Sep
5
2016

Minicurso Planificación 3: Kanban, uniendo Lean Manufacturing y Agilidad a nuestros Proyectos

Tweet about this on Twitter95Share on LinkedIn0Share on Facebook0Share on Google+0Email this to someone

Con esta tercera entrega, finalizamos el minicurso sobre planificación de proyectos. Hoy vamos a tratar uno de los métodos que más expansión ha tenido dentro del mundo ágil, aunque sus orígenes tengamos que buscarlos en el Lean Manufacturing.

Dicho método es eminentemente visual y es el tablero Kanban.

kanban
Imagen de Kanban tool

 

¿Qué vamos a ver?


En la entrega de hoy del minicurso sobre Planificación de Proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:

  • 1. ¿Qué es el kanban?
  • 2. ¿Cómo funciona el kanban?
  • 3. WIP ¿Work In process o Work in progress?
  • 4. Kanban y la agilidad.
  • 5. Scrumban.

 

1
 
¿Qué es el kanban?


El kanban surgió como parte del JIT (just in time) dentro del Lean Manufacturing. El Lean Manufacturing fue desarrollado por Toyota después de la segunda guerra mundial para aumentar su productividad en la industria del automóvil, reduciendo los desperdicios de forma eficaz.

El JIT aumenta la productividad limitando la produccción, hecho que aunque parezca un contrasentido tiene todo el sentido del mundo.

Podríamos definir el JIT como:

JIT: producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan


Pulsa aquí para tuitear la frase

Según el JIT, cada fase tiene unos cupos limitados de tareas, es decir hay un número máximo de tareas que se pueden realizar en el mismo momento. Cuando el cupo de una fase está completo, ninguna tarea puede ir a esa fase hasta que alguna de las actuales cambien de estado.

¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?

En tu mano tendrás 15 Lecciones sobre liderazgo, equipo, motivación, planificación, éxito,... extraídas de Juego de Tronos y explicadas de forma sencilla y práctica.
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
¡Las quiero!

Kanban da soporte al JIT a través de una representación visual de las tareas a realizar en cada fase.

Dicha representación visual es la que le da nombre a la técnica ya que “kan” significa visual y “ban” significa tarjeta o tablero.

Por tanto, kanban es:

kanban: un tablero visual o un conjunto visual de tarjetas


Pulsa aquí para tuitear la frase

Si confeccionáramos un kanban con una pizarra, un rotulador y unos post-it de colores tendríamos algo similar a esto:

Imagen de Kanban tool

En este caso nuestras fases serían:

  • To Do (Pendientes)
  • Doing (en Ejecución)
  • Done (Completadas)

Cada post-it representa una tarea y se coloca justo debajo de la fase en la que se encuentra.

 

2
 
¿Cómo funciona el kanban?


El funcionamiento del kanban se dice que es a través de la acción pull (tirar).

Dicho funcionamiento se refiere a que cuando una tarea en el lado derecho del tablero se completa y cambia de fase, tira de otra tarea que esté en una fase inmediatamente anterior para que ocupe su lugar.

Como ves el uso del verbo tirar no es casual.

La idea subyacente, idea introducida por el lean manufacturing, es que no se mantienen stocks sino que se produce en función de la demanda existente.

Esto hace vital una buena definición de cual es el numero máximo de tareas que podemos satisfacer a la vez en una determinada fase.

Dicho número, pese a que puedas pensar lo contrario, no se calcula de forma mágica o a través de alguna ciencia secreta, es un valor que se va obteniendo con las distintas iteraciones del tablero, probando distintas cifras y viendo cual funciona mejor.

Aunque su origen son las fábricas de construcción de coches, kanban se adecua muy bien a la gestión de proyectos de cualquier tipo. En cualquier proyecto debes aumentar la productividad entregando tareas completadas.

Los tableros kanban han tenido tanta difusión que se utilizan tanto para el aumento de la productividad personal como una referencia para todos del avance de las tareas dentro del trabajo de equipos.

La construcción de un tablero kanban pasa por la identificación de cada una de las calles verticales. Dichas calles se corresponden con los distintos estados por los que pasan las tareas hasta completarse.

Las tarjetas contienen la identificación de las tareas. Conforme van avanzando por cada uno de los estados se van distribuyendo en cada una de las calles. Inicialmente se colocan todas fuera del tablero y tal como van entrando en cada estado se van colocando. Eso si, se comienza siempre por el primer estado (más a la izquierda).

Como te comentaba antes, los estados están limitados a un número determinado de tareas. Una vez alcanzado dicho límite, ninguna tarea en un estado anterior puede avanzar. Estas tareas deben esperar a que hay un hueco libre en el estado al que debe progresar.

 

3
 
WIP ¿Work In process o Work in progress?


Si buscas de donde vienen las siglas WIP te puedes encontrar dos posibles traducciones:

  • Work In Process
  • Work In Progress

El sentido es el mismo. WIP es la cantidad de trabajo que estamos realizando en el momento. Como Kanban se desarrolló dentro del Lean Manufacturing para dar soporte visual al Just In Time, el sentido es disponer del menor stock posible de piezas construidas para evitar despilfarros. Uno de los mayores despilfarros es realizar trabajo que no puede continuar y por eso es necesario construir sólo lo justo en función de la demanda.

De otra forma, el WIP sería…

WIP: el inventario de trabajo que estamos realizando en este momento y todavía no está finalizado


Pulsa aquí para tuitear la frase

 

¿Qué beneficios nos da limitar el WIP?


