Mar
7
2013

Organización de un Fin de Semana con Amigos desde la Perspectiva de un Jefe de Proyecto (Project Manager)

amigos

Imagen de andreyutzu.


La organización de un fin de semana con amigos tiene mucha relación con las labores que desempeña un Jefe de Proyecto (Project Manager) en sus tareas diarias.

Pensemos en un fin de semana que quedamos con nuestros amigos para ir a un pueblecito a pasar dos días a una casa rural.

Un fin de semana donde no debe faltar ni la comida ni la bebida y que asistirán parejas sin hijos, parejas con hijos, niños de diversas edades.



¿Qué relación tiene esto con un Jefe de Proyecto?



Recogida de requisitos y necesidades.

El primer paso es el de alinear a todos los interesados en quedar para poner en común las necesidades. Pulsando la idea de fin de semana de cada uno así como sus preferencias en cuanto al lugar de destino y el presupuesto a invertir.



Gestión de los Interesados (Stakeholders).

Ante todo la primera labor del Jefe de Proyecto en la organización de un fin de semana con amigos es obtener el consenso en la fecha en la que se realizará la quedada.
Una vez haya obtenido dicha fecha, deberá conseguir que todos lleguen a un acuerdo sobre el pueblo/ciudad a visitar y la casa donde quedarse esos días. Para ello, deberá conocer los gustos y las restricciones de cada amigo para poder mostrar las opciones más adecuadas y conseguir que cedan en sus posiciones en aras de conseguir un consenso.



Planificación.

Una vez establecida la fecha y el lugar, el Jefe de Proyecto deberá planificar el presupuesto a gastar y la parte correspondiente a cada uno de los asistentes teniendo en cuenta la previsión para el alquiler de la casa y la compra de comida, de bebida, etc.
Por otro lado deberá detallar la relación de los productos a comprar, quiénes serán los encargados de realizar la compra, cuando la realizarán, quienes la almacenarán y quienes la transportarán el fin de semana.



Gestión de Proveedores.

Una vez elegida la casa en la que se desarrollará la quedada, el Jefe de Proyecto tendrá que iniciar los contactos con el proveedor de la misma para cerrar una reserva en las fechas seleccionadas, cerrando precio, localización, utensilios y enseres disponibles en la casa, etc. y la forma de entrega de llaves.



Cierre del Presupuesto.

Procederá a cerrar el presupuesto incluyendo el precio final de la casa y el valor de la compra de los productos determinados en la lista.



Gestión del Equipo del Proyecto.

Deberá controlar a las personas encargadas de la compra, el almacenamiento y transporte de la comida y la bebida hasta la casa elegida para que no haya ningún desvío de la planificación aprobada.
El día de inicio deberá tener cerrado con los asistentes el plan de viaje con las horas de salida y llegada de cada uno para coordinarlo con la recogida de llaves con el proveedor de la casa y que nadie se encuentre sin acceso a la vivienda.
También deberá tutelar para que se realice un reparto justo de las habitaciones disponibles y que no exista una discriminación hacia ninguno de los asistentes.



Gestión de Riesgos.

En todo momento debe evaluar y disponer de alternativas para los imprevistos que puedan surgir: alguién que no llegue, algo de las provisiones que falte, conflictos entre los miembros del equipo, etc.
Debe evitar que se produzcan deterioros en la casa.
Debe preveer los imprevistos.



Cierre del Proyecto.

Una vez finalizada las compras y con el coste real del presupuesto cerrado, debe ajustar las cantidades aportadas por cada uno de los asistentes, remitir a cada uno una copia de los entregables:presupuesto,facturas,etc. y disfrutar del fin de semana.
Reflexionar sobre las lecciones aprendidas, aunque nos pueda llevar a determinar que no queremos gestionar más proyectos como éste.



¿Utilizas tus dotes como Jefe de Proyecto en la organización de fines de semana con tus amigos?

ACTUALIZACION: Siguiendo la sugerencia de Ángel Gavín en los comentarios añado reflexionar sobre las lecciones aprendidas en el Cierre del Proyecto.

 

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16 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Muy bueno el post, claro, sencillo y didáctico
    Gracias

  • Original tu artículo, admirable las personas que fácilmente asimilan quehaceres y ocupaciones de tu vida profesional como es la dirección de proyecto a una tarea doméstica y cotidiana como lo referido en el post.

    Muy chulo..

    • Gracias, muchas personas pueden hablar de “deformación profesional” pero es cierto que muchas veces podemos aprovechar nuestras habilidades profesionales en entorno personales.

      Saludos.

  • Muy bueno Julián.

    Por aportar algo, yo en el cierre de proyecto añadiría el reflexionar sobre las lecciones aprendidas para futuras ocasiones.

    Saludos,
    Ángel

    • Gracias Ángel, acabo de añadir tu sugerencia como actualización al post.

      Saludos.

      • Gracias a ti por tenerla en cuenta … y por la referencia (¡no hacía falta!)

  • Interesante la aplicación de conceptos desde el punto de vista “académico” sin embargo yo dejaría este tipo de actividades personales algo más al azar.

  • Hola Julián, es interesante cuando todo lo de nosotro gira en torno a los proyectos, Gracias.

    • Gracias a ti Alexander por comentar.
      Al final casi todo lo podemos enfocar desde el punto de vista de un trabajo determinado en el tiempo que entrega un producto o un servicio: un proyecto.

  • Muy buen post, la verdad es que es así. Hace unos días planifique un viaje y me siento muy identificada con el post.
    Con el tiempo te das cuenta que muchas cosas de la vida cotidiana las manejas como un Proyecto.

    • Al final podemos decir que la vida está compuesta de proyectos!

      Gracias por tu aporte Florencia.

      Un saludo.

  • Julián, mi experiencia me dice que precisamente los amigos, en este tipo de proyectos, son los stakeholders más exigentes del mundo… Y ya los niños ni hablamos…
    Encantada con la lectura. Muy ameno. Gracias!

    • Efectivamente coincido contigo Susana, no hay interesados más exigentes que los amigos, bueno si los niños 🙂
      A los niños habría que dedicarle una serie completa de gestión de proyectos de alto riesgo 😉

      Gracias a ti por seguirnos, leernos y comentar!

  • Deberías tener a mano el proceso de cambios, es muy probable que algún amigo o tú mismo como jefe de proyectos no quiera volver! También que centro médico cercano tienes pre los posibles excesos que se produzcan en bebida y comida.
    Muy didáctico tu post.
    Saludos

    • Gracias por los aportes Marcelona, lo añadiré al plan de proyecto 😉

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