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2015
Minicurso Lección 3: Gestión del Valor Ganado (EVM), Todo lo que deberías Saber y no te has atrevido a Preguntar
Léelo aprox. en 7:12 minutos.
Finalizamos este minicurso sobre Dirección de Proyectos con un tema muy interesante. Gestión del Valor Ganado de nuestro Proyecto o como controlar que nuestro proyecto sea rentable.
¿Conoces la técnica y como puede ayudarte? ¡Vamos a por ella!
En la entrega de hoy del minicurso de Dirección de Proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:
- 1. ¿Cómo conseguimos que nuestro Proyecto sea un éxito?
- 2. ¿Qué es la Gestión del Valor Ganado de un Proyecto (EVM)?
- 3. ¿Para qué sirve la Gestión del Valor Ganado de un Proyecto?
- 4. Aplicando la Gestión del Valor Ganado
- 5. Caso Práctico de Gestión Automática del Valor Ganado de un Proyecto
Si eres seguidor del Laboratorio recordarás cual es el éxito de un proyecto:
Cuando tenemos claro qué es lo que se persigue con el proyecto, lo logramos y además lo logramos en el tiempo que estaba planificado (nunca después) y con el presupuesto acordado (nunca con más) hemos terminado con éxito nuestra tarea de dirección del proyecto.
El objetivo del proyecto, lo que perseguimos con él, está fijado por el alcance del mismo.
Por tanto, como acabamos de ver, el éxito de un proyecto depende de tres parámetros que están relacionados entre sí.
¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
- Alcance
- Tiempo
- Coste
Por dicha relación y por ser tres se suelen representar como un triángulo y recibir el nombre de el triángulo de la gestión de proyectos:
No es una denominación única sino que también podemos encontrarlo como el Triángulo de las tres restricciones ya que de forma general recibimos restricciones sobre los tres parámetros.
La forma de triángulo refleja muy bien la idea subyacente de que para mantener el equilibrio dentro de un proyecto la variación en uno de los parámetros afectará, al menos, a uno de los otros dos.
Por ejemplo, si el cliente nos dice que el tiempo para realizar el proyecto es de 1 mes cuando normalmente necesitaríamos 3 meses esto afectará al coste del proyecto ya que necesitaremos más personas dedicadas al proyecto.
¿Pero que pasaría si el cliente nos dijera que lo quiere en 1 mes, que el presupuesto no se puede cambiar y que el alcance es innegociable?
Pues para dar respuesta a esto se suele hablar de un cuarto parámetro: la Calidad.
Piensa por un momento que tienes un proyecto con un alcance determinado, es fijo, inflexible.¿Y si para ese alcance minimizamos el tiempo y el coste? ¿hay algo que se ve afectado? ¿qué es lo que se ve afectado?
Aquí es donde entra en juego la Calidad.
La nueva representación del triángulo de la dirección de proyectos es ésta:
Ahora ya vemos que si para un alcance minimizamos el tiempo y el coste, la calidad también se ve minimizada. Y también tenemos que si aumentamos el tiempo y el coste para un mismo alcance aumenta la calidad.
Ahora veamos como controlarlos.
Una tarea vital del Director de Proyectos es controlar que su proyecto esté cumpliendo con estos tres valores: Tiempo, Coste y Alcance.
El Alcance lo tiene claro en función de las reuniones con los clientes y el desglose de tareas que ha preparado.
Ahora le falta controlar el Tiempo y el Coste con respecto a lo que había estimado.
Para ello, viene en nuestra ayuda la Gestión del Valor Ganado de un Proyecto, en inglés Earned Value Management (EVM).
Resumidamente podríamos decir que:
Más ampliamante podríamos definirla como una técnica que nos permite tener una medida del punto en el que se encuentra el proyecto con respecto al punto en que se debería encontrar según lo planificado (el planning) y calcular cual será el coste final del proyecto manteniendo la tendencia actual.
