Jun
8
2015

Minicurso Lección 2: Los Interesados (stakeholders), el eslabón perdido de la Dirección de Proyectos

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Continuamos este minicurso sobre Dirección de Proyectos con un tema controvertido. Se puso de moda hace unos años y ya casi todo el mundo lo usa como un arma: los interesados (stakeholders).

¿Sabes gestionarlos?

 

¿Qué vamos a ver?


En la entrega de hoy del minicurso de Dirección de Proyectos vamos a ver los siguientes contenidos:

  • 1. ¿Qué es un interesado (stakeholder)?
  • 2. El Equipo, los primeros interesados.
  • 3. El cliente, el primer interesado.
  • 4. Gestionando los interesados
  • 5. La comunicación dentro de un Proyecto

 

1
 
¿Qué es un interesado (stakeholder)?


Seguramente hace 5 ó 6 años pocos profesionales utilizaban la palabra stakeholder (interesado) pero ahora se ha vuelto tan común que en pocas reuniones no se mencionan “los interesados del proyecto”.

En inglés stakeholder tiene varios significados, destacando:

  • El depositario de las apuestas
  • El que tiene acciones en una empresa

Quédate con la segunda definición porque el que tiene acciones en una empresa, tiene interés en ella y su interés aumentará o disminuirá en función de la cantidad de acciones que tenga.

Pero, ¿y que dicen los modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas?

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Comparemos la definición en cada uno de ellos.

Definiciones de Interesado (Stakeholder)

Stakeholder (según PMI)
“Es una persona, un grupo u organización que puede afectar o puede ser afectada o percibirse a sí misma como afectada por una decisión, actividad o resultado del proyecto.”

Stakeholder (según PRINCE2)
“Es una persona, un grupo u organización que puede afectar o puede ser afectada o percibirse a sí misma como afectada por una iniciativa (programa, proyecto, actividad, riesgo).”

Interested parties (según IPMA)
“Personas o grupos que están interesados en el rendimiento y/o éxito del proyecto o que están limitados por el proyecto.”

Como habrás observado PMI y PRINCE2 tienen prácticamente la misma definición pero IPMA no usa el mismo término. ¿Por qué?

IPMA utiliza el término Partes interesadas en lugar de stakeholder, debido a que es el término que está recogido y aprobado por ISO, eso sí matiza que stakeholder (interesados) es un sinónimo de dicho término.

 

Podemos resumir que un interesado es…


Por tanto vistas las definiciones de PMI, PRINCE2 y IPMA, podemos resumir como Stakeholder (interesados) o Partes interesadas a los que cumplen que:

  • pueden ser uno sólo o un grupo
  • puede o pueden tener influencia en el desarrollo de la iniciativa (proyecto, programa, etc.)
  • al menos cumplen una de las dos afirmaciones siguientes:
    • son afectados por la actividad (proyecto, programa, etc.)
    • creen que se verán afectados por la actividad (proyecto, programa, etc.)

Hay un punto importante a recalcar, los interesados no tienen porque estar afectados por el proyecto sino que pueden verse como afectados por el proyecto aunque no lo estén.

Son también interesados del proyecto aquellos que creen estar afectados por el proyecto aunque realmente no lo estén


Pulsa aquí para tuitear la frase

Por ejemplo, imagínate una obra que necesita crear una nueva acometida de agua para unos edificios y tienen que traerla por un terreno que linda con una zona residencial. El proyecto no va a afectar a ningún servicio de esta zona residencial pero los vecinos piensan que sí están afectados.

Pueden afectar al proyecto luego el director del proyecto tendrá que saber gestionarlo.

 

2
 
El Equipo, los primeros interesados


Está claro que quién más puede influir en el desarrollo del proyecto o por lo menos como el que más, es el propio equipo del proyecto.

Lo mismo pensarás que el primer interesado es el Director o Directora del Proyecto (Project Manager) pero él no cuenta, él es el que realiza el trabajo y suficiente tiene con gestionar a TODOS los demás como interesados como para gestionarse también a sí mismo.

Volvemos con el equipo.

El equipo es el encargado de realizar el trabajo por lo que su influencia en el desarrollo del mismo es directa.

El equipo está implicado en identificar las tareas a realizar, realizar las tareas, realizarlas en el tiempo adecuado, con la calidad debida, siguiendo las metodologías y mejores prácticas disponibles.

El equipo además debe actuar de forma proactiva para detectar y paliar los posibles problemas y encontrar las mejores soluciones antes de que se presenten y además se encargan de las comunicaciones entre ellos mismos y con el resto de los interesados.

