Jul
4
2016

Minicurso Planificación 2: Cronograma, Gantt, PERT y cálculo del camino crítico

Continuamos con el minicurso sobre planificación de proyectos. Hoy vamos a tratar algunas de las técnicas más conocidas dentro de la planificación como son los cronogramas y en concreto algunas de sus representaciones más conocidas Gantt y PERT.

mi plan

 

¿Qué vamos a ver?


En la entrega de hoy del minicurso del curso de Planificación de proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:

  • 1. ¿Qué es un cronograma?
  • 2. El famoso Gantt
  • 3. PERT: Project Evaluation and Review Technique
  • 4. Cálculo del camino crítico
  • 5. Previendo lo imprevisto

 

1
 
¿Qué es un cronograma?


Si recuerdas la primera parte de este minicurso, hablábamos de como descomponíamos un proyecto en tareas. Cuando tomamos esas tareas, las ordenamos en el tiempo y le asignamos una fecha de inicio y una fecha de fin tenemos un cronograma.

Por tanto:

el cronograma nos da la dimensión temporal y de precedencia de las tareas de un proyecto.


Pulsa aquí para tuitear la frase

Es importante fiarse en la segunda parte de la definición de cronograma: precedencia.

Sí, casi tan importante como asignar unas fechas de inicio y de fin, es saber la dependencia de las tareas entre sí, qué tareas necesitan que otras se completen para poder iniciarse y, a la vez, que tareas no dependen de otras y pueden realizarse en paralelo.

Como puedes intuir, para poder construir nuestro cronograma necesitamos disponer de cierta información que nos habilite para completar adecuadamente las fechas de cada una de las tareas. Repasemos que necesitamos para poder realizar un cronograma con las garantías suficientes:

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  • La lista de tareas. Claramente necesitamos conocer cual es el listado de tareas que debemos planificar y debemos conocerlas con cierto detalle, para saber que necesidades e interrelaciones tendrán entre ellas.
  • Calendario de hitos del proyecto. Los hitos comprometidos del proyecto son la base para organizar las tareas entorno a ellos. Las tareas darán respuesta, crearan los productos o servicios comprometidos en cada hito. Serán las metas a cumplir con nuestras tareas.
  • Calendario del equipo del proyecto. La disponibilidad del equipo también nos determinará la precedencia de las tareas. Si todos los miembros del equipo del proyecto están ocupados realizando tareas, otras tareas, aunque pudieran realizarse en paralelo, tendrán que esperar.
  • Necesidades y disponibilidad de recursos. Al igual que el equipo, cualquier necesidad de recursos que tengamos para realizar una tarea nos influirá a la hora de construir nuestro cronograma. Debemos tener claras estas necesidades y la disponibilidad de los recursos antes de empezar a confeccionarlo.
  • Prevee lo imprevisto. Los riesgos hay que tenerlos en cuenta. Incluso si no hay ningún riesgo tenemos que tener una previsión por si acaso, por lo que pueda pasar, por lo que pueda suceder. Ya nos lo dice la ley de Murphy: si puede pasar algo malo, pasará algo peor.

 

2
 
El famoso Gantt


Si has llegado hasta aquí y me dices que no sabes que es un Gantt no me lo creo. Puede ser de la primeras imágenes que tiene cualquier director de proyecto al comenzar su formación o casi que cualquier miembro del equipo: ésta es nuestra planificación aquí tenéis el diagrama de Gantt.

Lo curioso del caso es que se creó hace más de un siglo y aún continuamos usándolo. El diagrama recibe el nombre de su creador Henry Laurence Gantt que lo desarrolló entre 1910 y 1915 como un representación gráfica del cronograma de un proyecto.

El Gantt nos permite, sobre todo, visualizar fácilmente la carga de trabajo para el proyecto durante el tiempo, ya que para un día concreto del plan, podemos ver de forma gráfica todas las tareas que se estarán ejecutando en dicho momento.

Cuando una tarea depende de la conclusión de una anterior para su inicio se representa gráficamente con una flecha.

Una de las facilidades que aportar el diagrama Gantt en la agrupación de tareas relacionadas en grupos mayores para mostrar de forma sencilla la planificación.

Generalmente, suele mostrarse unos bloques destacados en un color o diseño diferente, que agrupan a conjuntos de tareas relacionadas y cuya fecha de comienzo coincide con la fecha de inicio de la tarea del grupo que comienza antes y la fecha de fin coincide con la fecha de finalización de la última tarea del grupo.

Claramente cada grupo de tareas comenzará tan pronto como lo haga la primera de sus tareas y terminará tan tarde como lo haga la última de sus tareas.

Esta representación gráfica nos permite simplificar la visualización de la planificación del proyecto mostrando únicamente los bloques que agrupan tareas relacionadas y vemos de forma rápida la planificación global del proyecto.

