Sep
7
2020

Mis 3 Claves para la nueva Normalidad mundo COVID-19 para no volvernos locos con nuestros proyectos

Léelo aprox. en 4:57 minutos.

Comenzamos la nueva normalidad y al ser nueva necesitamos algunas guías, algunas pautas que nos puedan ayudar. Hoy te muestras las 3 que para mí serán clave para poder tener éxito en este escenario de tanta incertidumbre.

Flexibilidad

Tanto del empleador como del empleado. Hemos pasado de un escenario de trabajo presencial, o casi presencial, a un escenario de teletrabajo. Muchas empresas vieron rápidamente que la situación con la COVID-19 no era para un ratito, sino que iba a ser para largo y actuaron para convertir el teletrabajo en la norma como el grupo Enel con su smartwork que en abril ya extendió hasta final de año.

Estamos en este escenario de trabajo a distancia y ¿ahora qué? ¿seguimos como siempre? ¿el descanso de las 11.00h, el cigarrito de las 12.00?

No podemos hacerlo, el trabajo remoto funciona de otra forma. En España está comenzando un nuevo curso y no sabemos si se interrumpirá o, mejor dicho, no sabemos cuantas veces se interrumpirá con lo que tendremos a los niños de nuevo en casa. Y vuelta a empezar incorporándolos en tu tarea diaria si puedes teletrabajar o pidiendo días libres para atenderlos en casa si no puedes hacerlo.

Es una situación estresante y que va a exigir mucho de todos nosotros, por lo que la solución única para poder resistir es ser flexibles.

Desde los empleadores teniendo claro que sus colaboradores quieren hacerlo lo mejor posible, pero tienen limitaciones para hacerlo. Los empleadores deberán permitir tener una jornada distribuida a lo largo del dia con momentos fraccionados para poder atender a sus hijos o a personas dependientes.

Y, por otro lado, los colaboradores deberán responder a esa flexibilidad con compromiso, asumiendo que esa ayuda para poder adecuarse a su jornada se basa en el esfuerzo que ellos también harán para sacar adelante los proyectos. Porque si los proyectos no salen adelante las empresas se hunden y entonces ya no hará falta flexibilidad.

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Efectividad

Resolver las tareas que tienes entre manos. Es una cuestión recurrente siempre hablamos de ser más efectivos, más productivos en el día a día, pero cuando el día a día se vuelve tan exigente ante un escenario COVID-19 necesitamos dedicar el tiempo justo a cada tema. Si tenemos que volver a reabrirlo y volver a verlo empezamos a dedicar tiempo que le robamos a otras tareas.

Primero plantéate detectar todo aquello que es automatizable. No voy a entrar en el detalle, pero todo aquello que puedas automatizar en el correo, en Google Task, en Evernote, etc. hay mil herramientas para ayudarte ¡úsalas!. Si realizas una tarea sistemática seguro que alguien ha creado una aplicación para automatizar y si no es así, seguro que puedes encontrar una herramienta que te ayude con todo o con parte del trabajo (una hoja de cálculo obra maravillas para muchas tareas recurrentes).

Segundo detecta aquellas tareas recurrentes que tienes que ir repitiendo cada cierto tiempo y que podrían ser susceptibles de hacerse en lotes más grandes para así ahorrar tiempo. Te pongo un ejemplo muy prosaico.

Planificar los menús de almuerzos y cenas para 2 semanas te puede llevar 1h, pero planificar cada día el menú del almuerzo y de la cena te puede llevar 15 minutos, por lo que en realidad habrás dedicado 3,75horas. Y no sólo que hayas dedicado más tiempo es que tu mente ha tenido que realizar esa tarea tediosa todos los días y no ha podido dedicarse a otra.

Y este ejemplo puede parecer fuera de nuestra dirección de proyectos, pero no lo es. Esa reunión que tienes todos los días hazla cada dos, ese informe que debes repetir cada día, pero a lo mejor podrías entregar semanalmente, etc.

Tercero practicidad frente a perfección. Ayer mismo tenía una conversación sobre el uso de un escáner para enviar documentación. Yo recomendaba usar el teléfono móvil porque hoy en día dan prácticamente da la misma calidad, pero el tiempo que le tienes que dedicar a operarlo en mucho menor y si encima tienes que girar, rotar, recortar, etc. en el teléfono lo haces más rápido. Les chocaba a mis interlocutores este uso del teléfono porque para ellos un escáner era la herramienta adecuada, la herramienta para ese tipo de tareas. Tenemos que enfocar que…

La herramienta que debemos utilizar no es la que tenga el nombre para ello, sino la que nos la resuelve la tarea de la forma más eficiente en nuestra circunstancia.

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Escuchar no oír

Entender a la primera más rápido. Lo siento, pero es la realidad. Lo peor del mundo online es que tendemos a distraernos con mayor facilidad y mantener el foco en lo que nos piden es más difícil.

¿Quién no ha tenido la tentación de leer el correo durante una vídeo o contestarlo? ¿Piensas que te enteras de lo que están hablando? Pues la realidad es que no. Y como es que no, luego tienes que volver a preguntar, repetir las explicaciones de un tema y hacer invertir más tiempo al resto de los asistentes.

Sí, estoy de acuerdo contigo, que las reuniones son muy pesadas, tenemos muchas y el trabajo no se hace durante ellas, pues tu mismo estás dando las claves.

Para poder escuchar y no oír, primero tenemos que adaptar nuestra reuniones para que puedan ser escuchadas. Reuniones cortas de 30 minutos a lo sumo, donde todo el mundo sea puntual (si alguien no lo es empezamos si él). Reuniones donde se envíen los temas a tratar con antelación, que si alguien propone algo fuera del orden del día amablemente se le diga que habrá que hablarlo en otro momento.

Estas acciones no son para ganarnos el adjetivo de la persona más siesa de la empresa, son para poder escuchar lo que nos dicen y poder ser más efectivos. Va a redundar en un beneficio de todos y deben respetarse.

Ahora te toca a tí.
¿Cuales son tus claves para la nueva normalidad?

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