Mar
14
2016

Las 5 Cosillas de Scrum que deberías copiar ¡Ya! (aunque no apliques agilidad ni ná)

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Generalmente pensamos que los beneficios de una metodología nueva se pueden obtener únicamente aplicando el paquete completo. Bueno no te voy a negar que para obtener toda la potencia de SCRUM debe ser así pero si tu modelo es predictivo y no está previsto que cambies por lo menos puedes mejorarlo copiando algunas cosillas de SCRUM.

copiar

Cuando te digo mejorarlo usando Scrum me refiero a que tomes prestadas 5 cosillas que utiliza Scrum en su día a día vamos 5 de sus mejores prácticas.

Estas 5 mejores prácticas, a mi entender, son tan generales, tan fáciles de aplicar y con tantos beneficios en cualquier escenario que ya estás tardando si no las aprovechas.

1
 
Las reuniones cortas

Son útiles porque toman el mínimo de tiempo posible. Puedes hacerlas de media hora y una vez a la semana pero la cuestión es que sean cortas y las dirijas claramente a saber el estado del proyecto pero sin entrar en honduras. Para profundidar en los problemas lo dejas para después, con cada uno de los responsables.

Los principales beneficios de estas reuniones de seguimiento cortas son:

  • Todo el mundo conoce el estado del proyecto
  • Se detectan los puntos conflictivos o con problema y se resolverán después, aparte, sin hacer invertir tiempo al resto del equipo que no está implicado directamente
  • Todo el mundo puede hablar

Los principales inconvenientes son:

  • Que todos sean capaces de entender (incluido tú) que es una reunión corta y hay que ser breve
  • Que no se va a tratar de solucionar los problemas, sólo se mostrarán

2
 
Los roles están claramente definidos ¡y diluidos!

Tranquilo, tranquilo ya sé que dentro del equipo no. Me refiero a la relación externa al equipo: Producto Owner y Scrum Master.

 

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El cliente es el Product Owner y tiene que crear historias de usuario y priorizarlas.

El Scrum Master da apoyo y ayuda a resolver problemas bajo la solicitud del equipo.

El equipo es la caña y se encarga de estimar las historias de usuario, dividirlas en tareas, definir el spring backlog y, como no, de hacerlo 🙂 ¡Que es lo más importante! Bueno… ¡Hacerlo bien!

Pues en tu día a día que todo esté ten claro te facilita las cosas ya que cuando haya que realizar una tarea, haya que consultar a alguien, alguien tenga que dar su aprobación, no habrá que invertir tiempo en saber a quién debemos acudir sino que directamente sabremos quién es el responsable.

Te puedes apoyar en otras herramientas no típicas de Scrum como es por ejemplo una matriz RACI o una RASCI u otra derivada de ellas.

Lo importante es tener claro quién hace qué.

Y no te olvides de la segunda parte.

Dentro del equipo todos saben hacer de todo.

¿Por qué te puede ser útil esto?

Yo he vivido alguna situación en la que de pronto una persona se tiene que dar de baja por enfermedad o se marcha de la empresa y resulta que nadie más sabía hacer la tarea. O alguien tenía que acudir a una reunión al extranjero y la tarea tiene que permanecer sin realizarse hasta que vuelve, porque el resto no sabían hacerla.

Que todos hagan de todo tiene estos beneficios:

  • Todos tienen una perspectiva completa del proyecto. Esto hace que sean más conscientes de la implicación que tiene su trabajo en el resto de áreas
  • Toman conciencia de que no son los únicos que trabajan. Te parecerá una tontería pero muchas veces dentro de un equipo, cada miembro piensa que es el único que trabaja y que es el único que realiza un sobreesfuerzo. Se tiende a minusvalorar el trabajo de los demás por desconocimiento. Así lo evitamos, logramos mejorar la relación entre los compañeros.
  • Fomentamos el compañerismo. como sé lo difícil que es tu tarea voy a facilitártela, voy a ayudarte, voy a descargarte.
  • Todos son capaces de realizar el trabajo de los demás por lo que todos pueden tener una mayor flexibilidad de movimientos, una mejor conciliación laboral, un mejor ambiente.

Inconvenientes:

  • Inicialmente se invierte tiempo en ello. Una vez lanzado se ahorra pero hay que invertir tiempo en que se forme a los demás

3
 
El cliente está involucrado

Este es uno de los mayores errores de un proyecto. No involucrar al cliente.

Puede ser que a veces sea complicado, sea dificil, sea una tarea titánica. Pienso en esos clientes corporativos grandes con mil reuniones y diciendo todo el dia no tengo tiempo, no tengo tiempo, ¿no te pagamos por tu Know-how?

Ya pero no se trata de eso.

Se trata de que el objetivo es resolver un problema y ese problema quien lo conoce es el cliente.

En Scrum se le atrae desde un primer momento a través de la figura del Product Owner, que dicho sea de paso me parece un nombre de lo más descriptivo.

Vamos a pasarlo a español: Dueño del Producto.

Vamos algo así como esto es tuyo, sino te importa a tí a quién…

Bueno pues este Product Owner es el que tiene que estar constantemente escribiendo las historias de usuario, priorizándolas, aclarando las dudas del equipo, sentándose con él a definir el spring, realizando la planificación del spring, etc. etc. etc.

Recuerda:

Siempre juntitos y de la mano con el usuario


Pulsa aquí para tuitear la frase

4
 
Se genera la documentación que es necesaria


Hay algunos directores de proyecto que parecen notarios ¿qué no?
Si, si, notarios porque parece que cobran por página escrita.

Hay que recordar que la documentación es un medio no un fin en sí mismo.

El fin es hacer un software que satisfaga las necesidades del usuario.

