Mar
21
2013

Controlar la Comunicación es Clave para tener Éxito en un Proyecto

hablar

Imagen de iprole.


Una de las principales causas de retraso en los hitos de un Proyecto son los problemas relacionados con la Comunicación.



Dentro de la comunicación nos podemos encontrar muchos tipos de problema.



En general este tipo de situaciones se repiten en muchas organizaciones y aquellas en las que se ve menos incidencia de las mismas es más debido a la pericia de sus Gestores que a una cultura general dentro de la propia organización, de ahí que debamos conocer los problemas e intentar solucionarlos por nuestra cuenta.



Líneas de Comunicación

Uno de los más frecuentes es el Establecimiento de excesivas líneas de comunicación. Cuantos más interlocutores se definan más tiempo llevará que hablen entre sí y más tiempo aún que se pongan de acuerdo.
Las jornadas de reunión pueden ser maratonianas e incluso cubrirse alguna sin llegar a acuerdo.

Puedes ver algunos consejos de cómo optimizar tus reuniones en estos dos artículos:

Para poder delimitar las lineas de comunicación debemos tener claramente definido el organigrama del Proyecto y delegar la responsabilidad de la tareas que incluyan una interacción social a cada uno de sus responsables.

Con demasiada frecuencia se puede observar como acuden a tratar asuntos de bajo nivel a varios superiores jerárquicos los cuales desconocen la cuestión y ralentizan la toma de decisiones ya que debe informárseles de todo de nuevo: limita los asistentes!



Comprensión del Interlocutor

Otro de los grandes problemas de comunicación es que el interlocutor no entiende lo mismo que nosotros estamos intentado transmitir. Hay que procurar establecer un acuse de recibo con la otra parte cuando hables con ella para que así sepas que realmente ha entendido lo que querias.

Puedes utilizar preguntas cortas para confirmar que entendió alguna parte de la conversación o repetir lo mismo con otras palabras para ver si sigue entendiéndolo.

Una de las técnicas que utilizo, sobre todo en cursos de formación/capacitación, es decir intencionadamente algo al revés de como lo he explicado para ver si los asistentes se dan cuenta del error. Si no se dan cuenta es señal de que no han entendido nada.

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Puedes ver los problemas que se pueden establecer en la comprensión cuando se comunican los requisitos de usuario en el articulo Las 5 Realidades de los Requisitos de Usuario que un Jefe de Proyecto debe conocer (NICAS)



Estilo

Otro problema que puede influir de forma negativa en la comunicación de un proyecto es no cuidar el estilo de comunicación: la “etiqueta”. En general suele pasar más en la transmisión escrita: email, mensajería instantánea, etc.

Frecuentemente cometemos ciertos deslices cuando nos referimos a otros que pueden crear una impresión negativa en la otra parte y ponerla a la defensiva e incluso en nuestra contra.

Si enviamos a un implicado (stakeholder) un correo como éste:

“ERES EL UNICO QUE NO NOS HA ENVIADO RESPUESTA. ENVIANOS TU APROBACION”

Probablemente el implicado se enfadará y conseguiremos que o bien no nos envíe la aprobación o bien no colabore a partir de entonces con nuestro proyecto (o incluso las dos cosas).

Si en cambio le escribimos un correo como el siguiente:

“Buenos días,

Alfredo, he estado revisando las aprobaciones que teníamos pendientes y he comprobado que únicamente nos resta la tuya para poder continuar con el desarrollo de esta parte.
Por favor, indicame si puedo ayudarte o facilitarte de alguna manera la aprobación de dicho documento.

Gracias por adelantado.

Saludos, Julián.”

Con estas formas, estará mucho más receptivo a contestar, de hecho nosotros le ofrecemos nuestra ayuda no le estamos recriminando que nos conteste.

Eso si, otra cuestión sería que no nos contestara …

Simples reglas de cosas a recordar:

  • No escribir sólo en mayúsculas. Escribir en mayúsculas es similar a gritar en una conversación hablada.
  • Comenzar por: Buenos días, Buenas tardes, Hola, …
  • Finalizar con: Saludos, Saludos cordiales, Un saludo, Abrazos, Un abrazo, Atentamente, …
  • Si solicitamos algo usar: Por favor y dar las Gracias. Como dice la vieja frase: lo cortés no quita lo valiente. No cuesta nada y conseguimos mucho a cambio.
  • Evitar ser negativo en las expresiones. Todos los mensajes deben ser optimistas.
  • Utilizar los nombres de las personas. Incluir el nombre de nuestro interlocutor y firmar con el nuestro establece una relación de cercanía: no somos cosas que se comunican somos personas.



¿Has detectado alguno de estos problemas de comunicación dentro de tu organización?

 

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3 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Hola Juián,

    El tema de la comunicación es por sí mismo muy interesante, y tiene muchas facetas. Aquí cubres dos aspectos: el fondo y la forma.

    En mi opinión, y respecto al fondo, creo que se debe tender a una democratización de la misma. La comunicación vertical debe ser superada por modelos en los que todo el mundo esté accesible a todo el mundo, y de manera sencilla. En este sentido las redes sociales corporativas van a marcar un antes y un después en la comunicación. Y esto no quita para que haya filtros y niveles de confidencialidad. Simplemente que las cortapisas no se deban a la jerarquía.

    Por otro lado están las formas. Aunque en el artículo das muy buenos consejos, me permito recomendar el libro 50 Scientifically Proven Ways to be Persuasive, de Robert Cialdini, uno de los gurús de la persuasión de nuestros días.

    Gracias y enhorabuena por el artículo!
    Ángel

    • Como bien dices Ángel, tendemos a la democratización de las comunicaciones a todos los niveles aunque mi plantemiento va en la línea de que cuando tenemos que tomar decisiones no podemos hacer confluir demasiados “opinadores” porque entonces el proceso de toma de decisiones puede eternizarse.
      Eso si en un periodo previo, digamos “toma de requisitos”, el democratizar la accesibilidad a los comentarios nos puede hacer recopilar mejores ideas e incluso tener presentes algunos problemas que no hubieran tenido en cuenta sólo 1 o 2 personas.

      En cuanto a tus recomendaciones bibliográficas, ya sabes que las tenemos siempre muy bien en cuenta 😉

      Gracias por aportar y compartir!

      Saludos.

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