Jul
29
2015

Productividad Personal: Técnica Pomodoro

Parece evidente que no por trabajar más horas al año se consigue mayor productividad. Desde Alemania existen fuertes corrientes de opinión sobre que los griegos no trabajan lo suficiente, pero según los datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), resulta que en Grecia se trabajan 2.042 horas al año y en Alemania 1.371, casi un 50% de diferencia a favor de los griegos.

Por el contrario, si miramos los datos de productividad la clasificación de un vuelco en cuanto a los países que lideran esta clasificación. La productividad por hora trabajada en Alemania es el doble que en Grecia.

 

Técnica Pomodoro
Técnica Pomodoro

 

¿Qué podemos hacer nosotros?


Mirar los datos macro económicos de cada país nos puede hacer perder el foco y buscar miles de excusas en los gobiernos de cada una de las regiones, así que empecemos por nosotros mismos. ¿Qué técnicas puedo utilizar para optimizar mi trabajo?

 

Pomodoro


La técnica Pomodoro nos ayuda a la gestión del tiempo y mejorar nuestra productividad personal. Se basa en establecer sesiones cortas de tiempo (25 minutos) de alta intensidad separadas por descansos periódicos.

Trabajar de esta manera nos permite mantener una alta concentración durante más tiempo a lo largo del día, poniendo el foco en actividades concretas, reduciendo las interrupciones.

 

Pasos que debemos seguir


Son fundamentales las etapas de Planificación, Ejecución, Descanso y Revisión.

 

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1.- Planificación


Cuando tengo muchas tareas pendientes de realizar suelo escribirlas a mano es una hoja de papel, aunque para actividades más extensas (por ejemplo escribir mi primer libro) utilizo una herramienta software para incluir en el tablero todos los capítulos que voy a desarrollar.
Todos estos elementos pendientes forman parte de mi backlog personal.

Una de las características de esta lista es que ninguna actividad tiene una estimación de duración inicial, eso no es lo importante. Lo único que necesito saber es lo que voy a hacer, el alcance de mi proyecto (Planificación del alcance).

Algunas actividades pueden tener restricciones en cuanto a su fecha de finalización (urgencia) y algún comentario sobre su importancia, que me sirven para poner orden en la ejecución.

 

2.- Ejecución


Una vez que decidimos la actividad que vamos a desarrollar nos debemos centrar exclusivamente en esa actividad. Ya comentamos hace unos días que ni tu mismo te crees que puedes hacer dos cosas a la vez.

El método Pomodoro indica que deben ser bloques de tiempo fijo de 25 minutos, pero desde mi punto de vista esto no es lo realmente importante. Mi recomendación es que no duren más de 45-50 minutos, ni menos de 10 minutos. Esto nos ofrece suficiente flexibilidad para realizar nuestras actividades y se consiguen los objetivos de mantener constante la motivación y evitar las distracciones.

Mi recomendación es que antes de iniciar una actividad, cierra el correo, pon en silencio el móvil, cierra todas las pestañas del navegador, pon un cartel en tu silla para que nadie te moleste. (Si me llamáis en este momento, os devolveré la llamada en el siguiente tiempo de descanso).

Pomodoro: descansa antes de que el agotamiento llame a tu puerta


Pulsa aquí para tuitear la frase

 

3.- Descanso


Una vez finalizado un bloque de tiempo es necesario descansar la mente, durante 3 o 4 minutos. Te levantas, estiras las piernas, miras por la ventana… una pequeña pausa antes de iniciar el siguiente “pomodoro”.
Cada 4 “pomodoros” la pausa será un poco mayor (15-20 minutos).

Yo aprovecho estos momentos para abrir el correo, leer los mensajes del teléfono (es tan inteligente que guarda los mensajes y no es necesario contestarlos al instante). En lugar de estar haciendo una actividad y pararme cada vez que tengo una interrupción de alguien las concentro y las atiendo en estos bloques de descanso.

¿Si tu jefe te pide algo súper urgente? Como la forma de comunicación de mi jefe es por correo, al tener el correo cerrado no me puede interrumpir en los bloques de ejecución :). ¿Realmente pasan cosas tan urgentes todos los días que no pueden esperar 20 0 25 minutos?

 

4.- Revisión


Es un proceso de recuperar lecciones aprendidas, nos sirve para agrupar actividades que llevan poco tiempo o que no nos consumen mucha energía, ni es necesaria una concentración excesiva, por lo que pueden agruparse en un mismo “pomodoro”.

 

Beneficios


La técnica Pomodoro a mi me ayuda a tener claro el alcance, tener claro todas las actividades que debo realizar, a minimizar las interrupciones y a mantener un alto nivel de actividad a lo largo del día sin que me explote la cabeza.

Desde el punto de vista estricto no aplico la técnica Pomodoro al 100% porque mis bloques de tiempo no son tan fijos, pero creo que trabajar así hace demasiado inflexible el método.

 

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2 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Hace unos años lo conoci y comenze a usarlo con una pequeña aplicacion para windows, luego deje de usarla y se volvio natural, y que luego de cierto lapso de tiempo en un mismo tema, camino, me acerco a un balcon o ventanal en caso haya, y luego regreso a mi tema o incluso cambiar de tema, y asi no solo mantenerme en un solo tema varias horas 🙂

    • La técnica Pomodoro tiene definidos un proceso, pero para mi la importancia está en descansar antes de que el agotamiento llame a tu puerta.

      Gracias Eugenio por comentar. Los descansos que comentas son muy buenos y recomendados para cuidar tu vista.

      Salu2
      Pablo

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