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2016
Los 7 Miedos que más aterrorizan a un Director de Proyectos
Léelo aprox. en 6:45 minutos.
Los Directores y las directoras de proyecto son excepcionales en su trabajo, se esfuerzan mucho, son valientes, pero como seres humanos que son tienen miedos. En concreto, vamos a tratar los 7 miedos que más nos atemorizan, ¿te atreves a verlos?
Si me dices que no es el que ocupa el primer puesto no te creo. Todos tenemos esa idea en nuestro cerebro, incrustada. Hacer esto, ¿es lo correcto, será lo contrario? Es lo que yo creo, pero… ¿será lo mejor en esta situación?
Me quedo con la frase de Peter Drucker la Mejor decisión es la correcta, la segunda mejor la incorrecta y la peor…. Y es que hay que tomar una decisión, si se pudiera vivir sin decidir seríamos esclavos de lo que pensaran otros. Es el precio de ser libres ¡decidir! y hay que asumir que el coste de tomar una decisión es la responsabilidad de asumir las consecuencias.
Pon todo tu conocimiento, toda tu experiencia, tu saber hacer, tus horas de entrenamiento al servicio de tomar la mejor decisión posible, pero no te obsesiones, ya que irá en tu contra. En algunas ocasiones tomar la mejor decisión no está en nuestra mano, ya que no contamos con todos los datos, con toda la información, nos ocultan algo o la situación cambia al poco tiempo.
La vida es así, aceptémoslo y tomemos decisiones.
El ser humano es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra, busca ser la excepción y aprende de tus decisiones y de su resultado.
La próxima vez lo harás mejor.
¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
Te lo reconozco, es uno de mis NO favoritos. Cada vez que escucho el sí, pero me pongo a temblar. Algunas veces tras horas o días de reuniones argumentando, contra argumentando, te llegan con un “sí, pero…”. Normalmente este Sí, pero lleva más trabajo en la parte del “pero” que en la parte de “Sí”. Suele ser una pesadilla, algo que nos sueltan como si fuera una minucia, una insignificancia y nada más lejos de la realidad.
Lo mejor en estos casos es separar las cuestiones.
El “Sí” es una cosa y el “pero” lo tratamos aparte. Separarlos te dará mayor capacidad de maniobra y permitirá justificarlos por diferentes caminos, como opciones distintas, sin dependencia. Te permitirá mantener lo que te has currado hasta el momento y empezar a discutir lo que se muestra como nuevo.
Sé lo que me vas a decir, no es fácil, sobre todo, porque la otra parte cuando te lo ofrece como un 2X1 es porque conoce que ahí es donde radica su fuerza para convencerte en tenerlos como un pack.
Nadie dijo que fuera fácil… keep fighting!
El cambio es nuestro amigo y todos, como directores de proyecto, estamos preparados para él. Pero me refiero a ese tipo de cambios. Sí, ese tipo de cambios que llega en el último momento, en un momento inadecuado, vamos en el peor momento. Por ejemplo, que se acorten los plazos, que se cambie el alcance, disculpa que no te avisara de que faltan 4 productos más por entregar, etc.
Más de una vez he visto (y sufrido) que se ha acortado el plazo y se ha aumentado el alcance en el mismo momento. Eso sí, no se ha aumentado el presupuesto ni modificado el equipo, entonces… ¿cómo lo hacemos?
Sigo pensando que muchos patrocinadores y muchos clientes creen en la magia… pero en la que tenemos los directores de proyecto. Si es que al final vamos a ser superhéroes.
Te puedes reír si quieres, pero es de las peores cosas que puede hacer el equipo: decir a todo que sí. Te pongo un ejemplo. ¿Quereis comer pizza? Sí ¿Quereis comer angulas? Sí ¿Quereis jamón ibérico? Sí ¿Quereis hamburguesa de establecimiento de comida rápida? Sí.
Si no lo ves con este ejemplo, no te preocupes, te pongo un ejemplo con un proyecto.
- ¿Tendremos la nueva funcionalidad hecha el viernes? Sí.
- Ah, tenemos que tenerla hecha y configurada con el otro sistema ¿Lo tendremos el viernes? Sí
- El informe anual pormenorizado de 40 páginas con 18 gráficos también lo debemos tener el viernes ¿Estará? Sí
- El jueves. Todavía no veo nada terminado ¿vamos a entregar en plazo? Sí
- El viernes. ¿Donde están las cosas para probarlas? ¿Todo está sin terminar? Sí
Que te digan que todo va bien, que lo tienen a tiempo, que sí que sí y cuando llega el momento, resulta que es que no. Si alguien te contesta lo que quieres escuchar, no puedes quedarte tranquilo. Hay que estar encima, revisar, comprobar, cerciorarse, para ver que realmente las cosas van como tienen que ir.
