Sep
12
2016

Plantilla para el Acta de Reunión #ProyectosLowCost

Cuando asistimos a una reunión, algunas personas llevan un cuaderno, otras un folio en blanco, otras un portátil, … En ellos tomamos ciertas notas que luego repasaremos convenientemente, para ver los acuerdos alcanzados, para ver los temas tratados, etc.

A las reuniones prefiero llevar mi portátil y un cuaderno. En el primero, abro un documento word o un nota de Evernote y recojo todo lo que hemos hablado. En el segundo tomo algún apunte rápido o algún dibujo. Luego lo vuelco a la plantilla, o a Evernote, con una foto.

Hacerlo de esta forma, me permite despegarme del papel y poder almacenar las notas en la carpeta del proyecto (en el caso de guardarlas en un Word) o consultarlas desde cualquier ordenador, o el móvil, si utilizo Evernote. Trabajar en la nube te permite que si luego vuelves a trabajar sobre la reunión y no encuentras el cuaderno, no pasa nada, la nube sale a tu rescate para consultarla allí donde estés.

 

Lo que vas a encontrar aquí


En este artículo vas a encontrar las siguientes secciones:

  • Instrucciones para completar convenientemente una acta de reunión. En este mismo artículo.
  • Plantilla para nota de Evernote del acta de reunión. Al final del artículo encontrarás el enlace para descargártela de forma gratuita.
  • Plantilla para documento del acta de reunión. Al final del artículo encontrarás el enlace para descargártela de forma gratuita.
calendario reuniones

 

Qué debe contener el acta de reunión


El contenido del acta de reunión debe contener tres bloques principales, cuatro, si me apuras. Con estos bloques puedes recoger todo lo que suceda en la reunión y todo lo que, posteriormente, necesitarás.

Los cuatro bloques son:

  • Bloque 1: Información. En esta sección iría la parte “administrativa” de la información de la reunión, es decir al asunto de la reunión, los asistentes, la fecha y la hora, etc.
  • Bloque 2: Asuntos tratados. Es una enumeración de los temas que se trataron detallando si se llegó a un acuerdo o simplemente se habló de ellos.
  • Bloque 3: Próximos pasos. Es casi tan importante como el anterior (realmente lo es más). Recoge todo aquello que se ha acordado realizar a partir de la reunión y quién lo hará.
  • Bloque 4: Notas personales. Son tus apreciaciones personales o notas mentales que no quieres olvidar relacionadas con la reunión, pero que son para tu uso personal exclusivo. Si tuvieramos que distribuir el acta de la reunión, esta parte no la enviaríamos.
  • Bloque 5: Preparación. Aquí irían las notas previas a la reunión que no quieres que se te olviden.

 

Bloque 1: Información


Aquí incluimos la información “administrativa” los datos de localización temporal y de asistentes de la reunión e incluso si sucedió alguna incidencia destacable.

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El principal uso es poder identificar convenientemente la reunión, su objetivo y el proyecto al que estaba asociada. La datos de los asistentes pueden parecer prescindibles, pero cuando pasen las semanas se irán borrando de nuestra mente. En más de una ocasión asisten personas que no estaban en la convocatoria y dejan de asistir otros que si lo estaban, de ahí la importancia de anotar quién asistió realmente.

En algunos casos, pocos, pero complicados, es necesario ser casi un notario y vale la pena invertir el tiempo en recabar todos los datos necesarios.

Esto también te permitirá un pequeño truco que te hará ahorrar tiempo. A la hora de tomar notas puedes asignar un número o nemotécnico a cada asistente de esta lista y luego lo referenciarás en el resto de secciones, haciendo así más rápida la toma de notas ya que no tendrás que incluir su nombre completo.

Información a recopilar:

  • Asunto. Cuál es el objetivo u objetivos de la reunión. Todas las reuniones deben tener definido al menos un objetivo. El objetivo es lo que le da el sentido a una reunión, es lo que se pretende con ella, a lo que se quiere dar respuesta. El asunto se habrá decidido antes del envío de la convocatoria de la reunión por lo que aquí simplemente debemos copiarlo.
  • Fecha y hora. No necesitas explicación. Si la reunión se retrasó indicaremos la hora final a la que comenzó y detallaremos el incidente. En algunas ocasiones se suele capturar la duración de la reunión. Es un dato opcional que dependerá de la utilidad que tenga para tí.
  • Proyecto. Si tienes varios proyectos y del propio asunto tratado no es fácil identificarlos, es de bastante ayuda ponerlo explícitamente.
  • Asistentes. Debemos detallar el nombre de cada una de los asistentes, la empresa/área de negocio a la que pertenecen y su forma de asistencia: teléfono, video, presencial.
    Dependiendo del tipo de reunión cada uno de los asistentes puede pertenecer a la misma empresa y, por tanto, puede que no tenga sentido indicar la empresa, pero sí el área al que pertenece.
    Cuando una persona pueda desempeñar varios roles dentro de la organización o en relación a la organización siempre debemos elegir el rol por el cual es convocado a la reunión y no otro.

 

Bloque 2: Temas tratados


Esta sección debe recoger todo aquello que se discutió en la reunión. Ten cuidado en esto porque no sólo debes recoger todo aquello que se acordó sino también aquello de lo que se habló y finalmente no hubo acuerdo. Dependiendo de la situación será necesario recoger quién puso de su parte y quién no, o, incluso, justificar si se hizo algo o no se hizo nada.

