Dec
14
2015

Las 5 Cagadas de una estimación que Más Dinero te cuestan y Cómo Evitarlas

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Perder dinero es siempre una cagada y si además lo haces en cosas que puedes solucionar de forma sencilla más. Mira las 5 cagadas más grandes que puedes cometer con una estimación y que más dinero te cuestan, ah y cómo evitarlas.

llorar

Fallar una estimación siempre es una pérdida de dinero tanto si es por exceso como por defecto. En ambos casos te genera problemas de planificación, de recursos, de incurridos, incluso problemas con el proveedor, vamos que cuanto más cercana esté una estimación a la realidad mejor que mejor.

Por esto vamos a ver las 5 cagadas más importantes que se comenten y, sobre todo, como evitarlas para que no caigas en ellas.

 

1
 
No sabes lo que quieres

Sí, reconócelo.

Lanzaste algún proyecto porque te presionaron, simplemente porque había una fecha objetivo que cumplir pero nada estaba claro. No digo que sea culpa tuya pero no se puede huir hacia adelante porque cuando no puede ser no puede ser y además es imposible.

Sin tener claro qué quieres, qué se debe hacer, qué debes cumplir, nada de lo que se haga va a hacer avanzar el proyecto acuérdate de la frase de Séneca Cuando no sabes hacia donde navegas, ningún viento es favorable.

 

Solución: Define bien los requisitos

Por mucha prisa que tengas y por mucha fecha de despliegue que hayas acordado, hasta que no tengas los requisitos claros, que tú los tengas claros, no lances el proyecto.

 

APRENDE A MEDIR Y ESTIMAR PROYECTOS DE SOFTWARE

  • ¿Por qué? Aprende a justificar porque se deben medir los proyectos de software
  • ¿Para qué? Aprende para que sirve una medición y los beneficios que obtienes con ellas.
  • ¿Cómo? Aprende métodos de estimación y medición como: COCOMO 81 y COCOMO 2000, Putnam, Estimación de 3 puntos, Puntos Función IFPUG, NESMA, MKII, COSMIC, SiFP, Puntos de Casos de Uso, SNAP, T-Shirt y un largo etc.
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Es una pérdida de tiempo y de recursos que te pesará en el futuro y te hará enfrentarte al proveedor innecesariamente ya que le estarás haciendo perder el tiempo (y dinero ) también a él.

Tendrás una fecha límite vale pero eso sólo significa que debes acelerar la captura y definición de requisitos, el resto aunque lo lances no podrá avanzar porque no sabrás cual es la dirección correcta.

 

2
 
Cambias continuamente lo que quieres

No estoy hablando de la Agilidad donde se abraza el cambio y se va descubriendo que se necesita en cada iteración sino cuando un día vamos al Norte y al siguiente al Sur. Al tercero volvemos al Norte y al cuarto al Sudoeste.

Se parece mucho a la anterior y en cada cambio perdemos tiempo y dinero.

 

Solución: Detén el proyecto o cambia de paradigma

Aquí se pueden presentar dos situaciones:

  • Situación 1 – No se sabe que se quiere. Pues como en el caso anterior, córtalo en seco. Hasta que no se decida qué se quiere hacer no se puede continuar. No, no es una medida radical es la medida justa, lo radical es querer hacer una huida hacia adelante sin tener claros los requisitos invirtiendo horas de esfuerzo de tu equipo y del equipo del proveedor, eso es lo radical. Parar, pensar y luego planificar.
  • Situación 2 – Hay que descubrir que se quiere. En este caso, el problema es el paradigma elegido. En lugar de un paradigma predictivo clásico (ciclo de vida en cascada) necesitas una metodología ágil como por ejemplo Scrum. En estas metodologías el contínuo cambio no sólo se admite sino que se desea, es parte de su naturaleza y están preparadas para ello.

 

3
 
El Proveedor te dice lo que quieres escuchar y tu oyes lo que quieres oir

No te hagas el nuevo o la nueva, no me digas que nunca has presionado para que te den una cifra baja a sabiendas de que lo era, que además el proveedor te ha asegurado que la alcanzaba y te ha firmado que con la misma calidad, con la gente superexperta y para colmo tu te has sorprendido al descubrir que todo era mentira.

 

Solución: Sé realista

Éste es de los peores casos y aquí poco te puedo decir. Como en la vida misma hay que ser autocrítico y realista y pensar que por bonito que sea y por bonito que nos quede el objetivo cubierto, si algo no puede ser, no puede ser y además es imposible.

