Nov
3
2014

Ébola en España: 7 Lecciones para un Director de Proyectos Primerizo

Los acontecimientos que han ido sucediendo tras el caso del primer contagio de Ébola fuera de África, ocurrido en España, es un caso de estudio perfecto para un director o directora de proyectos primerizo: dejame que te lo muestre.

Conforme han ido sucediendo los acontecimientos en este primer contagio en Europa del virus del Ébola, he ido observando como el caso es una descripción casi perfecta de una mala gestión, podríamos decir que un ejemplo clásico de lo que mal empieza, mal acaba y en este caso no tener éxito en el proyecto podría haber significado el contagio de una enfermedad mortal en un núcleo de población muy grande: un RIESGO EXTREMADAMENTE CRÍTICO.

ébola
Imagen original del CDC Global

He estado dudando entre publicar este artículo o no, ya que es un tema muy sensible pero creo que la didáctica del caso, ya que todos lo conocemos y lo hemos podido seguir en las noticias, hacen necesario que lo trate.

Así cada uno, en su caso, puede extraer las consecuencias y las lecciones aprendidas que le ayuden a mejorar y sobre todos aquellos que estén comenzando pueden ver un buen puñado de buenas lecciones que grabarse a fuego a partir de ahora.

 

Lección 1ª: La Responsabilidad, ¡Es sólo tuya!


Permíteme esta pequeña reflexión. En un proyecto, en una empresa, en una asociación, en una ONG, en una relación, … la responsabilidad es del que está a la cabeza.

Podemos llamarle como queramos: dueño, jefe, director, gestor, responsable, lider, ¡elige tú! pero si tú eres el que está al frente: lo bueno y lo malo es tuyo.

Imagen de Ryan McGuire
Imagen de Ryan McGuire

Dicho esto, la responsabilidad de los fallos de un colectivo, de un grupo, de un equipo tiene dos vertientes:

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¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
¡Las quiero!
  • La Primera hacia dentro, es una vertiente interna saber donde estuvo el fallo, qué, quién y bajo que circunstancias lo provocó pero con el único objetivo de corregirlo y que no vuelva a suceder más, es decir aprendizaje y mejora contínua.

    Todo lo demás, castigos, etc. olvídate, salvo que el fallo venga por una falta de actitud

  • La Segunda hacia fuera, es una vertiente externa quién se hace responsable del error de cara al cliente, de cara a los interesados (stakeholders), de cara a todos los demás que no son el equipo.

    Para mí esto está muy claro, el máximo responsable es el que está al frente da igual que se llame ministro, consejero, secretario, dueño, jefe, director, gestor, líder o delegado, si estás al frente tuya es la responsabilidad máxima, todo lo demás es no hacer bien tu trabajo y escurrir el bulto.

Si eres consejero de sanidad y falla alguien de tu equipo, ¡la culpa es tuya!

Ser un director de proyecto es una responsabilidad grande y esa responsabilidad no es transitiva y se le “pasa” a quién falla y nos deja a nosotros limpios de toda culpa.

El error no es transitivo, No se lo puedes pasar a alguien del equipo y tú quedar limpio


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Si tú eres el director del proyecto y alguien de tu equipo comete un error: la culpa es tuya, el responsable eres tú, ¡Tú te has equivocado!

Esto nos lo ha enseñado el consejero de sanidad de la comunidad de madrid con unos comentarios desacertados sobre la auxiliar de enfermería.

No hace falta hacer un máster para ponerse el traje

Sí, forma parte de su equipo, porque él es el máximo responsable de la sanidad en Madrid y no es de recibo echarle las culpas a una persona suya frente al cliente (todos los madrileños y españoles por extensión) ya que el responsable último es él.

¿Nos va a importar a nadie (como clientes) que se echen unos a otros la culpa (equipo del proyecto)?

Esto sólo empeorará la percepción que tenemos del problema.

 

Lección 2ª: La Comunicación, ¡No hables más de la cuenta!


Cuando comunicas, eres el Director del Proyecto no una Persona. No me estoy refiriendo a que te hayas convertido en un robot sino que tus opiniones, tus comentarios son los del director del proyecto no pueden ser tomados en cuenta como si fueras una persona más.

Imagen de JuergenGER
Imagen de JuergenGER

¿De verdad pensaba que diciendo esto de “es un pensamiento mío personal” arreglaba algo? ¿Tú lo piensas? ¿Arreglaría algo con tu cliente?

La respuesta es NO.

Bueno la respuesta es NO, lo empeora.