No fue hasta 1989 cuando esta técnica fue introducida en la gestión de proyectos por la subsecretaría de Defensa de los Estados Unidos, utilizándola para calcular el rendimiento de los proyectos y decidir sobre su cancelación o continuidad (como te contaba en la Cronología de la Historia de la Dirección de Proyectos).
Parece algo lógico que la primera utilidad sea conocer si el proyecto, siguiendo la tendencia actual, será rentable o no y, por tanto, nos permite cancelarlo antes de que sigamos consumiendo recursos sin éxito.
Lo normal es no llegar a esa situación sino que utilizando esta técnica podemos monitorizar y controlar el desarrollo del proyecto y tomar la medidas correctoras adecuadas para mantener el beneficio del mismo e incluso aumentarlo.
¿Cómo consigue indicarnos si vamos en la dirección correcta o no?
Calculando una serie de valores que nos permiten conocer la situación del proyecto.
Entre ellos tenemos:
- Cuánto trabajo se ha realizado
- Cuanto queda para finalizar el proyecto
- Estimar cuantos recursos se necesitarán para concluir el proyecto.
- Estimar cuanto tiempo llevaría concluir el proyecto manteniendo las condiciones con las que se elaboró la planificación
- Estimar el coste total del proyecto a su conclusión
Toda esta información nos permite fundamentar la toma de decisiones a través de la identificación de los siguientes puntos:
- ¿Existe un problema? ¿Donde se encuentra el problema?
- ¿Qué tipo de problema es: crítico o no crítico?
- Si el tiempo y el coste son peores que los planificados, ¿qué se debe hacer para recuperarlos?
Pero su aplicación debe seguir unas pautas que vamos a ver a continuación.
Aunque parezca que siempre hablamos del proyecto completo, esta técnica puede aplicarse a una parte del proyecto como podría ser una fase determinada o grupo de fases, ¡los beneficios serán los mismos!.
Tampoco existe ningún tipo de restricción por tipología de proyectos, complejidad o dimensión de los mismos ¡se puede aplicar sin importar si tu organización es grande o pequeña!.
Es más, hay muchos directores y directoras de proyecto que utilizan la técnica de forma personal, sin ser estándar en su empresa, como una medida propia para saber como es el desempeño de su propio proyecto.
No, no corras tan rápido, espera un momento.
Antes de poder aprovecharte de las ventajas de esta técnica debes tener en cuenta que debes haber hecho tus deberes, sí como lo lees: los deberes.
Debes contar con un plan de proyecto detallado donde se relacionen todas las tareas a realizar. Además este trabajo debe estar valorado para tener dicha valoración como referencia, referencia que utilizaremos para saber como de bien o de mal vamos en cada paso de nuestro proyecto.
¿Qué no acostumbras a planificar? ¡Pues mira todo lo que te pierdes!
Además ya sabes todas las ventajas que tiene la planificación te lo he contado muchas veces:
- ¿Sabes para que sirve la Planificación
- ¿Qué beneficios obtienes con la Planificación
- 7 Pasos para acelerar la Planificación
Para realizar y facilitar la realización de la Gestión del Valor Ganado, existen multitud de herramientas que nos ayudan, desde hojas excel, macros, Microsoft Project, etc.
Incluso hay artículos donde te ayudan a calcularlo con una calculadora de 6 funciones. Si quieres más información al respecto te recomiendo la serie de Ivan Rivera de Notas sobre el Valor Ganado
Pero realmente lo que más nos puede ayudar es que la técnica esté incluida dentro de nuestra herramienta de gestión de proyectos habitual, integrada dentro del worklow para que nos ahorre todo el esfuerzo extra de realizar el cálculo.
Espero que te haya gustado esta tercera y última entrega del minicurso sobre Gestión de Proyectos.
Puedes consultar el resto de los artículos de esta serie que también te pueden interesar.
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