Tiempo y Energía: una técnica simple para ser más efectivos

Hace unos años descubrí esta técnica casi por casualidad. Mientras estaba realizando tareas, había momentos en que tenía que pasar de una tarea que necesitaba mucha energía, mucha atención y/o mucho esfuerzo, a otra del mismo tipo. Eso me costaba y lo que conseguía, inconscientemente, era procrastinar. Aquí te voy a describir la técnica que utilicé para poder evitarlo.

Como te decía, cuando iba a tomar la siguiente tarea exigente buscaba alguna pega para darle patadas para adelante. La iba dejando, dejando, dejando y el tiempo pasaba. Pasaba tanto que dejaba de ser productivo.

Algo tenía que cambiar.

Entonces llegué a un acuerdo conmigo mismo, no intentaría esas tareas tan energéticas tras la anterior, sino que buscaría una tarea más simple, más sencilla o más corta en la que pudiera invertir menos esfuerzo. Invertiría menos esfuerzo, pero a la vez completaría una tarea de mi día a día.

Estaría avanzando.

Funcionó, al cambiar la tarea por una “más sencilla” mi cerebro no procrastinaba y podía aprovechar ese tiempo. Un efecto secundario positivo fue que mi mente se despejaba y tras esta tarea “menos costosa” podía continuar con una que lo fuera. Una situación sin duda de win-win.

Al tiempo leyendo por casualidad sobre cambios en GTD vi que en la metodología se recoge esta característica: el tiempo y energía de una tarea, para que puedas tenerlo como un recurso más a tu disposición a la hora de enfrentarte a tu bandeja de entrada.

Confirmado que no era un loco y no era el único que trabajaba así.

Quién sabe si tú también lo haces sin saberlo.

Ahora te detallaré esta técnica un poco más para que puedas emplearla en tu día a día.

La idea es clasificar las tareas que has identificado en tu pendiente en uno de los siguientes grupos:

• Bajo nivel de energía. Necesitan poco esfuerzo o poca dedicación.
• Nivel normal. Aquí entrarían la gran mayoría de tareas.
• Alto nivel de energía. Éstas son las tareas más demandantes y que más te pueden cansar.

Te hago una advertencia. Esto no es un examen, no hay una etiqueta correcta y una incorrecta. Nadie vendrá y te dirá esto está mal lo tienes que cambiar porque es así. Esta clasificación es una ayuda para que puedas gestionar el trabajo que realizas y ser más productivo porque lo que debes asignarlas de la forma que te resulten más útiles.

Por ejemplo, yo utilizo para clasificar las tareas el nivel de pensamiento y concentración que necesito. Por lo que para mí las de alta energía son las tareas en las que necesito estar muy concentrado y las de bajo nivel son las tareas mecánicas en las que no necesito pensar (tanto).

Con ello logro alternar entre unas y otras (cuando es posible) y conseguir la máxima eficacia sin morir en el intento. Si tengo que buscar imágenes para una presentación es menos costoso que si tengo que buscar el hilo conductor de la charla o escribir un artículo.

El objetivo es avanzar, avanzar y avanzar.

Por si no lo sabías te aclaro que GTD es el acrónimo de Getting Things Done metodología de productividad personal desarrollada por David Allen y que ha tenido mucho éxito (es cierto que funciona bastante bien).

En esta metodología se recomienda descargar todas tus tareas en varias bandejas de entrada que no voy a describir, pero la principal es en la que residen tus próximas tareas. Aunque no uses GTD seguro que tienes una bandeja de entrada, es decir una lista de tareas, ya bien sea en un cuaderno, en un folio, en Evernote, en Microsoft To Do, en Google Task o en cualquier de las aplicaciones existentes en el mercado.

La técnica del tiempo y la energía no es exclusiva de GTD. Si no estás usando GTD también te puede ayudar. Como te decía yo la llevo utilizando desde hace varios años sin conocer siquiera que GTD la describe y me ha funcionado muy bien.

Lo único que tienes que hacer para comenzar esta técnica son dos simples cosas. Sí, dos simples cosas nada más, ¿no es fantástico?

La primera marcar las tareas con el nivel de energía. Esto lo puedes hacer escribiendo el nivel o con un signo que te recuerde a cual pertenecen como éstos que te muestro a continuación:

• (+) para tareas de alto consumo energético
• ( ) para tareas de consumo normal
• (-) para tareas de bajo consumo energético.

La segunda es cambiar tu forma de elegir la siguiente tarea a realizar. Ahora ten en cuenta el criterio de energía y tiempo para elegir la más adecuada.

Una advertencia final: ¡Las tareas de alto consumo energético también hay que hacerlas!

Que te veo venir.

Aquí la cuestión no es ir dándole patadas a las tareas más complicadas para no hacerlas, es aprovechar los momentos en que tenemos menos energía disponible. Porque aunque tengamos más energía y estemos pletóricos, las tareas más complejas lo seguirán siendo y tendremos que hacer un esfuerzo para realizarlas. No vale el patadón palante.

Venga ánimo que seguro que con esta técnica vas a conseguir todo lo que te propongas.

¡Éxitos!