Mar
23
2020

Guía sobre lo que nadie te cuenta sobre el Teletrabajo: trucos y consejos con familia o sin ella para no morir en la distancia

Hoy vivimos, por lo menos en España e Italia, una situación de imposición del teletrabajo en esos profesionales que podemos realizarlo. Mucha gente lo toma como una oportunidad, sin duda lo es, para que finalmente despegue el teletrabajo en España, ya que todos vamos a tener que hacer que funcione durante el tiempo que va a durar el estado de alerta.

Pero recientemente he leído algunas voces que opinan lo contrario, que opinan que esta prueba de concepto del teletrabajo va resultar negativa y tan negativa que va a acabar con las posibilidades de llevar a la realidad el teletrabajo en un periodo corto/medio de tiempo. No tengo la misma opinión, creo que nos falta experiencia en este campo y por eso surgen problemas que debemos ir resolviendo. Para facilitar el desarrollo del teletrabajo te traigo este artículo para darte algunos consejos y mostrarte algunos puntos que muchos están pasando por algo.

teletrabajo

Si me conoces un poco, y si me lees habitualmente me conoces un poco, suelo ser optimista, pero con la realidad siempre en mente. Por eso, para mi el teletrabajo está ante uno de sus mejores valedores: la puesta en práctica, y, sinceramente, creo que va a servir para que muchas empresas vean que funciona y que sus equipos trabajan igual que si les vieran sentados en una silla durante 8 horas, pero…

Sí, pero, siempre hay un pero, porque las cosas nunca son de color de rosa. El teletrabajo tiene unas particularidades que exigen cambiar nuestra forma de actuar, nuestra forma de comportarnos, no es lo mismo ir a la oficina a trabajar 8h, 9h o 10h que estar en casa todo el día disponible, todo el día a golpe de videoconferencia para hablar 5 minutitos.

De eso es lo que vamos a hablar hoy, de esas cositas que nadie te cuenta del teletrabajo, de esas cosas que tienes que tener en cuenta para que funcione en tu caso, en el caso de tu empresa. Sobre todo, si como en el caso actual de España, con confinamiento por coronavirus, sufres una situación especialmente compleja donde tienes hijos pequeños de los que cuidar o alguna persona mayor a tu cargo o alguien con alguna minusvalía que necesita una atención especial. Veremos algunos consejos para estos casos, pero primero comencemos por el principio.

 

El teletrabajo tiene varios aspectos no uno sólo


Cuando hablamos de Teletrabajo todo el mundo habla de él como si fuera un único aspecto, es igual que en la oficina, pero en casa. No, no es así. Llevo trabajando a distancia desde el año 2015 por lo que desde mi experiencia te puedo decir que no es la realidad. En el artículo de hoy me voy a centrar en 3 de esos aspectos y en cuestiones de ellos que no se suelen tener en cuenta a la ahora de hablar del teletrabajo y son cuestiones que afectan y mucho:

  • 1. Cómo te organizas tu mismo
  • 2. Cómo se organiza el equipo
  • 3. Cómo elegir las herramientas

 

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Cómo te organizas tu mismo


La situación del teletrabajo es distinta a la que tienes en una oficina. En la oficina te pueden decir que hagas esto o lo otro, o podemos decidirlo tú de común acuerdo con todos los miembros del equipo, pero a la hora de la verdad estás solo o sola. Cuando se termina el reparto y se apaga la videoconferencia tienes que elegir por ti mismo entre ponerte a trabajar o ver videos en youtube o comer como si se fuera acabar el mundo o ver series y películas sin fin.

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Para empezar, la mala noticia es que no todo el mundo sirve para teletrabajar. De la misma forma que no todo el mundo sirve para trabajar 8h en una oficina y lo hace. Por eso, el primer punto es conocerse y actuar con flexibilidad con ese conocimiento. Aunque no solo flexibilidad, sino más bien flexibilidad y responsabilidad.

Vayamos poco a poco.

