Mar
19
2018

5 Consejos para escribir un email ¡y que te lo lean!

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No importa que quieras hacer un envio masivo de emails o que vayas a contestar un único email, lo importante es saber redactarlo para que te lo lean. ¿Cuales son las claves? ¿Qué debe contener? ¿Cómo transmitir el mensaje?

Todavía recuerdo el primer consejo que me dieron la primera vez que empecé a trabajar: “Nadie lee un correo de más de 3 líneas”. Y es verdad, es cierto, lo he comprobado nadie los lee o casi nadie.

¿Y como hacer para que te lean un correo de más de 3 líneas? Pues aquí algunos consejos.

email

 

Lo primero lo que quieres que hagan los demás


Cuando tengas que redactar un correo explicando un análisis y dar una conclusión o una acción a tomar ¡hazlo al revés! Yo suelo comenzar con algo del tipo “Después del análisis la acción a realizar es…” o “Tenemos que hacer tal…” y luego incluyo “el detalle de porqué hay que hacerlo se puede ver a continuación…” Con esto consigo los dos propósitos.

El primero que lean la conclusión, que es lo que me interesa principalmente y el segundo que si alguien quiere saber el detalle de cómo llegué a la misma puede tener acceso al mismo.

Otro dato importante es…

 

Indicar quién tiene que hacer qué


En ocasiones he pecado de ingenuo al pensar que estaba claro quién tenía que hacer qué o, mejor dicho, que estaba clara la responsabilidad de cada uno. Utilizaba impersonales del tipo “Debe cambiarse…” o “Tarea que debe realizase”.

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Esto no sirve de nada.

Siempre que haya una tarea hay que indicar un encargado o una encargada de realizarla y tenemos que indicarlo claramente. Evitemos que la ambigüedad permita que la tarea se quede sin realizar.

 

Diseña tu correo


Hay un viejo lema (si se puede decir esto en el mundo del blogging) el cual afirma que los post se diseñan no se escriben. Estoy bastante de acuerdo y aplica también al email.

Diseñar un email permite que sea fácilmente digerible por la vista y facilite su lectura: encabezados, negritas, subrayados, numeraciones, …

Todo con gusto y en su justa medida.

Nuestro objetivo es facilitar la lectura, procurar que la persona que lo reciba no se pueda resistir a leer nuestro correo de principio a fin. Como si estuviéramos dando los trazos de un cuadro.

Además el diseño nos permite también tener una visión más clara sobre la cuestión de la que estamos hablando y aquí entra en juego otro punto importante el orden de los temas.

 

Comienza creando un índice y desarróllalo luego


A veces recibo correos de gente que se remite ideas en varios puntos del mismo. Correos en que mezclan las conclusiones, que me hacen leer el correo 3 veces para poder entender lo que dicen e incluso ¡tengo que tomar notas en un papel!

Esto se evita si antes de comenzar a escribir nuestro artículo creamos un pequeño índice a modo de guión. Unas simples notas servirán.

Otras veces lo hago a la inversa. Empiezo a escribir las ideas que tengo en la cabeza y las voy agrupando bajo los temas que están relacionados para darle el aspecto definitivo.

Dándole un línea argumental, como si fuera un relato o una película, facilitamos al lector la comprensión de lo que decimos y facilitar la lectura nos hará más eficientes en la misma.

 

Mantén en mente la audiencia


¿Si estamos tratando con un CIO o un CEO debemos tener el mismo nivel de profundidad en los detalles que si habláramos con sus ayudantes? No, no podremos tener el mismo.

Tenemos que pensar a quién nos dirigirnos y entonces adaptar la forma de expresar el mensaje y el nivel de detalles que queramos expresar. También deberemos adaptar el tipo de lenguaje: más técnico o menos, el idioma, etc.

¿Se te ocurre algún consejo más? ¡Deja un comentario!

 

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3 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Cuando requiero una aprobación a mí me sirve decir: “así que si no tienes inconveniente, se hará X”, una manera de decirle “habla ahora porque tu silencio es una aprobación implícita”

  • Muchas gracias Julián. Excelente !!!

    Quisiera agregar dos aspectos que, en mi opinión, basada en mi experiencia, colaboran para que los receptores de mis emails decidan leerlos:

    1. La apertura, o saludo, la persona que recibe el escrito detecta (percibe) a través del saludo cuál es la postura del emisor frente al receptor y/o cómo el emisor tiene en consideración al receptor. Estoy seguro que este inicio del mensaje es un punto de encantamiento para lograr que los receptores vayan por leer el email. Por ejemplo: si tu mensaje va dirigido a una persona (o varias), el iniciar con sus nombres “a secas”, José, María, Juan, puede transmitir un toque imperativo, sin embargo, usar aperturas como: “Buenos Días José, María Juan” tiene un enfoque cordial que invita a continuar con la lectura.

    2. Aunque suene demás, o sea majadero, la ortografía aplicada conforme lo establecen las Reglas Ortográficas, es, a mi juicio, un elemento que invita a la lectura. Cuando comienzas a leer el escrito y detectas errores en el uso de la ortografía, creo que pasas dos mensajes muy fuertes: a) No pusiste el máximo esfuerzo para escribir correctamente y no te importa el receptor; b) Demuestras que, poco o nada, sabes de ortografía.

    3. El cierre, o despedida: si al final de tu mensaje nada escribes, es como transmitir que no te importa lo que ocurra a la vuelta de su recepción, más allá de que en el cuerpo del email esté detallado el “quien hace que”. Sin embargo, tal vez un cierre como: “Muchas Gracias por tu atención y tiempo” o “Quedo atento al resultado de tus acciones (o feedback, o respuesta), muchas gracias por tu atención”, definitivamente da muestras de que sigues adelante con el foco/alcance del mensaje. Me es importante dejar espacios para que los recepctores se sientan con la libertad de poder contactar la emisor para solicitar aclaraciones y/o precisiones, incluso para continuar la comunicación en un ámbito “face-2-face” y así, tener la certeza, como emisor, de que el mensaje fue recibido alineado con el mensaje que transmití.

    Los emails pueden parecer “fríos” en proceso comuncacional, sin embargo al incorporar elementos cordiales, seguramente serán un elemento más que aportará para que logremos que nuestros email sean leídos.

    ¿Qué opinas?.

  • […] Mantén en mente la audiencia […]

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