Lo primero es pedir al proveedor que sea crítico con la estimación que nos plantea y exigirle seriedad, no que nos regale el oido diciéndonos lo que queremos oir. Eso sí, la parte más importante es nuestro propio juicio para detectarlo y exigir una reacción contraria.

Pues eso, no te engañes.

 

4
 
El Proveedor no sabe estimar

Me he encontrado casos de éstos, haberlos haylos. Recuerdo algunas mediciones en Cosmic que poco seguían las reglas de ese método.

Es de lo peor que te puede pasar y, sobre todo, lo más malo es que no te das cuenta hasta muy tarde e influye terriblemente en el desarrollo del proyecto.

 

Solución: Selecciona bien al proveedor y exige cualificación

Las certificaciones no son la panacea pero por lo menos te aseguran un nivel de conocimientos mínimo en el proveedor. Me he certificado tanto en Puntos Función como en Puntos SNAP por IFPUG y te aseguro que nadie aprueba el examen sin saber, tienes que tener un alto nivel de conocimientos para pasarlos.

Asegúrate de que el proveedor tiene un personal formado, con experiencia en la materia y que sabe lo que hace.

 

5
 
Tu gente (o tú) no sabeis estimar

Estás en una ruleta rusa, lo mismo aprietas el gatillo y no te matas.

 

Solución: Fórmales, Fórmate

Olvídate de eso de que porque seas el cliente llevas razón siempre y eres infalible.Tu gente deben ser los primeros en recibir formación y en estar capacitados. La formación no es tan cara y además puedes adaptarla a tu jornada laboral. He impartido muchos cursos de formación sobre métodos de medición de esfuerzo y los adaptamos a ejemplos de la propia empresa con lo cual las personas interiorizan más los conocimientos y los ven más cercanos a su día a día.

Si ves que no puedes hacerlo sólo: mejor con amigos.

¡Pide ayuda! no es malo, al revés, las personas inteligentes detectan que necesitan ayuda y la piden.

Contrata a algún experto externo en estimaciones y mediciones y pide que te analice y recomiende lo mejor para tu caso.

 

¿Y si ocurren varios de los problemas a la vez? La Otra PMO


En España, generalmente, parece que si pides ayuda externa estás demostrando tu incapacidad en lugar de pensar que realmente lo que demuestras es inteligencia al apoyarte en alguién que sabe de ese tema.

Cuando varios de los problemas suceden a la vez, o cuando no sabes nada sobre el tema, lo mejor es pedir asesoramiento externo a algún experto en estimación y medición para que pueda realizar un análisis de tu situación y elaborarte un plan a medida de tus necesidades.

A muchos clientes les he recomendado implantar La otra PMO, una PMO exclusiva para el control de las estimaciones, mediciones y productividad de los proyectos.

Tener un Oficina dedicada exclusivamente a ello te permite poder gestionarlo al milímetro y tener todo controlado al detalle.

¿El precio?

Esto es lo más sorprendente La otra PMO mejora la estimación de los proyectos por lo que ajusta el valor de tus proyectos a la realidad, evitando dilataciones no requeridas por retrabajos que no hay que hacer por lo que el coste de la misma se ve recuperado con la mejora de los proyectos, es un servicio que se paga a si mismo.

¿Has visto alguna otra cagada que añadir?

 

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13 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Excelente artículo Julián, las malas estimaciones nos llevan perder recursos y podemos caer en la trampa de los costos hundidos, siguiendo adelante para no perder lo que ya hemos ¿invertido?…..válido para los proyectos profesionales, personales y para la vida misma, un abrazo!

    • Gracias Alejandro, muchas veces se reniega de la acción porque la mayoría no la sabe realizar, es decir “las estimaciones no sirven para nada” debido a que “nadie hace una buena estimación”. Corrijámoslo! Está al alcance de nuestra mano!

  • En relación a “La otra PMO”, también considero una buena estrategia designar 2 Project ManagerManagers; el 1ro. Ejecutivo, que sea responsable de estimaciones, control de presupuesto y temas organizaciorganizacionales. El 2do . PM Integrador, responsable de la definición, control, gestión de riesgos, implementación, etc.; con lo cual puedes lograr una implementación exitosa, en tiempo, calidad y costo (Por supuesto depende mucho del tipo de proyecto). Saludos!

