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2018
PM²: Todo sobre la Metodología Open PM² para la Dirección de Proyectos de la Comunidad Europea
Léelo aprox. en 9:54 minutos.
Recientemente se ha realizado la presentación de una nueva metodología de Dirección de Proyectos. Una metodología que pretender ser Abierta a todos y de uso en todas las relaciones con la Unión Europea. Por tanto, es un buen momento para saber todo sobre ella y conocer así que podemos esperar de esta nueva metodología para nuestros proyectos.
PM² es Project Management Methodology o, lo que es lo mismo, Metodología de Dirección de Proyectos. Es una metodología que ha sido desarrollada por la Comisión Europea. Su objetivo es proporcionar una herramienta a los directores y directoras de proyecto para que puedan entregar a sus organizaciones todos los beneficios de una gestión efectiva del trabajo de los proyectos.
Como te comentaba, al ser una metodología promovida por la Unión Europea, su principal impulso ha sido satisfacer las necesidades de las instituciones y proyectos de la propia Unión Europea y facilitar la gestión del ciclo de vida completo de dichos proyectos.
Su propósito se resume en el eslogan de “Una Metodología de Dirección de Proyectos común para todas las Instituciones, Estados Miembros, Proveedores y Ciudadanos de la Unión Europea”
Esta metodología de dirección de proyectos se focaliza en habilitarnos con las siguientes cuestiones, nada desdeñables:
- Una estructura para la gobernanza del proyecto
- Unas directrices para los procesos
- Plantillas para los artefactos utilizados
- Unas directrices para el uso de los artefactos
- Un conjunto de mindset efectivos
Pero antes de avanzar más en PM² vamos a ver como define lo más básico…
¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
Aquí no te voy a descubrir nada nuevo, la definición de proyectos en PM² tiene una forma similar a como se define en otras metodologías/mejores prácticas como Pmbok, PRINCE2 o IPMA un proyecto es:
Una estructura organizacional temporal que es establecida para crear un producto único o un servicio (salida) cumpliendo ciertas restricciones como tiempo, coste y calidad.
En este punto PM² hace hincapié en que un proyecto o, mejor dicho, a través de un proyecto se obtienen una serie de entregables (productos o servicios), con los cuales se alcanzan unos resultados y estos resultados permitirán obtener unos beneficios medibles.
De forma similar a proyecto aparece el concepto de Project Support Office (PSO) o, en español, Oficina de Soporte a Proyectos o, como la conocemos de otra forma, una PMO. Entre las funciones de la PSO encontramos:
- Ofrecer soporte administrativo, asistencia y formación a los Directores de Proyecto.
- Recopilar, analizar y reportar la información de progreso de los proyectos.
- Asistir utilizando un PMIS (Project Management Information System), la programación de los proyectos, planificación de recursos y coordinación.
- Mantener un repositorio centralizado (de documentos de proyectos, riesgos, lecciones aprendidas).
- Coordinar las actividades de gestión de la configuración y de aseguramiento de la calidad.
- Monitorizar el uso de los estándares de la organización y las directrices de la metodología.
- Adaptar la metodología de Dirección de Proyectos a las mejores prácticas nuevas y ayudar a los equipos de proyecto a implementarlas con efectividad en sus proyectos.
Es la forma de definir los fundamentos de la metodología según los propios creadores. De forma gráfica se ve cuales son sus bases, sus pilares y el techo a alcanzar.
La base son las mejores prácticas del mercado que sustentan 4 pilares fundamentales: Gobierno, Ciclo de Vida, Procesos y Artefactos, todos ellos integrados a través de la mentalidades (mindsets). En la imagen lo verás mejor:
El ciclo de vida definido en PM² va desde la inception (el origen del proyecto) hasta el cierre del mismo y se define con 4 Fases: Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre. Además existe una acción, no calificada como Fase, que es transversal a las 4 fases y es la Monitorización y Control donde se revisa que todo vaya como se espera y se identifican acciones correctivas si son necesarias.
Esta identificación de procesos es muy similar a la que se realiza en el Pmbok, aunque se añade una aceptación explícita de los resultados de cada fase en forma de hitos.
Al final de cada fase se establece lo que se conoce como Phase Gate o Hitos de fase. El proyecto pasa por un hito de aprobación que lo lleva a cabo el Project Steering Committee (PSC) o Comité Directivo del Proyecto, que tiene la potesta de aprobarlo o rechazarlo.
Estos hitos de fase son:
- RfP (Ready for Planning). Listo para planificar.
- RfE (Ready for Executing). Listo para Ejecutar.
- RfC (Ready for Closing). Listo para Cerrar.
La fase de inicio contempla la definición de los resultados deseados, la definición del caso de negocio (business case), el establecimiento del alcance del proyecto y todo lo necesario para que el proyecto pueda comenzar de una manera satisfactoria.
Se incluye la creación de forma secuencial, y en este orden, de la solicitud de iniciación del proyecto, la creación del caso de negocio y la del acta de constitución del proyecto (project charter).
En esta fase se asigna el equipo del proyecto (denominado Project Core Team, PCT) y se elaboran el alcance y el plan de trabajo. Aquí se comienza también la definición del Project Handbook o Manual del Proyecto, donde se describe la aproximación de gestión que se hará del proyecto. También se realizará una reunión de lanzamiento de la fase de planificación, se terminará la identificación de los interesados (stakeholders) completando la matriz de interesados, se creará el Plan de Trabajo del Proyecto conteniendo el WBS/EDT, Cronogramas y Costes y se crearán otros planes importantes como el plan de gestión de las comunicaciones, el plan de transición y el plan de implementación de negocio.