Si tenemos muchas tareas comenzadas sin terminar, estaremos desperdiciando mucho trabajo. Una forma de aprovechar mejor los recursos es limitar la cantidad de “cosas que podemos hacer a la vez” y focalizarnos en terminar, completamente, cuantas más cosas mejor.

Así se consigue el doble objetivo de aprovechar mejor los recursos y finalizar los productos (o tareas) cuanto antes.

 

4
 
Kanban y la agilidad


Lo primero es aclarar que aunque veas los dos términos relacionados en muchos artículos, kanban no surgió dentro de la agilidad como te he ido explicando a lo largo de este artículo. Pero también es cierto que si no pertenecen a la agilidad de nacimiento si pertenece por adopción, ya que los principios del Lean Manufacturing casan a la perfección con muchos principios de la agilidad y, sobre todo, la búsqueda de ambos de ser lo más eficiente posible.

Si tomamos como ejemplo de agilidad a Scrum, una de las partes más importantes de Scrum es el Daily Scrum. El Daily Scrum es una reunión diaria donde todos los miembros del equipo indican el estado de sus tareas y los impedimentos (si los hubiera) para completarlas.

En esta situación, tener un panel visual a la vista de todo el equipo facilita mucho la labor de saber cual es el trabajo a realizar y en qué estado está.

Imagínate tener a disposición de todos en una herramienta online un tablero donde cualquiera pueda consultar el estado de las tareas. Todos informados y todos alineados con el objetivo del proyecto.

La definición del flujo de trabajo de las tareas en un tablero kanban facilita y ayuda al equipo a entender la dinámica de Scrum y el ritmo de ejecución de las tareas dentro de él.

Éste es uno de los principales motivos por los que muchas metodologías ágiles han asimilado el tablero Kanban dentro de su dinámica.

Siguiendo con el ejemplo de Scrum, una vez completado el Sprint llega la Retrospectiva. En la retrospectiva todos los miembros del equipo analizan como mejorar el proceso que acaban de finalizar. En estas sesiones es de gran ayuda visualizar claramente las tareas en un tablero Kanban donde es más sencillo observar los cuellos de botella, los problemas y, sobre todo, las soluciones. Así, cualquier miembro del equipo puede ver las mejoras a realizar y proponerlas al resto.

Otras facilidades que nos da es que podemos adaptarlo a nuestras necesidades creando filas con distintas prioridades o por subequipos, teniendo así una versatilidad y potencia enormes.

 

5
 
Scrumban


Tanta es la interacción entre los métodos ágiles y el tablero Kanban, que ha surgido una metodología que aúna los principios ágiles de Scrum con los principios Lean de Kanban. Esta metodología se denominada Scrumban.

Originalmente fue diseñada como una metodología para facilitar la transición de Scrum a Kanban, pero ya ha tomado entidad propia tomando lo mejor de los dos mundos que te resumo a continuación.

Algunas de las simplificaciones con respecto a Scrum son:

  • Sólo se tiene el tablero ya no se necesita ni los burndowns ni el backlog
  • Permite el flujo contínuo y prescinde del Sprint. Las historias se completan y liberan una a una.
  • Permite la especialización de los miembros del equipo mientras que en Scrum todos los miembros deben saber de todo.
  • Usa el modelo Just in Time, se prescinde de la estimación y la priorización de tareas de Scrum.

Algunas de las mejoras con respecto a Kanban puro son:

  • Se realiza la daily scrum, reunión diaria para saber el estado de las tareas y que nadie esté sin trabajo
  • Reunión de revisión con el cliente
  • Reunión de retrospectiva para ver las posibles mejoras del proceso.

Y con esto terminamos este minicurso sobre planificación de proyectos.

Espero que te haya gustado y que puedas aprovecharlo en tus proyectos a partir de hoy.



Otros artículos de esta Serie

Puedes consultar el resto de los artículos de esta serie que también te pueden interesar.

 

Consigue Más de 100 Libros gratis

Suscríbete a nuestro newsletter por email y conseguirás Más de 100 Libros Gratis sobre Gestión de Proyectos, Innovación, Emprendimiento, Empresa, etc. directamente en tu correo

Tweet about this on Twitter95Share on LinkedIn0Share on Facebook0Share on Google+0Email this to someone

The following two tabs change content below.
Te Ayudo a Dirigir tus Proyectos al Éxito. Sólo puedes ir más rápido, juntos podemos ir más lejos ¿Conectamos?

5 Comentarios+ Escribir Comentario

¿Te ha gustado? Pues sólo cuesta un Comentario. ¡Gracias por adelantado!

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

No te pierdas nada de lo que publiquemos…

Comparte lo que te gusta…

¡Síguenos en Twitter!



¡Síguenos por email!

Recibe nuestro contenido exclusivo para suscriptores: Más de 100 Libros gratuitos, notificaciones de nuevo contenido, ventajas, etc.

Únete a otros 14.920 suscriptores

¡Síguenos por email!

Recibe nuestro contenido exclusivo para suscriptores: Más de 100 Libros gratuitos, notificaciones de nuevo contenido, ventajas, etc.

Únete a otros 14.920 suscriptores

¡Síguenos por email!

Recibe nuestro contenido exclusivo para suscriptores: Más de 100 Libros gratuitos, notificaciones de nuevo contenido, ventajas, etc.

Únete a otros 14.920 suscriptores

Leer entrada anterior
integridad
Video del Viernes: La definición de integridad

La semana pasada te traía de la mano de Gary Cooper la definición de creatividad en un alegato final. Hoy...

Cerrar