo por el ampliamente citado y seguido Stephen R. Covey al incluirla en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Sin más preámbulos vamos a ver en qué consiste la técnica.

La matriz de Eisenhower nos permite principalmente poder priorizar las tareas que tenemos pendientes al asignarlas a cuatro grupos predeterminados en función de su importancia y de su urgencia. Además, cada uno de esos grupos tiene una acción a realizar por defecto por lo que no tendremos ni que pensar que hay que hacer con las tareas que están incluidas, será automático.

Los cuatro grupos se organizan a modo de matriz, o de ventana, en 4 cuadrantes en función de los dos parámetros de importancia y de urgencia quedando la siguiente representación que puedes ver en la imagen incluida:

Los grupos contienen:

• Urgente e Importante. La acción clara es, ¡Házlas!
• Urgente y No importante. La acción clara es, ¡Delégalas!
• No urgente e Importante. La acción clara es planifica cuando te dedicarás a ellas
• No urgente y No importante. La acción clara es elimínalas, tíralas a la basura.

Si una tarea es urgente e importante pues no le dés más vueltas hazla ya. Piensa en tareas que tienen fechas definidas y que aplicarán consecuencias si no se cumplen en el momento adecuado.

Si una tarea es urgente y No importante pues no tienes porqué hacerla tú. Intenta delegarla a otra persona para que la haga. Correcto, si no puedes delegarla la vas a tener que hacer tú, pero claramente van después de las tareas del primer grupo.

Si algo es importante, pero tiene un tiempo posterior para el que realizarse, significa que no vas a poder dedicarle tu atención ahora y corres el riesgo de que se te olvide. Por ello, la acción a realizar es planificar cuando vas a dedicarle el tiempo requerido. Una vez lo hagas podrás dedicar esfuerzo a las primeras.

Pues si estás muy liado o muy ocupada y hay una cantidad de tareas que no son urgentes y que además no son importantes, ya sabes en que cajón pueden terminar, ¡exacto! en el de la basura.

No te lo tomes literalmente, pero si son las tareas prescindibles, no deben quitarte el tiempo que necesitas para dedicárselo a las anteriores por lo que úsalo de comodín en función de la cantidad de tareas adicionales que tengas (nunca serán pocas, seguro).

El beneficio principal es poder organizar tus tareas y saber la acción por defecto que debes ejecutar sobre cada una de ellas de forma automática. La primera optimización es elegir sobre lo que tienes que trabajar y lo que no y la segunda es que tienes que hacer con ello.

Éste no es el único beneficio que puedes conseguir.

Uno de los principales defectos a la hora de trabajar con nuestras tareas es que todo nos parezca urgente e importante. La matriz de Eisenhower nos permite ver esto de forma gráfica muy clara, ya que nos mostrará una descompensación de las tareas hacia un cuadrante determinado, por lo que tendremos que esforzarnos en hacerlo mejor. Tanto si trabajamos con nuestras propias tareas o trabajamos con las tareas de un equipo, debemos tomarlas y reorganizarlas hasta que aparezca una situación más real y no descompensada. Si no podemos cambiar la situación de descompensación, lo mismo el problema se está dando a la hora de asignar tareas y con la matriz lo puedes mostrar la descompensación de forma objetiva.

Otro uso avanzado es utilizar la posición dentro del cuadrante para reflejar prioridades relativas e información sobre el esfuerzo. Las que están más arriba son más prioritarias y las que están abajo menos. También puedes reflejar el esfuerzo que llevará cada tarea: por posición (las que están a la derecha cuestan más esfuerzo que las de la izquierda), por color o por tamaño de la tarjeta.

Para que empieces ya con ella te pongo un listado de herramientas que te facilitan su implementación:

• Plantilla de Evernote. En su nueva versión Evernote incluye una plantilla para incluir en tus notas una matriz de Eisenhower. Puedes acceder aquí: Plantilla evernote matriz Eisenhower
• Todoist. Aquí te explica como incluirlo en su App Todoist Eisenhower matrix
• Trello. Aquí te explican como llevarla a cabo con listas en lugar de con una matriz. Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar tareas? (video tutorial)

¡Así que sin excusas a mejorar nuestra gestión de tareas!