Mira el comentario del consejero de sanidad sobre la auxiliar de enfermería:

Esto es de mi cosecha, pero no descarto que nos pudo haber estado mintiendo

Si tu comentario no va a mejorar el silencio, ¡No lo rompas!


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Lección 3ª: La Comunicación, ¡No hables antes de tiempo!


Asegurar algo cuando no estás seguro es una mala opción. Intentar comunicar datos parciales cuando todavía no has terminado la investigación puede crear unas falsas expectativas en los clientes que a la postre sean malas para tí.

Imagen de Katie Tegtmeyer
Imagen de Katie Tegtmeyer

Se extrae del comentario anterior.

¿Y si luego se demuestra que no mintió?

¿Qué pasaría?

Ahórrate ese comentario, que no te lleva a ningún sitio, la opción correcta cuando tu cliente te pregunte es:

Estamos investigando, en cuanto sepamos algo te lo comunicaremos a tí el primero


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Lección 4ª: El Equipo, ¡Gana y atesora su Confianza!


Puedes tardar años en ganar la confianza del equipo para perderla en una única acción. Si el equipo no tiene confianza en tí no irá a contarte los problemas que tiene, no dirá sus inquietudes, no aportará valor, actuará reactivamente y sólo bajo tu presión.

Imagen de niekverlaan
Imagen de niekverlaan

En este caso presuntamente (y digo presuntamente porque la investigación no está cerrada) la auxiliar de enfermería podría haber omitido decir, en algún momento, que había estado en contacto con un enfermo de Ébola, presuntamente se lo ocultó a la médico de atención primaria que la atendió o puede que no fuera relevante según el protocolo.

Podemos pensar que el fallo en este caso es únicamente de ella por no contarlo pero hay que rodear a nuestro equipo de un ambiente que fomente compartir los problemas sabiendo que no habrá represalias ni castigos a cambio, así facilitamos que cuenten sin miedo los fallos que han cometido y esto nos permite actuar antes, corregirlos antes, minimizar antes los efectos adversos y tomar lecciones aprendidas para la siguiente ocasión.

La gente se equivoca y tiene miedo de decirlo. Hay que dar confianza para que lo cuenten


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Lección 5ª:Las Herramientas, las Mejores Prácticas, los Procesos no sin infalibles: Los Protocolos tampoco


Los Protocolos no son infalibles, ni inmutables, ni mágicos. Un protocolo, y sobre todo un protocolo del que depende la expansión de una pandemia o no, debe revisarse constantemente, tanto con simulacros como en los momentos reales que puedas.

Imagen de Doctor Rose
Imagen de Doctor Rose

En el caso del Ébola se pudo haber probado con los dos enfermos pero el protocolo no se puso en tela de juicio hasta que un error en el mismo contagió a Teresa.

El protocolo español proponía un control pasivo por parte de los profesionales que habían estado en contacto con enfermos de ébola, tomándose la temperatura ellos mismos para comprobar si alcanzaban los 38’6º, cosa que difiere del protocolo internacional que aplica con cualquier temperatura que suponga fiebre.

Cuando la auxiliar de enfermería llama al 112 para indicar que sus síntomas no son sólo fiebre y que ha estado en contacto con enfermos de ébola, el protocolo del 112 desestima que sea un contagio por esta enfermedad y mandan un médico a su casa sin protección especial. El médico la envía al hospital para unas pruebas y al no estar elevada la alarma por ébola la ambulancia acude sin equipo especial para enfermedades infecciosas.

En el hospital deciden aislarla por sus antecedentes y tras dar positivo en ébola en dos análisis, ella se entera por la prensa.

La ambulancia no se desinfectó hasta 12 horas después, 7 personas pasaron por ella.

Ya hablábamos de la mejora contínua como una de las bases del Lean Manufacturing pero vemos que es algo vital estemos donde estemos.

Te recomiendo que leas este artículo de Alfonso Domínguez que lo explica de una manera genial y clara El simulacro del Ébola en Egggpaña

 

Lección 6ª: Nunca, nunca, nunca, nunca te olvides de los Riesgos


Un problema grande y con un riesgo importante exige un buen plan de mitigación del riesgo. Un problema es algo que ocurriendo tiene una cosecuencias mayores o menores para tu empresa, proyecto, personas, etc. Si ocurre tendrás esas consecuencias por lo que en el único punto que puedes actuar es en que no ocurra.

Imagen de Simon
Imagen de Simon

El riesgo es la posibilidad de que el problema ocurra y eso de actuar para que el riesgo del problema no ocurra se llama mitigación del riesgo.