Otro punto que tienes que recordar es no utilizar los pronombres: él, ella, éste, aquél, … aunque queda reiterativo es mejor dejar claramente por escrito el nombre de la persona que hizo un comentario o incluyó un punto. A futuro, cuando la reunión no esté tan fresca en la mente o cuando el documento lo lean personas que no asistieron, esos pronombres pueden no estar tan claros o pueden interpretarse erróneamente. Pon el nombre de cada uno o por lo menos el área que hizo el comentario.

Información a recopilar:

  • Asunto tratado. Describir de forma concisa el tema que se trató y los argumentos expuestos si los hubo.
  • Conclusión. Indicar claramnente y de forma concisa la conclusión a la que se llegó en el tema tratado.
  • Quién lo dijo. En cada punto de los anteriores cuando las partes presentes en la reunión dijeran cuestiones diferentes habrá que recoger quién dijo qué.

Repetir tantas veces como sean necesarias.

 

Bloque 3: Próximos Pasos


Esta sección sirve como resumen a los puntos anteriores. La sección de Temas tratados pone en contexto y describe como se llegaron a las conclusiones que se enumeran en los próximos pasos. Cuando alguno de los asistentes quiere ver que tareas quedaron pendientes por hacer lo podrá comprobar aquí.
Rara vez termina una reunión sin dejar tareas pendientes, si fuera el caso, podrías dejar esta sección sin completar, pero analízalo fríamente y comprueba si realmente es así.

Información a recopilar:

  • Tarea. Descripción clara y concisa de la tarea que hay que realizar.
  • Responsable. Quién es el responsable de completar la tarea. En algunos casos se puede indicar más de un responsable, cuando deba ser completada entre varios.
  • Cuando. Fecha límite en la que la tarea debe estar finalizada y el producto de la misma, si lo hubiera, entregado.

 

Bloque 4: Notas Personales


Esta sección sirve para anotar todo aquello que te vino a la cabeza durante la reunión, pero que no debe ser compartido por los demás. Es información para tu uso personal, anotaciones de tareas a comprobar, tareas a realizar internas, tu impresión sobre uno de los interlocutores, … cualquier cosa que te imagines que no debas compartir con el resto de los asistentes.
Como te adelantaba, si debes compartir el acta con el resto de los asistentes esta parte debe ser omitida ya que es sólo para tí.
 

Información a recopilar:

  • Nota. Nota personal para que te acuerdes posteriormente.

 

Bloque 5: Preparación


Esta sección sirve para anotar todo aquello que necesites preparar con antelación a la reunión y no quieres que se te olvide. Pueden ser preguntas a realizar, argumentos a exponer, razones, motivos, todo aquello que se te ocurra previo a la reunión. Dependiendo del contenido de las notas podremos compartirlas o no.
 

Información a recopilar:

  • Nota. Nota personal para que te acuerdes durante la reunión.

 

Plantillas de reunión gratuitas


Aquí tienes los enlaces a las plantillas gratuitas y recuerda, si te ha gustado ¡compárte!:

Ahora a ponerlas en práctica en tus proyectos.

¿Añadirías algo?

 

Actualización


Añadida la Sección 5: Preparación gracias a los comentarios de Claudio y Moisés.

 

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7 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Hola, con respecto a la pregunta si agregaría algo, mi respuesta es si, si agregaría algo.

    1.- Realizar un breve resumen de la reunión anterior, según el acta.
    2.- verificar si se cerraron los temas tratados en la última reunión.

    Quizás colocarlo en el segundo bloque de tu doc hecho en Word.

    CS

    • OK, gracias por el aporte Claudio. Para intentar mantener la plantilla lo más general posible creo que esos dos puntos deberían incluirse como asuntos de la reunión y como bien indica serían los dos primeros puntos: resumir que se hizo en la última reunión y verificar los temas cerrados. Esto es útil en reuniones periódicas de seguimiento, pero puede haber otras reuniones puntuales por temas distintos que no tengan que revisar una reunión anterior.

      Pero tienes razón en que sería útil tener una sección donde incluir información de preparación de la reunión. Te sigo contestando en el comentario a Moisés.

      Lo dicho gracias por el aporte.

  • Coincido con Claudio, aunque al punto 1 que el propone yo le doy la orientación de antecedentes, es decir que es lo que ha dado lugar a la reunión.

    Y además al bloque 3 le añado, cuando es posible, la estimación del esfuerzo que llevará cada una las tareas propuestas.

    • Como le decía a Claudio serían para un tipo de reuniones en particular, de seguimiento, y serán prácticamente los primeros puntos del día. En cuanto a añadir el esfuerzo de las tareas, casi nunca he visto que se pueda dimensionar el esfuerzo dentro de una reunión, es más casi nunca ha importado la dimensión del esfuerzo como para ponerla explícitamente, pero si que ha importado el compromiso de la fecha.

      Generalmente, se necesitaría tiempo posterior a la reunión para poder dimensionar convenientemente el esfuerzo.

      Como le decía a Claudio, si he visto con vuestros comentarios la necesidad de una sección donde incluir notas de preparación de la reunión.

      Gracias por el aporte Moisés.

  • hola no puede acceder a los formatos , me puedes ayudar porfavor

    • Karla me puedes decir que es lo que te pasa para que no puedas acceder. Gracias

  • […] Plantillas de reunión gratuitas […]

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