Puede que en los Síes que lanza el equipo no haya maldad ni malicia, puede que fuera su intención entregar a tiempo, pero no fueron objetivos con el volumen del trabajo. Esto es cosa de dos, ellos no deben decirte que sí a todo y tú no debes aceptar que te lo digan. Debes exigir análisis de la situación y una respuesta honesta.
¡Pelea por ella!
Casi que entraría dentro del terror a los cambios, pero es un caso especial que merece la pena tratarlo individualmente. Tienes un proyecto con todas las restricciones que estamos viendo: presupuesto ajustado, te asignan al proyecto avanzada la planificación, pero todo sin hacer, y las personas que te asignan son junior. Te quejas y de pronto te asignan al señor lobo de tu empresa para ayudarte.
Claro, es el señor lobo, te quedas relajado al instante.
Te centras en la gestión del proyecto y al señor lobo le dejas el desarrollo. Sabe coordinarse con el resto del equipo, sabe formar a los junior, les dedica tiempo a ellos y al proyecto, despliega su know-how, pero de pronto, sin preaviso, sin insinuarlo, tal como vino…
Y claro es que siendo el señor lobo sólo puede dedicarse a apagar incendios. E incendios hay muchos.
Así que toca remangarse y pelearse por todo de nuevo.
Esa frase tan cómica de Además de tu proyecto te tienes que encargar de una cosa pequeñita, es una cosa muy fácil muy sencilla, es otro de los terrores que nos acechan. Esa cosa sencilla y simple, puede ocultar detrás todo el horror de Mordor completo. De pequeñas cosas sencillas para hacer en los huecos de tu proyecto actual, se podrían escribir auténticos tratados de como se complicaron y como se enrevesaron.
Todos pensamos que lo mejor es que nos dejen tranquilos gestionar nuestro proyecto, que podamos desplegar nuestra capacidad contactando con el cliente, distribuyendo el trabajo al equipo, actualizando el seguimiento con mimo, pero nada más.
Cuando nos cargan con otras tareas que nos complican la gestión, nos están complicando el día a día y la calidad de las dos entregas.
Si el cambio es la base de todos los miedos, la duda es el paraguas que los acoge a todos, los baña por igual y nos cubre con ese amargor de pensar si lo estaremos haciendo bien.
Desde la toma de la más mínima decisión hasta las reacciones del cliente, pasando por la satisfacción del patrocinador, dudaremos de todo, dudaremos hasta de lo que tenemos más claro.
Para esto pocas recetas globales que funcionen para todos se pueden dar, salvo que confíes en tus capacidades y en como te desenvolviste con anterioridad.
Pero atención, no te confíes, como reza la publicidad de muchos bancos sobre sus depósitos a plazo: “rentabilidades pasadas no aseguran rentabilidades futuras”.
¿Crees que queda algún miedo en el tintero que tengamos que destacar?
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8. La colaboración insuficiente del destinatario
Hau al menos tres casos:
1. El irresponsable, que considera que el resultado se lo deben dar hecho, por tanto no participa en la elaboración del plan de proyecto, te niega los recursos so pretexto de que es tu proyecto, y aparece solo para exigir resultados.
Este es un riesgo que se debe intentar detectar cuanto antes para promover concienciación de la propia responsabilidad y en caso negativo abortar, pero a veces están bien camuflados.
2. El apagafuegos, que aun reconociendo la necesidad de dedicar recursos al proyecto, siempre tiene un fuego que apagar y necesita los recursos, lo cual no le impide quejarse de lo mal que va le proyecto. Suele coincidir con perfiles de conducta que siempre encuentran una excusa, por tanto no ponen remedio y recaen en lo mismo.
Este caso no debería ocurrir si se incluye estimación del esfuerzo del destinatario y se consigue su compromiso con la dotación de recursos, pero ocurre.
3. El saboteador infiltrado que suele ser el resultado de una resistencia al cambio o incluso un temor a perder el puesto de trabajo.
Se encarga de retrasar todo lo que puede, se le olvida su participación, se queja….
Gracias por al aporte Moisés. Muy bueno!
Muy buen artículo, Julian !!
Solo creo extrañar a uno, que en ocasiones engloba a todos los otros: “TE PRESENTO A…” se trata del último stakeholder que suele aparecer casi al término del proyecto, y que por diversos motivos (viaje, desinformación, azar) no había podido involucrarse antes, llegando justo para corroborar que los plazos son inamovibles, pero que al revisar el alcance detecta que no estaba todo lo correcto que se necesitaba…
Hay que ajustar expectativas, entregables, equipos, darle un par de vueltas al proyecto y finalizar en 2 semanas con todo (incluyendo iteración interna de ajuste, que toma 5 días)… o sea, las 2 semanas tampoco son dos; el stakeholder en realidad entendía que siempre estuvo considerada la iteración en la entrega, así que el plazo para reaccionar es solo de 1 semana… // – Pero, estoy seguro que saldrá todo impecable, verdad? Suerte!!
Gracias Miguel Ángel me da que con vuestras aportaciones voy a tener que publicar la segunda parte del artículo 😉
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