TICcionario: ¿Qué es una matriz RACI y cómo usarla?

¿Sabes qué es una matriz RACI? ¿Sabes qué significan la “R”, la “A”, la “C” y la “I”? ¿No? ¿Tienes dudas? Pues vamos a despejarlas de una vez por todas para que sepas para que sirve una matriz RACI y como completarla.

Para que te hagas una idea de la dificultad tras la matriz RACI, te puedo asegurar que cada vez que he utilizado la matriz RACI en un proyecto he tenido que explicar el significado de cada sigla al resto de personas del equipo y aún así había gente que decidía utilizarlas de otra forma.

A ver si este artículo sirve para aclarar el significado de RACI de una vez por todas.

La matriz RACI es también conocida como matriz de responsabilidades porque sirve para establecer las responsabilidades de cada actor que participa en una tarea.

La matriz se construye con una tabla donde por filas tenemos tareas y por columnas actores.

En la intersección de cada fila con cada columna vamos colocando la responsabilidad de cada uno de estos roles: “R”, “A”, “C” o “I”.

Aquí tienes un ejemplo de Matriz RACI:

Veamos ahora el significado de las siglas y aquí es importante que pongas atención en la descripción de los roles y en una palabra que puede llevar a confusión: “Responsable”.

• “R” – Responsable del inglés Responsabile. Es el rol encargado de realizar la tarea. Hay que tener cuidado que en este caso responsable significa responsable de realizar el trabajo no que sea el que tiene capacidad de decidir cuando está completo o no. Esta capacidad pertenece a otro rol.
• “A” – Aprobador del inglés Accountable y algunas veces Approver. Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable. Realmente sería el responsable de certificar que la tarea se ha realizado, de ahí su nombre.
• “C” – Consultado del inglés Consulted. Son aquellas personas que son consultadas sobre la cuestión, personas a las cuales se les pregunta su opinión sobre algún aspecto de la tarea ya bien sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la materia.
• “I” – Informado del inglés Informed. Son aquellas personas a las que hay que mantener informadas sobre la evolución de la tarea. Lo más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea pero dependiendo del rol y de la implicación pueden solicitar que se les informe de la evolución.

Las pongo en un epígrafe a parte porque siempre hay discusiones para pasarlas por alto. Estas reglas hay que cumplirlas:

• Al menos debe haber un Responsable dentro de una matriz RACI.
• Sí, aunque te cueste creerlo sólo puede haber un Aprobador por tarea dentro de la matriz RACI.
• Puedes incluir tantos Responsables, Informados y Consultados como necesites.

La matriz RACI es la forma más común de matriz de responsabilidades pero existen más variantes que pueden resultarte de utilidad dependiendo de la ocasión.

Las más interesantes son:

Matriz RASCI. Los roles “R”, “A”, “C” e “I” son los mismos que hemos definido más arriba y se añade uno más, “S” Soporte del inglés Support. Es un rol que da soporte para completar la tarea encomendada al Responsable. Este rol ayuda a realizar la tarea.

Matriz RASI. Siguiendo el rol introducido en el caso anterior y si nadie va a ser consultado la matriz RACI puede verse transformada en una matriz RASI, es decir habrán actores que den soporte al desarrollo de la tarea.

Matriz RACIQ. Se añade la participación de un equipo de revisión de Calidad (Q del inglés Quality) para hacer revisión de la tarea.

 
Espero haberte aclarado las dudas que tuvieras sobre las matrices RACI y sus variantes y si no siempre tendrás los comentarios.