Por tanto, como director o directora de proyectos una de tus principales misiones es que el equipo trabaje al 100% y si es posible al 120%.

¿Cómo se consigue esto?

Vamos a ver unas claves.

 

Facilitando la labor del equipo del proyecto


Para que el equipo funcione correctamente, debemos tener en cuenta los siguientes puntos clave:

  • Organización. El equipo debe tener claro cual es el organigrama y cuales son las funciones de cada uno. Esto no significa que debas tener organizado el equipo de una forma o de otra sino que todos deben conocerla y que todos deben saber su rol en la misma.
  • Motivación. La motivación es capaz de hacer que el equipo mueva montañas. Cuidar la motivación es la diferencia entre el éxito y el fracaso del equipo. Un Equipo motivado aporta más idea, apoya más a sus compañeros, es más productivo, etc., etc., etc. Cuida la motivación de los tuyos. Y recuerda que la motivación no es pagar más dinero
  • Comunicación. Hay que evitar la falta o la excesiva comunicación. Cuantas más personas hay en un equipo mayor es el número de líneas de comunicación y éstas son grandes consumidoras de tiempo, tiempo que se restará de la ejecución de las tareas. Por otro lado, muchas comunicaciones puede llevar a malos entendidos: ¡Cuídate de ellas! Comunicaciones las justas.

 

3
 
El cliente, el primer interesado


Si te decía que el primer interesado era el equipo del proyecto, ahora te digo que el primer interesado es el cliente.

No me he vuelto loco: los dos son igual de importantes.

El cliente junto con su percepción de cómo va el proyecto son vitales.


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Si percibe que el proyecto va mal, dará igual que el proyecto vaya bien o no, él ya habrá decidido que el proyecto está fracasando.

Por eso, el director / directora de proyectos (project manager) debe prestar especial atención a mantener bien informado al cliente para que no tenga una percepción equivocada del proyecto.

El cliente tiene una influencia directa en la continuidad del proyecto, por lo que las decisiones que le atañan deben ser gestionadas con sumo cuidado y diligencia.

 

4
 
Gestionando los interesados


Ya te decía cuando hablaba de los tres errores de Eddard Stark que uno de ellos era que los Interesados no se relacionan se gestionan.

Y ahora me dirás que estás de acuerdo pero que…

¿cómo se gestionan los interesados?

Hay muchas formas de hacerlo pero te voy a proponer una sencilla y práctica.

Se realiza en 4 sencillos pasos:

  • 1. Relacionar los interesados (stakeholders) de la iniciativa (Proyecto, Programa, etc.).
  • 2. Determinar cual es su influencia y cual es su interés en la iniciativa (Proyecto, Programa, etc.).
  • 3. Crear la matriz de interesados representando la influencia y el interés de cada uno de los stakeholders.
  • 4. Gestionar cada interesado en función de los resultados de la matriz.

 

¿Cómo ser crea una matriz de interesados (stakeholder)?


Partimos de haber identificado en el paso previo a todos los interesados del proyecto, además de su influencia e interés sobre nuestro iniciativa (proyecto, programa, etc.).

La matriz de interesados nos permite representar de una forma gráfica esta información facilitándonos la toma de decisiones y la forma de gestionar a los interesados en función del lugar que ocupe en la misma.

Veamos la matriz.

Imagen de laboratorioti.com

Como puedes ver, en la matriz de interesados (stakeholders) hay 4 zonas donde un interesado puede recalar en función de los valores de interés e influencia que tenga sobre la iniciativa (proyecto, programa, etc.):

  • Promotores. Tienen una alta influencia y un alto interés. Por ello, debes gestionarlos de cerca, estar encima de ellos para ver sus necesidades y mantenerlos siempre bien informados de todo lo que rodea a la iniciativa (proyecto, programa, etc.)
  • Latentes. Tienen una alta influencia pero demuestra un interés bajo. Se denominan latentes porque en cualquier momento puede cambiar su interés hacia el proyecto y teniendo en cuenta que su influencia es alta debe prestárseles atención y mantenerlos satisfechos.
  • Defensores. Su influencia es baja pero su interés es alto. Realmente son gente que tienen más ganas que capacidad de decisión en el proyecto o programa. Por ello, hay que satisfacer esa necesidad de información con respecto a todo lo relacionado con la iniciativa pero sin perder de vista que no tienen una influencia alta.
  • Indiferentes. Son aquellos que ni tienen influencia ni tienen interés. Son interesados a los que hay que vigilar (podría cambiar su situación) pero no informarles demasiado ya que tampoco muestran un excesivo interés en la iniciativa.