Hay gente que dice, yo prefiero trabajar de noche porque me cuesta levantarme por las mañanas y soy menos productivo. Vale, perfecto, eso es flexibilidad, pero ahora usa tu responsabilidad y hazlo de verdad que no se quede en levantarte más tarde y de noche decir que me apetece más jugar o ver películas que ya mañana si eso lo recuperaré. No, hay que ser responsable y dedicarse a las tareas.

 

Una agenda


Lo primero de todo es que te organices a tí mismo. Que cojas un horario y te lo dividas indicando a qué vas a dedicar el tiempo: cuando hago el qué, cuando descanso, cuando hago otra cosa.

Es importante porque en la oficina tendrás esas rutinas ya interiorizadas: cuando desayunáis, cuando tomáis un café, cuando os reunís para ver como vamos, … y casi que los compañeros te llevarán en volandas.

En el teletrabajo tendrás que hacerlo tú solo por ti mismo. Así que tu misma tendrás que levantar el culo y hacer lo que tienes que hacer cuando lo tienes que hacer. Una agenda será una ayuda estupenda para llevarlo a cabo.

 

Separar el modo trabajo del resto


Otra cosa que suele costar mucho realizar cuando estás teletrabajando es separar cuando estás trabajando y cuando estás fuera del trabajo. Esto nos puede llevar a que como la situación no cambia, estemos todo el día enganchados al trabajo. Esto es un riesgo y es un riesgo serio, porque no desconectar te agotará y te quemará. Cuanto estés exhausto entonces ya no servirás para nada y eso hay que evitarlo a toda costa.

¿Cómo?

Tienes varios trucos para hacerlo. La idea principal es que haya una diferencia física entre el momento en que trabajas y el momento en que no lo haces.
Algunas ideas:

  • Sólo trabajas desde la habitación que tienes marcada como tu despacho. Fuera de ella no haces trabajo, el resto de la casa es fuera de la oficina.
  • Te vistes para ir a trabajar y te pones el pijama cuando te vas del trabajo.
  • Utilizas distintos ordenadores / tablets, para trabajar y para tus momentos de ocio.

Estas recomendaciones sirven para que tu cerebro, pese a que esté en una casa todo el tiempo, vaya asociando cuando está trabajando y cuando no. El uso de una u otra depende de tu situación disponibilidad de los elementos, facilidad para hacerlo y, sobre todo, como de cómodo te resulte actuar así.

Por ejemplo, el cambiarse de ropa para separar los modos (trabajo y estar en casa) funciona muy bien. Ojo, no tienes que ponerte chaqueta, pero con ponerte unos pantalones de salir y una camisa o camiseta es suficiente. Disponer de dos ordenadores o dos tabletas para separar trabajo de ocio, puede ser más complicado, pero si dispones de los dispositivos suficientes te ayudará mucho a mantener esa separación, ya que el cerebro no buscará los email en el dispositivo que usas para jugar o para ver películas. Recuerda que somos animales de costumbres.

 

Trabajando con la familia


Una de las características más importantes del modo de teletrabajo en el que estamos en la situación de alarma generada por el COVID-19 (corona virus) es que nuestros hijos están con nosotros en casa durante todo el día y tenemos que trabajar de una forma especial.

Dicho esto te hablo con conocimiento de causa, ya que tengo dos hijos que ahora mismo están conmigo y con los que tengo que trabajar. A mi lo que funciona mejor es lo primero que te recomendaba la flexibilidad. Con los niños lo que funciona mejor es exactamente lo mismo que contigo y conmigo: Agenda y tareas marcadas de trabajo y recreo.

Una agenda. Los niños no van a asistir al colegio, pero eso no significa que no puedan seguir realizando tareas del colegio. Es cierto que si los niños son menores de 6 o 7 años necesitarán que estés con ellos mucho tiempo, por lo que deberás tomar medidas especiales, pero en el resto de casos podrás hacerlo de la forma que te propongo.