Si tienes un proyecto debes identificar los problemas y valorar los riegos y por supuesto exponer medidas que los mitiguen y establecer planes de contingencia por si sucedieran.

Si en este caso es vital saber colocarse el traje y aunque no sea necesario tener un master para colocárselo: ¿Por qué nadie supervisó la operación de puesta y retirada del traje? ¿No minimizaría esto el riesgo de que un contagio ocurriera? ¿No estaba establecido en el protocolo?

 

Lección 7ª: Formación Contínua


Decidir a priori si un curso de 20 minutos es suficiente o no para aprender a colocarse el traje o si deberían haber recibido más formación sobre la enfermedad a la que se enfrentaban no tiene mucho sentido, pero ahora viendo el problema que ha surgido y el riesgo para todos que se ha planteado está claro que la formación no fue suficiente. Un juzgado está estudiando el caso después de una denuncia.

Imagen de Hans
Imagen de Hans

Como dijo el consejero, podemos decir que no hacía falta un master pero está claro que no era suficiente puesto que la persona que tenía que realizar las funciones cometió un error, y dudo mucho que fuera por negligencia.

La formación no sobra pero parece que siempre lo hace.

Cualquier excusa es válida para no formar a la gente: coste, tiempo, dudosos beneficios,…

La formación para el equipo es igual que el aceite para la maquinaria permite que el equipo dé lo mejor de sí


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¿Ves alguna leccción más que aprender?

 

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12 Comentarios+ Escribir Comentario

  • ¡Excelente artículo!

    El caso del ébola en España está sirviendo como ejemplo paradigmático de lo que podríamos llamar una chapuza desde todos los puntos de vista. A mí, por ejemplo, me sirvió de guion para introducir lo que son los riesgos, su probabilidad y su aceptabilidad. Desde el misionero que decide arriesgar su vida por los demás (consciente de que puede contraer una enfermedad como el ébola), a la enfermera, que también sabe el riesgo y lo acepta, pero asume que es menor por los SUPUESTOS medios a su alcance. Hasta el pobre perro de ésta última, que es imposible que conozca ese riesgo, pero termina siendo sacrifficado.

    Si me pinchais un poco, lo publico antes de lo previsto 🙂

    Como conclusión, un comentario muy inteligente a un comentario que dejé en el blog de #Jerby sobre el tema (http://ratonblogger.com/2014/10/23/ebola/):

    Como diría Marx (Groucho): La gestión del ébola en España puede que no sea del todo inútil; todavía puede servir de mal ejemplo.

    ¡Un abrazo!
    Ángel

    • El comentario es de enmarcar, ¡me encanta!

      Por cierto si no lo has hecho ya te recomiendo que leas el articulo que recomiendo dentro de este artículo (valgan las varias redundancias) de Alfonso Domínguez muy buen y en un tono genial.

      Pues espero tu artículo con ganas porque la situación da para analizarla desde mucho puntos de vista, y como decía en el artículo, es muy didáctica porque todos la hemos vivido en directo.

      Gracias Ángel.

      Un abrazo.

  • Ángel, gracias por la mención.

    Lo que sí ha quedado claro es que para ser consejero de salud de la Comunidad de Madrid parece que no hace falta tener un máster…

    • #Jerby esa es otra frase para enmarcar y posiblemente fuera más necesario contar con un master para ser Consejero de salud que para ponerse un traje.

      Gracias por la reflexión

  • Muy interesante y didáctico el artículo estimado Julián. Es bastante motivador apreciar como los conceptos muy bien aprendidos nos pueden ayudar a dar muchas (y muy buenas) lecturas de acontecimientos tan diversos como lo ocurrido en España a propósito del virús en mención.
    Gracias por compartir tan valioso artículo; quedo atento a tus próximas publicaciones.
    Exitos! y saludos a la comunidad entera!

    • Gracias a ti por leerlo y comentar Bruno!

      Podemos aprender de todo lo que sucede a nuestro alrededor sólo tenemos que estar atentos!

  • No tengo palabras, sencillamente me ha encantado!!!

    • Me alegro de que te haya encantado Teresa.

      Muchas gracias por tu comentario

  • Muy bien. Excelente

  • Julian, os leo (laboratorioti) a menudo en detalle, aunque siempre reviso vuestros posts y correos. Pero este se me había pasado y creo que has dado realmente en el clavo. Me ha hecho recapacitar sobre alguna situacion vivida en proyectos pasados. Gracias.

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