    • Buena propuesta Gabriela! Mi idea de separar “la otra PMO” de la “PMO” es que sus funciones no se diluyan dentro de la segunda. Son funciones muy necesarias pero como en el Pmbok se dan por implícitas no se tienen en cuenta nunca.
      Y es que si no medios no mejoramos y si no mejoramos estamos perdidos.

      Gracia por el aporte

  • Hola Julián, como siempre muy ilustrativos y aplicables tus artículos. Sin embargo, en materia de Estimaciones de Costos y Tiempos, considero que hay que tener en cuenta dos factores que inciden de manera determinante en cualquier estimación de un proyecto: a) El Rendimiento Promedio de c/u de las tareas involucradas y b) El Costo de cada Tarea como función de la estabilidad económica del País en el cual se desarrollará el proyecto.

    En el caso “a”, se debe tener en cuenta que una determinada tarea no se realizará en el mismo tiempo, ni con los mismos recursos, en un País del Tercer Mundo, que un País del 1er Mundo (Entiendase: Países del Grupo de los 7).

    En el caso “b”, nunca será igual, hacer un Presupuesto para un Proyecto que se realizará en un País con una Economía Estable y una Inflación Anual del 3%, que hacerlo en otro con inestabilidad política y una inflación anual de 2 dígitos o mayor.

    En cualquier a de los dos casos arriba descritos, cuáles serían las recomendaciones que me podrían sugerir. Tener en cuenta que los Clientes no permiten el uso de Fórmulas Escalatorias para realizar ajustes al Presupuesto Original del Proyecto.

    Gracias de antemano por sus sugerencias y saludos para todos.

    • Gracias Ángel por exponer un caso tan real!

      Sin duda expones dos de los puntos más importantes a la hora de realizar una estimación:

      1. Ajustarnos a las condiciones locales
      2. La validez en el tiempo

      En el primer caso te indicaría que siempre debemos ajustarnos lo más posible al coste del lugar donde se realizará el trabajo: país, ciudad,… para ello debemos conocer los condicionantes que imperan en el mismo y tenerlos en cuenta todos.

      En el segundo caso debemos tomar una medida lo más estable posible, por ejemplo utilizar una moneda extranjera que sea más estable para que nos permita mantener el costo por nuestra parte o indicar un periodo de validez de la oferta a partir del cual deberá actualizarse para reflejar el inflacción. También se puede usar una combinación de ambos: dar un precio en moneda local pero calculado sobre un precio en moneda extranjera que se recalculará pasado un tiempo “t”.

  • Excelente artículo.
    Yo añadiría un elemento fundamental a la hora de hacer que la estimación y el trabajo entregado se parecieran bastante y en tiempo: EL EQUIPO.

    Para hacer el trabajo, se necesitan profesionales. Los profesionales, tienen un precio y algunos tienen como estrategia fundamental, trabajar con los más baratos “que le ponen mucho entusiasmo”.

    Poner a Analistas Funcionales a trabajar de Jefes de Proyecto, simplemente porque la categoría que le cobras al cliente es superior y por tanto aumenta el margen, es sólo un antiguo pero vigente “truco”. La eficiencia de un becario no es la misma que la de un veterano.

    • Carlos tu apuntas un caso muy pero que muy real y es la picaresca de no utilizar a los mejores profesionales a sabiendas para aprovechar el “gap” salarial.

      Es una mala práctica y eso lo debería controlar el cliente para evitarlo lo antes posible.

      SI hablaba en el artículo de la necesidad de formar a nuestro equipo si no tiene conocimiento de algo, ya el utilizar personas que no tienen cualificación suficiente por ahorrar costes pues es tirar piedras contra nuestro propio tejado.

  • Excelente

  • Hola Julian . Mi pregunta es la siguiente
    Con la Beta o Triangular obtenemos la Media y la desviación estándar
    Y con estos parámetros generamos una distribución Normal ( ya que simulamos 1000 valores que van a tener estos parámetros) a efectos de hacer el análisis estadístico

    Disculpa la pregunta . Soy autodidacta y orientado específicamente a la simulación en Proyectos de Inversión

    • Koke me podrías hacer la pregunta de nuevo. Es que tanto Beta, como Triangular como Normal son tipos de distribuciones.

      Gracias

  • […] Si no me crees mira las 5 Cagadas de una estimación que Más Dinero te cuestan y Cómo Evitarlas. […]

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