Recalco un hecho que me parece muy importante:

No olvides que la condición de un interesado (stakeholder) con resto a una iniciativa puede cambiar a lo largo del proyecto


Pulsa aquí para tuitear la frase

Es decir, que no siempre tiene que tener poco interés y poca influencia en el proyecto o programa sino que puede tener más interés e influencia en función de las circunstancias y viceversa.

Por ello, no debes olvidar gestionar a todos los stakeholders en sus necesidades y en los cambios de influencia e interés que aparezcan.

 

5
 
La comunicación dentro de un Proyecto


Las necesidades de comunicación dentro de un proyecto, en un programa, en la gestión de tareas, en cualquier actividad realizada por humanos parece necesaria, obligada e intrínseca.

De la mano de esa indisolubilidad de la comunicación y el ser humano está el hecho de que la mayoría de veces la comunicación no se realiza de forma adecuada.

 

Las reuniones


Las reuniones se convierten en demasiadas ocasiones en interminables sesiones, consumidoras de tiempo y esfuerzo y con pocos resultados.

Ya te di una serie de recomendaciones para tener reuniones más eficientes 7 Consejos para mantener Reuniones Eficaces e incluso desde Juego de Tronos tomamos más recomendaciones para reuniones de auditoría exitosos 5 Recomendaciones de Juego de Tronos (Game of Thrones) para mantener Reuniones de Auditoría Eficaces.

Las reuniones “per se” no son malas pero si se gestionan mal son horrorosamente malas.

Reuniones sólo las necesarias y durando el menor tiempo posible


Pulsa aquí para tuitear la frase

Por ejemplo, como te contaba en ¿Qué métodos, técnicas y herramientas Ágiles se utilizan más y Por qué? en las técnicas ágiles una de las prácticas más extendidas es la reunión diaria de pie, para hacerlas más “rápidas” y dirigiéndolas de forma intencional a hablar en concreto de tareas, problemas y poco más.

 

El Mundo 2.0 al rescate


Otra opción es utilizar las herramientas 2.0 para agilizar estas comunicaciones y saltarnos algunos cuellos de botella como por ejemplo el email.

Otro problema que se plantea es cuando nuestros equipos están deslocalizados, es decir los miembros del equipo de proyecto se encuentran repartidos por distintas localizaciones físicas, dentro del mismo edificio, dentro de la misma ciudad, dentro del mismo país o en diferentes países.

En estos casos disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita conocer los cambios de nuestro proyecto sin tener que preguntar a nadie y sin que nadie tenga que informarnos nos garantizará ahorrar mucho tiempo y sobre todo ahorrar disgustos.

Espero que te haya gustado esta segunda entrega del minicurso sobre Gestión de Proyectos.

En la siguiente trataremos más temas interesantes, suscríbete para no perdértela.


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4 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Saludos Julian. Excelente lo que haces estimado. Te felicito, no tiene desperdicio tu página y su contenido. Una pregunta, ¿hay una lección 1 del minicurso, ya que veo que esta se llama Lección 2?. Saludos. José Julia

    • Muchas Gracias José!

      Acabo de actualizar el artículo para que la primera lección aparezca. Puedes verla al final del artículo.

      Saludos.

  • Julian Muchas gracias Excelente contribución Como he comentado anteriormente Yo trabajo para el cliente y tengo un equipo de trabajo que diseña el proyecto de ingeniera, si es muy complejo, lo sub contrato a una consultora como BuenaVentura, cuando el proyecto esta concluido y aprobado se hace un consurso de ofertas de los contratistas y supervisoras, luego tengo dos stakeholders principales, los externos son las entidades controladoras del gobierno y los que son afectados por el proyecto que en mi país pueden impedir que el proyecto se lleve a cabo, último ejemplo Tía María en la provincia de Islay, proyecto de 7000 MUS$ que me temo no se llevara a cabo, un tajo abierto a 500 metros de un valle agricola muy importante. El proyecto tiene un equipo para la creación y otro para el seguimiento, ya que capacidades y habilidades del líder y los miembros del equipo son diferentes.

    • Gracias Javier por exponer un caso práctico de gestión extrema de interesados. En otros proyectos podrán afectar menos y como en el caso que nos cuentas más pero siempre hay influencia de los interesados en el trascurso del proyecto.

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