Haz que ellos mismos construyan su agenda, cuanto más participen más se comprometerán a realizarla. Recuerda incluir tiempos de recreo y descanso y, sobre todo, no te la saltes. Los niños son muy buenos ejecutando rutinas y les ayuda a calmarse, ya que con la rutina eliminan la incertidumbre de conocer qué va a pasar.

Puede que te cueste un día o dos ponerles en marcha con la agenda, pero una vez hecho te ayudará a que funcione. Más vale invertir ese tiempo al principio que tener que estar luego todos los días luchando para conseguir que hagan algo, sea lo que sea.

Sé flexible y establece ciertas reglas que te ayuden. Por ejemplo, en mi caso si la puerta está cerrada tienen que llamar y si no les digo que pasen no entran. Con esto no me interrumpen si estoy en una videollamada. Es algo que han aceptado muy rápidamente y lo respetan. No te voy a decir que al principio no entraran en la habitación, pero se lo explicaba y no les atendía hasta que no lo hacían de la forma correcta.

Otro punto importante es la flexibilidad. Necesitan que les dediques tiempo, no te irrites ni te enfades, dedícales ese tiempo, hazles ver que tienen que seguir las reglas que habéis establecido juntos y luego continua con lo que estabais haciendo.

Ojo, esto no es la panacea, si tienes a tus hijos consentidos no te va a funcionar 😛

 

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Cómo se organiza el equipo


Ahora nos centramos en el trabajo con tu equipo. Estamos en condiciones ideales donde nadie te va a interrumpir, ¿qué necesitamos?

Lo primero que necesitamos es mantener el contacto con el resto de compañeros del equipo. Tenemos que estar en contacto evitando interrumpir constantemente, pero tenemos que estar en contacto. Como dice el dicho el roce hace el cariño y si no nos rozamos no nos querremos y nos importará un pimiento lo que les pase a los demás.

Ahora mismo en el equipo en el que estoy tenemos planificada una videollamada todos los días de unos 30 minutos. Algunos días hablamos todo el tiempo de trabajo y otros días hablamos de lo que nos pasa, cómo estamos o despotricamos de alguna situación general (del corona virus generalmente). Esto nos hace sentirnos como un equipo y seguir juntos aunque sea en la distancia. Es una práctica que debes llevar a cabo.

Si me sales con eso de que “no podemos todos los días porque debemos hacer XXXX”, no lo hagas todos los días, hazlo cada dos, pero hazlo.

Otro punto añadido es cuando los miembros de los equipos están en países con distintos husos horarios. Aquí la cosa se complica, pero hay que buscar un periodo de horas que sea compatible para todos, porque aunque esteis es husos horarios distintos, seguís teniendo la necesidad de rozaros.

 

Una franja de horas comunes


Estoy viene por lógica del punto anterior, si tenemos que trabajar juntos y cada uno tiene unos husos horarios distintos habrá que elegir entre todos un horario de trabajo para que los miembros del equipo puedan coincidir con los demás miembros. El objetivo es que si alguien necesita preguntar algo puede tener al resto de miembros del equipo disponibles para charlar por chat o video conferencia. Esto no significa que tengan que coincidir las 8h, pero si al menos es deseable que la mitad de la jornada se coincida.

Aquí cada caso es particular y tendrás que adaptarte en función de las circunstancias. La tecnología nos ayuda mucho, pero no sustituye, todavía, la interacción directa entre personas.

 

Mantén las costumbres


Uno de los errores más comunes es pensar que por estar en remoto, ya no puedes hacer las mismas cosas que hacías antes. En el caso de los paradigmas ágiles, hay gente que piensa que una retro no se puede realizar o una sprint review.

El hecho es que sí se pueden realizar. Hay herramientas específicas para realizar retros a distancia y muchos otras cosas más, pero incluso sin esas herramientas también puedes hacerlo sólo necesitas: establecer unos criterios para pedir la palabra (y no hablar todos a la vez) y preparar algún material gráfico compartiendo tu pantalla para facilitar la sesión.