Existen muchas soluciones software para generar un diagrama de Gantt, no en vano es una de los diagramas más extendidos en la gestión de proyectos. Uno de los más famosos es el conocido Microsoft Project aunque su facilidad de uso, su usabilidad, en muchas ocasiones deja que desear.

También tienes opciones gratuitas como por ejemplo ésta que te proponíamos nosotros para crearte tu propio Gantt en una hoja de cálculo.

 

3
 
PERT: Project Evaluation and Review Technique


Es una técnica similar al método del camino crítico (CPM de Critical Path Method) que veremos a continuación. Nos permite representar de forma gráfica, en una malla, las relaciones de las tareas entre sí. Surgió casi al mismo tiempo que el CPM y desde entonces se utiliza ampliamente.

En el PERT no se aplican fechas de inicio ni fechas de fin, sino que vamos colocando las tareas en función de sus dependencias con otras, es decir a la izquierda las tareas que deben ejecutarse antes y a la derecha aquellas que deben esperar a que otras se hayan completado.

Como veremos, en lo básico, la técnica es muy similar al CPM y no en vano demuestran que fueron desarrolladas al mismo tiempo.

 

4
 
El camino crítico

El camino crítico, o ruta crítica, define el conjunto mínimo de tareas que dependen unas de la finalización de las otras, en las que cualquier retraso que afecta a alguna de ellas impacta directamente en la fecha de finalización del proyecto.

Es una forma de decir que determinar la ruta crítica (el camino crítico) nos permitirá conocer cuanto tardaremos, como mínimo, en terminar el proyecto. En menos de lo que tarden esas tareas en completarse no podremos finalizar nuestro proyecto.

Seguramente te suenen las siglas de CPM o Critical Path Method es un método desarrollado en 1957 para calcular dicho camino. A grandes rasgos los pasos del método son:

  • Identificar todas las actividades
  • Construir una red, teniendo en cuenta todas las dependencias
  • Analizar para encontrar la ruta crítica

Tomando como punto de partida la lista de tareas y siguiendo el acuerdo de representar con una flecha la dependencia entre tareas, vamos creando una malla de tareas unidas a través de flechas. En este escenario se presentan distintas rutas de tareas encadenadas entre sí, es decir tareas que no pueden comenzar hasta que finalice la precedente y ésta a su vez no puede comenzar hasta que no termine otra anterior, etc. etc. etc.

De esta forma podemos observar que se van creando distintos caminos o rutas críticas con distintas dimensiones. La mayor de todas ellas, que será la que nos determine la duración del proceso, será la conocida como la ruta critica o el camino crítico. Todas las demás serán caminos o rutas subcríticas.

Un importante resultado de este punto es que al venir determinada la duración mínima del proyecto por la ruta crítica, el resto de rutas subcríticas dispone de un colchón de tiempo para ejecutarse que viene determinado por la diferencia de su duración con respecto a la duración de la ruta crítica. Dicho de otra forma una ruta subcrítica podrá retrasarse en su ejecución en el tiempo, sin influir en la fecha final del proyecto, tanto como la diferencia de su duración con respecto a la duración de la ruta crítica.

Dato muy interesante ya que nos da cierto margen de maniobra en esas rutas subcríticas.

¿Y en la ruta crítica nos podremos retrasar?

Si, claro que sí, en muchos proyectos sucede, pero esto impactará directamente en la duración final del proyecto, es decir lo retrasará.

¿A que ahora entiendes mejor el nombre de ruta crítica?

 

5
 
Previendo lo imprevisto


Te puede sonar gracioso, pero no lo es. Muchos riesgos son identificables, se pueden describir, se puede predecir, incluso determinar con cierto grado de acierto cuando impactarán en el proyecto, pero muchos otros están escondidos, ni si quiera sabemos que nos pueden afectar o que existen y, por ello, son los más peligrosos.

Es una cosa que hay que mantener en la mente cada vez que realicemos una planificación. Revisar los riesgos, enumerarlos, revisar proyectos similares en nuestra organización para ver cuales fueron los riesgos que acontecieron y, al final, cuando lo tengamos todo calculado preveer lo imprevisto.

Mucha gente lo suele llamara de forma técnica “añade un colchón de horas por si acaso”, llámalo como quieras, lo que tienes que tener presente es que si quieres que tu proyecto no sea un fracaso, puedes estar seguro o segura de que alguna situación inesperada acontecerá. La probabilidad de que aparezca es directamente proporcional al tamaño de tu proyecto, es decir cuanto más grande sea tu proyecto, más probabilidad tendrás de que pase algo no previsto. Está claro que cuanto más grande sea más cosas le puede afectar y le pueden suceder.

Si en la misma aplicación puedes aunar tus tareas, un Gantt y una gestión de riegos pues mejor que mejor.

Espero que te haya gustado esta segunda entrega del minicurso sobre Planificación de Proyectos.

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