Esta fase se encarga principalmente de la coordinación de la ejecución de los planes del proyecto. Es la fase donde el equipo del proyecto produce los entregables definidos en los objetivos.
Se inicia con una reunión de lanzamiento de la ejecución del proyecto, se distribuye información según se define en el plan de comunicaciones, se realizan las actividades de aseguramiento de la calidad definidas en el Plan de Aseguramiento de la Calidad, se coordina el trabajo del proyecto, las personas y los recursos necesarios, resolviendo los conflictos y los problemas que surjan. Los entregables se realizarán conforme está definido en el Plan de Aceptación de Entregables.
La monitorización consiste en medir todas las actividades del proyecto que se están realizando y monitorizar las variables del proyecto (coste, tiempo y esfuerzo) con respecto a los planes.
La parte de control es relativa a identificar las acciones correctivas necesarias para corregir las desviaciones con respecto a los planes, así como asegurar el correcto tratamiento de riesgos e incidencias.
En esta fase los entregables terminados son transferidos al Dueño del Producto, Project Owner (PO), y el proyecto se cierra de forma administrativa.
La reunión con la que se inicia esta fase es la Reunión de Revisión de Fin de Proyecto. En esta reunión no sólo se revisan los entregables sino que se muestra datos del desempeño del proyecto así como lecciones aprendidas. El director de proyecto debe asegurarse que los entregables son aceptados formalmente y de que toda la documentación del proyecto es archivada convenientemente.
Los mindset, o mentalidades ,son las actitudes y comportamientos que ayudan a los equipos de proyecto a determinar que es lo realmente importante para alcanzar los objetivos del proyecto. Proporcionan un conjunto de creencias y valores para todos los practicantes de PM². Los mindsets son:
- Ayudar a los equipos de proyecto a lidiar con la complejidad de la realidad de los proyectos.
- Ayudar a los equipos de proyecto a posicionar y reposicionar los objetivos de la dirección del proyecto en un contexto organizacional más amplio.
- Recordar a los equipos de proyecto que es lo importante para el éxito del proyecto.
- Son recordatorios útiles de las actitudes y comportamientos efectivos.
La última parte que vamos a ver son los roles. Una cuestión curiosa e interesante en PM² es la definición de los roles. No se queda únicamente en la descripción de los roles tal cual, sino que los distribuye por distintas bandas o capas que resultan interesantes a la hora de la gestión real de un proyecto.
Estos niveles son:
- Business Governing Layer. Es el nivel que determina la visión y la estrategia de la organización completa.
- Steering Layer. Es el nivel directivo del proyecto provee dirección y guía para mantenerse enfocados en los objetivos.
- Directing Layer. Es el nivel que moviliza los recursos necesarios y controla el desempeño del proyecto. Se guía por el caso de negocio.
- Managing Layer. Es el nivel de gestión. Se focaliza en el día a día, organizar, monitorizar y controlar el trabajo producido y los entregables.
- Performing Layer. Es el nivel que realiza el trabajo.
Otro aspecto interesante es la división entre el peticionario del proyecto y el proveedor del proyecto. Muchas organizaciones funcionan a través de un modelo de outsourcing que suele no estar representado directamente en otros metodologías o lo está a alto nivel. En PM² claramente se muestran los roles de la organización que solicita el proyecto y los roles de quién provee el proyecto. Aunque en algunos casos pueden ser la misma.
- Product Owner (PO). Es el rol clave en la toma de decisiones y es el responsable principal del éxito del proyecto.
- Solution Provider (SP). Asume toda la responsabilidad de los entregables del proyecto.
- Business Manager (BM). Representa al Product Owner en las tareas diarias dentro del proyecto y colabora de forma estrecha con el Project Manager (PM).
- Project Manager (PM). Dirige el proyecto diariamente y es el responsable de la calidad de la entrega del producto dentro de las restricciones establecidas.
- Business Implementation Group (BIG). Son representantes de negocio y de grupos de usuarios. Son los responsables de los cambios que son necesarios acometer por la organización para una integración efectiva de los entregables del proyecto en el desempeño diario.
- User Representative (UR). Representan los intereses de los usuarios finales del proyecto. Forman parte de los BIG.
- Project Core Team (PCT). Son los roles especialistas responsables de crear los entregables del proyecto. Entre ellos se incluyen los:
- Contractor’s Project Manager (CPM). Lidera al personal del proveedor dentro del proyecto
- Assistant Project Manager (APM). En proyectos grandes asume parte de las tareas de un PM.
- Project Support Team (PST). Dan soporte al proyecto. Pueden ser:
- Project Support Office (PSO). Da soporte al PM y al PCT
- Project Quality Assurance (PQA). Asegura la mayor calidad en el proyecto y sus entregables, de forma independiente al PM.
Si te has quedado con ganas de más, de hincarle al diente a PM² te dejo a continuación los enlaces para conseguir más información.
Si quieres acceso al material que tienen disponible el link de acceso es https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2_en
En este otro enlace podrás encontrar el acceso a la comunidad https://joinup.ec.europa.eu/collection/open-pm2-project-management-methodology
Bueno y ahora sólo me queda desearte que aprendas de esta metodología cosas buenas para tus proyectos.
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Me parece un método interesante para gestionar proyectos. Parece más sencillo que PMBOK que es un poco engorroso de entender y aplicar con tantas fases. ¿Cual te parece más sencillo y práctico?
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