Es más las sesiones en las que todo el mundo está online suelen tener algunas ventajas sobre las presenciales:

  • La gente respeta más los turnos siguiendo el método establecido
  • Personas introvertidas que normalmente se sienten cohibidas a la hora de hablar no tienen problema en hacerlo por video
  • Puedes grabar las sesiones para que todo el mundo las vea.

 

Repite las cosas


La mayor parte de la comunicación presencial se basa en nuestros gestos, nuestra entonación, la forma en la que nos movemos y actuamos a la vez que hablamos. En una video conferencia es difícil hacer notar todo esto, en una audio conferencia mucho más.

Por eso, la alternativa que tenemos es la de ser pesados, la de insistir, la de repetir las cosas más de lo que lo haríamos normalmente para que la gente lo entienda. Para ti puede estar claro, pero al otro lado de internet puede que se haya entrecortado el mensaje, puede que haya llegado notificación de un correo entrante o que estuviera atendiendo a un grito del vecino o, incluso peor, que haya entendido otra cosa totalmente distinta.

De ahí que tengamos repetir y además pedir confirmación de que se han enterado. No caigamos en la pregunta tipo”¿os habéis enterado? Porque ¿y si creen que se han enterado, pero realmente no lo han hecho?

Para ello suelo utilizar varias técnicas, una muy fácil es realizar un breve resumen al final de la reunión de los temas que hemos tratado y de quien se encarga de cada uno de ellos. También cuando repito el mensaje trato de utilizar otras palabras para que puedan entenderlo mejor o puedan darse cuenta de si no lo entendieron.

En ocasiones, si veo que la gente está un poco perdido, digo una estupidez, algo realmente tonto. Con ello, logro llamar su atención y entonces es cuando les digo el mensaje que quiero que entiendan de verdad. Algunas reuniones pueden ser duras en función del nivel de stress y cansancio acumulados, una estupidez sirve también para relajar el ambiente.

 

No crees reuniones sin ton ni son


Con el teletrabajo se corre el riesgo de creer que como estamos en casa estamos disponibles todo el tiempo, y esto no es así. Las reuniones están bien, pero durante ellas se organiza el trabajo o se aclaran cuestiones, pero el trabajo está sin hacer y hay que hacerlo.

Debes crear un calendario con los suficientes huecos y el suficiente espacio para que los miembros del equipo puedan desempeñar sus tareas. Por otro lado, psicológicamente tener que estar continuamente en reuniones empieza a crear una sensación de hastío que hace a la gente evadirse de la misma, aunque físicamente estén allí su mente está muy lejos.

Si eres sujeto pasivo de una sobredimensión de reuniones puedes utilizar alternativas para mejorar tu productividad personal como el Zero-based Calendar que te anima a reservar citas en tu calendario para ti mismo para trabajar en una determinada tareas o para pensar.

Sí, pensar, ese gran desconocido que todo el mundo te ruega que ejecutes, pero nadie te libera el tiempo necesario para hacerlo.

 

3
Cómo elergir las herramientas


Me hacen gracia esas personas que piensan que el teletrabajo es sólo cuestión de herramientas. De coger la primera que pase por allí, la primera que te recomienden y eso ya es teletrabajo. Vamos un cuento tecnológico donde todos fueron felices y comieron perdices.

Podríamos decir sin equivocarnos que el paso último debe ser elegir la herramienta. Primero debemos tener claro qué es lo que pretendemos y cómo nos vamos a organizar. No te quiero engañar, esto no suele suceder nunca así, suele ser un proceso iterativo de prueba y error, de recomendaciones que testeas y suena la flauta o no sirve para nada.

Pero con este proceso iterativo se llega a contar con un conjunto de herramientas necesarias que te son de utilidad. Herramientas que no te fallan y ese es el punto importante buscar la eficacia y la eficiencia. Muchas herramientas tienen buena prensa, pero luego en el día a día fallan demasiado.

Como este artículo está quedado digamos que un pelín detallado, vamos a dejar la lista de aplicaciones para un artículo posterior. Aquí me quedaré en darte algunas de las categorías de aplicaciones que deberías utilizar en teletrabajo:

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