Comenzamos este minicurso sobre Gestión de Proyectos por el principio, por algo que llevas utilizando durante bastante tiempo pero quizás nunca hayas visto su definición.
En la entrega de hoy del minicurso de Dirección de Proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:
No sé si alguna vez te has parado a ver cual es la definición de Proyecto o eres de los que piensa que eso lo sabe todo el mundo: “¿Cómo no voy a saber qué es un proyecto? ¡Si he trabajado en miles!”
Pues me lo pones fácil.
Dímelo.
¿Cómo se define un proyecto?
Si no lo tienes tan claro o prefieres que yo te dé una definición creo que lo mejor es irnos a los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas y comparemos la definición en cada una de ellas.
Proyecto (según PMI)
“Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”
Proyecto (según PRINCE2)
“Una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos de negocio de acuerdo a un caso de negocio acordado.”
Proyecto (según IPMA)
“Es una operación restringida en tiempo y coste para realizar un conjunto de entregables definidos (el alcance para completar los objetivos del proyecto) según unos estándares de calidad y unos requisitos .”
Pues ahora si que lo tenemos bastante claro ya que las definiciones son coincidentes.
Podemos decir que:
Hay que quedarse con las principales características:
Ya hemos visto que es un Proyecto pero generalmente también vemos otra palabra asociada a Proyectos que parece de definición escurridiza y es el Programa.
Podemos tener la intuición de que un programa es una asociación de Proyectos, pero ¿ya está? ¿sin más? ¿no hay ninguna relación entre ellos?
Vamos a ver las definiciones de cada una de los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas.
Programa (según PMI)
“Es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.”
Programa (según PRINCE2)
“Una estructura de organización flexible temporal creada para coordinar, dirigir y supervisar la aplicación de un conjunto de proyectos y actividades relacionadas con el fin de obtener resultados y beneficios relacionados con objetivos estratégicos de la organización.”
Programa (según IPMA)
“Consiste en un conjunto de proyectos relacionados y los cambios organizativos necesarios para alcanzar un objetivo estratégico y lograr los beneficios de negocio definidos.”
Como has podido ver la definición en cada caso es similar, pudiendo extraer las siguientes características de un programa:
Generalmente una de las dificultades que se suele presentar cuando hablamos de Proyectos, Programas y Portafolios, es la diferencia entre un Programa y un Portafolio.
¿Son lo mismo?
¿No son lo mismo?
¿Qué les diferencia?
Vamos a ver primero la definición de Portfolio en los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidos.
Portafolio (según PMI)
“Consiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos.”
Portafolio (según PRINCE2)
“Todos los programas y proyectos independientes que están siendo llevandos a cabo por una organización, un grupo de organizaciones, o una unidad organizativa.”
Portafolio (según IPMA)
“Es un conjunto de proyectos y/o programas, que no están necesariamente relacionados, reunidos para mejorar el control, la coordinación y la optimización de la cartera en su totalidad.”
Aquí el consenso es mayor que en las anteriores definiciones.
Podemos ver que un portafolio comparte las siguientes características:
Una tercera característica sería que se obtiene un beneficio estratégico, ya sea directo o indirecto.
PMI explícitamente cita que el portafolio se orienta para alcanzar los objetivos estratégicos.
En PRINCE2 e IPMA no se indica explícitamente pero implícitamente los Proyectos y Programas se desarrollan para alcanzar los objetivos estratégicos por lo que también se orienta a ello.
Tenemos nuestro proyecto listo pero ahora nos surge una duda, ¿cómo organizo el trabajo a realizar dentro del proyecto?
En tareas.
Está claro que la únidad mínima (o casi mínima) que podemos encontrar en un proyecto serán las tareas que iremos realizando pero hasta llegar a las tareas no está mal realizar una análisis que nos permita tenerlas a todas localizadas y que nos permita localizarlas a todas.
Una técnica que viene en nuestra ayuda es la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) (a veces en español se ve referida como Estructura de Descomposición de Trabajo) o también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure (WBS). .
Quédate con la idea que transmite, es una estructura que vamos diseñando conforme vamos desglosando, descomponiendo, subdividiendo los entregables del proyecto en unidades menores.
El EDT nos ayuda a representar los entregables que recoge el alcance del proyecto (sus componentes) y una vez detectados, nos permite identificar las tareas necesarias para realizar dichos entregables (y componentes).
Como ves:
Para saber qué tenemos que hacer, deberemos tomar la lista de nuestras tareas obtenidas con ayuda del EDT generado y organizarlas en el tiempo, confeccionando, por ejemplo un diagrama Gantt.
Para ello ten en cuenta los siguientes aspectos:
Cuando concluyamos nuestro diagrama Gantt tendremos una visión de la planificación de nuestro proyecto incluyendo las tareas a realizar para completar los entregables.
Hemos descrito unas herramientas para gestionar las necesidades de una organización, de una empresa.
¿Cómo debe utilizar los proyectos, programas, portafolios para conseguir sus objetivos estratégicos?
Veamos un ejemplo.
Una vez la organización tenga claras sus necesidades estratégicas puede crear un portafolio para el año en curso que permita integrar todas las iniciativas que establezca.
En dicho portafolio se irán creando todos los proyectos y programas necesarios teniendo en cuenta que:
Todo esto nos permite aplicar distintas metodologías, modelos, mejores prácticas disponibles en el mercado para obtener un mayor aprovechamiento de los recursos, minimizar el esfuerzo y obtener un menor tiempo de ejecución.
Espero que te haya gustado esta primera entrega del minicurso sobre Gestión de Proyectos.
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