May
4
2020

Calendario base cero, la mejor opción de productividad cuando trabajas en remoto

Estamos en el uso masivo más amplio, más extenso y en más breve plazo que se haya realizado de técnica alguna de trabajo: ¡bienvenido trabajo remoto!

Todos nuestros aspectos de la vida, en mayor o menor medida, se están viendo afectados por ello. Niños que no asisten a la escuela y deben seguir las clases a través de un moodle o un classroom o quizás a través de Zoom, Google Meet, Hangouts, Skype, Microsoft Teams o cualquier otra herramienta. Sumándole entrega de tareas, de trabajos, de ejercicios, etc. a través de correo, whatsapp, dropbox o drive.

tiempo

En el trabajo parece que estamos mejor. Quienes tienen que asistir físicamente a su puesto de trabajo han notado pocos cambios a nivel operativo, sólo descenso del número de personas con las que se ven físicamente y aumento de las protecciones para evitar el contagio: mascarillas, mantener la distancia, entornos ventilados, etc.

Las diferencias empiezan a llegar a los que tenemos que hacer el trabajo en remoto. Y, sobre todo, porque es un trabajo remoto con muchas particularidades.

Por un lado, si tienes hijos debes compaginar tu jornada con la atención que necesitan. Siendo dos en casa puede ser más sencillo, pero si eres uno solo puede ser un infierno. Ya comentamos algunos consejos y cosas que podrías probar en este artículo Guía sobre lo que nadie te cuenta sobre el Teletrabajo: trucos y consejos con familia o sin ella para no morir en la distancia.

Por otro lado, todo el mundo está ahora en remoto, por lo que empiezan a cambiar las costumbres. Una de las que más ha cambiado, por lo menos en mi experiencia, son las reuniones. Como estamos más disponibles, ya que no salimos a ningún lado, como ya no hay que esperar a tener una sala libre para vernos las caras, entonces quedamos en cualquier momento que haya hueco y aquí empiezan los problemas.

Si tienes una o dos reuniones al día no suelen ser muy intrusivas, pero si tu día engancha 5 reuniones consecutivas empieza a rondarte por la cabeza la famosa frase de entonces… ¿cuando trabajo?

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Reunirse no resuelve tus tareas


Mientras asistes a una reunión, el trabajo, lo que tienes que hacer y depende de tí, lo que esperan los demás que hagas, lo que tienes asignado te seguirá esperando. Si vas enganchando reunión tras reunión esta sensación de no avanzar se acrecienta.

El resto de personas solo ve la interacción que tienen contigo, su reunión, no ve el global de reuniones que tienes ni el esfuerzo que supone tomar nota de todo lo que tendrás que hacer sobre lo que hayáis acordado. Para ellos es como si sólo tuvieras que hacer eso.

Y no, tu sabes que tienes muchas más cosas que hacer. ¿Cómo solucionarlo? Zero-based calendar o calendario de base cero llega a nuestro rescate.

 

¿Qué es un calendario basado en cero?


De forma rápida y sencilla un calendario basado en cero se fundamente en no dejar ningún espacio libre en tu agenda sin completar o, dicho de otra manera, deja CERO espacio libre.

Para realizarlo necesitamos hacer dos cosas.

La primera pensar en qué queremos invertir nuestro tiempo o, de otra forma, cuales son las tareas en las que queremos estar trabajando en cada momento.

La segunda es que deben pensar por adelantado, debemos planificar como será nuestro día, una costumbre a la que no siempre le dedicamos el tiempo suficiente y es prácticamente la clave para sacar el día adelante.

 

Ventajas


Entre las ventajas que te encontrarás al utilizar un calendario de base cero tienes que:

  • No desperdiciarás el tiempo eligiendo a que tarea te tienes que dedicar, ya lo tendrás decidido por adelantado.
  • No tendrás huecos entre citas sin aprovechar, en todo momento cada hueco tendrá algo asignado.
  • Controlarás en qué empleas tu tiempo y no te dejarás llevar por lo siguiente que alguien marque como su prioridad, si no por las tuyas.

 

¿Qué necesito para ponerme en marcha?


Realmente es muy poco lo que necesitas para comenzar con esta técnica, casi te diría que lo único que necesitas son ganas de comenzar. Si utilizas una agenda en papel, esa misma te servirá, si usas un opción electrónica como Google Calendar, Outlook o similar, también te servirán.

Lo único que tienes que hacer es revisar las reuniones que tienes e ir añadiendo tus tareas para el día siguiente al calendario como citas. Ojo, no añadir por añadir. Piensa qué tareas necesitan una mayor concentración por tu parte y para esas reserva más tiempo. Si hay otras más livianas colócalas en esa media hora que tienes entre dos reuniones.

 

El compromiso es tu baza más importante


El compromiso es la base para poder completar tus tareas. De nada sirve que dediques todos los días un tiempo precioso a colocar las tareas que quieres realizar al día siguiente si estás continuamente recolocándolas para el día siguiente y no haciéndolas.

Dedica el tiempo que has fijado a realizar las tareas. Hazlo de la misma manera que si fuera una reunión establecida de ante mano.

¿Hay excepciones? Claro, como en todo en la vida, pero por ser excepciones no son lo habitual, son poco frecuentes así que no las uses siempre.

Yo he comenzado a usarlo y me funciona bastante bien.

Te animo a que comiences a usarlo también.

 

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