Construir una casa que satisfaga al cliente.

Etc. etc. etc.

No soy de las personas que odia la documentación, al contrario creo que tiene mucho sentido tenerla pero tener la justa y necesaria.

Los beneficios de tener documentación son:

  • Se pueden dejar expresados los motivos de las decisiones, por qué hicimos lo que hicimos
  • Se pueden dejar expresadas las suposiciones
  • Cualquiera puede ponerse al día leyendo la documentación

Y por supuesto sus inconvenientes:

  • No la actualizamos. Este para mí es el peor y además es al que se aferran los detractores de los documentos. Lo siento pero si no la actualizas el problema es tuyo no del word.
  • Hay que saber limitar el número de documentos y no hacer documentos por hacerlos

5
 
Se actualiza el avance todos los días


Pero olvídate de los powerpoint de 30 diapositivas. Algo rápido, todo el mundo tiene asignadas unas tareas e informa del avance de cada una de esas tareas y así consultamos de inmediato el estado del proyecto.

Así con sencillez, podemos actualizar el estado del proyecto todos los días nada de esperar a 2 semanas o a 1 mes.

Cuanto antes detectemos problemas, antes podremos tomar medidas para corregirlos y menos costoso será.

También nos permitirá que todo el mundo sea consciente del proyecto completo no sólo de su parte y sepa como vamos todos.

¿A qué esperas para incluirlas en tu día a día?

¿Añadirías alguna más?

 

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20 Comentarios+ Escribir Comentario

  • añadiría (no se si exactamente se puede decir que es de Scrum) la visualización (tipo kanban) y el contacto físico

    • Buenos apuntes Arturo. Forman parte de Scrum porque aunque no se diga muchas veces de forma explícita de forma implícita siempre se apunta que el equipo debe estar todos en la mismo lugar de trabajo cerca y pudiendo hablar entre ellos continuamente. La parte visual también es una parte importante de que todos conozcan el estado del proyecto y lo vean gráficamente de una forma sencilla.

      Gracias por el aporte.

  • Excelente articulo!!!!

  • Me gusto mucho el articulo, no siempre es necesario migrar a SCRUM, a veces se puede ir haciendo una transición a gestionar con agilidad y aplicar sentido común y pragmatismo para obtener mejores resultados.

    • Gracias Cristian. Creo que nos falta (metámonos todos en el saco) un poco de abeja de ir picando de flor en flor lo que mejor se adapte a nuestro caso para optimizar nuestro desempeño. El punto de partida puede ser un metodología o un cuerpo de conocimiento como el de PMI pero al final nuestra realidad debe ser la que aglutine todo.

  • Lo justo y necesario, buen resumen.

  • Muy bueno! Creo que SCRUM revolucionará el Management pues activa la responsabilidad colectiva y elimina el victimismo (“Si tienes un jefe, tienes una excusa”) y por otro lado, se generan todos los beneficios que comentas en el artículo!! Enhorabuena y un regalazo!

    • Muchas gracias Juan, tu previsión me parece muy acertada: “será una evolución del Management” Ahora los tiempos exigen hacer cosas distintas y como bien dices echar la culpa al jefe o al responsable ya no es posible. Si todos somos responsables la culpa es nuestra.

      Me alegro de que te haya gustado.

  • scrum, me parece una metodología muy practica y sencilla, y soy partidaria de que llevar una gestión documental es esencial en una unidad de proyectos, que documentos crees son necesarios para llevar una adecuada gestión de proyecto para no ser repetitivo, como decía el articulo.

    • Dorka en general no creo que valga ninguna: depende de la circunstancia.
      Eso sí siempre tiene que haber un mínimo como por ejemplo para mí es esencial dejar en un documento donde todo lo relacionado al proyecto esté enlazado, las suposiciones, las guías para los nuevos, las referencias a manuales, a documentos externos necesarios,… Un lugar único que sirva de referencia pero no tiene que ser un doc puede ser (más que puede obligatoriamente) un blog, una wiki, un canal de slack.

      Si quieres comentarme tu caso concreto envíame un correo y te respondo.

  • Julian gracias por tu publicación, 5 puntos muy asertivos.

    En cuanto al punto 5, cuando llevas muchos proyectos en paralelo, que herramientas te parecen las mejores para llevar el avance del proyecto?.

    • Marcelo te refieres a llevar el avance para tí mismo o para reportarlo a los demás?

  • Gracias Julián por este resumen. Comparto todos los puntos comentados contigo, pero al final lo mas complicado son las personas y el trato con las mismas. Las reuniones cortas casi nunca permiten hablar a todos y/o comentar el detalle de cada cosa. Hay que seguir trabajándolo.

    • Nacho casi ningún sistema permite aplicarse tal cual en todas las organizaciones. Te recomiendo que veas el video de la agilidad según spotify. Las cosas hay que ir adaptándolas a nuestra caso.

      Gracias por el aporte

  • Hola Julián,

    Me ha gustado muchísimo tu artículo 🙂 Ante tu pregunta si añadiría alguna más te diría que la retrospectiva, hacer retrospectivas de forma periódica da, a parte de la mejora en muchos aspectos, un espacio para celebrar éxitos y llorar fracasos, y eso motiva y une mucho.

    Saludos, y gracias por publicar,

    Alex

    • Muchas gracias Alex! Estoy totalmente de acuerdo con tu propuesta, de hecho quién no la usara debe hacerlo ya. Como bien dices es un espacio para compartir y reflexionar entre todos sobre lo que sucedió y como mejorarlo.
      Nos seguimos leyendo!

  • […] Se actualiza el avance todos los días […]

  • […] Generalmente pensamos que los beneficios de una metodología nueva se pueden obtener únicamente aplicando el paquete completo.  […]

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