Feb
18
2015

¿Qué es “La otra PMO” y Por qué no deberías vivir sin ella?

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Me gusta llamarla “la otra PMO” por coincidir en sus siglas con la Project Management Office pero tiene una diferencia y es que si la primera PMO auna esfuerzos, esta segunda PMO ahorra costes.

¿Cómo?

Déjame que te muestre.

oficina
Imagen de tpsdave

 

¿Qué es la Otra PMO?


La “otra PMO” es la Project Measurement Office o lo que es lo mismo la Oficina de Medición de Proyectos. Sus funciones van orientadas hacia el objetivo de mejorar las mediciones, las estimaciones, las planificaciones, el cálculo de esfuerzos de una compañía y el resto de tareas relacionadas aunque también tiene otros objetivos como son el aseguramiento de la calidad, la gestión de las pruebas del software, la mejora contínua, etc.

 

Responsabilidades de “la otra PMO”


Las responsabilidades de una Oficina de Medición de Proyectos son muchas pero aquí te quiero enumerar algunas para que te puedas hacer una idea:

  • Formación / Capacitación

    • Formar a los Project managers, Directores de proyecto, gestores de proyecto, jefe de proyectos en los temas relativos a la estimación y medición de proyectos.
    • Formar a los Equipos de proyecto en las tareas relativas a la estimación y medición de los proyectos

  • Proceso

     

    APRENDE A MEDIR Y ESTIMAR PROYECTOS DE SOFTWARE

    • ¿Por qué? Aprende a justificar porque se deben medir los proyectos de software
    • ¿Para qué? Aprende para que sirve una medición y los beneficios que obtienes con ellas.
    • ¿Cómo? Aprende métodos de estimación y medición como: COCOMO 81 y COCOMO 2000, Putnam, Estimación de 3 puntos, Puntos Función IFPUG, NESMA, MKII, COSMIC, SiFP, Puntos de Casos de Uso, SNAP, T-Shirt y un largo etc.
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    ¡Sólo vale 7,52€ (en papel 12,35€)!
    • Unificar y estandarizar el proceso de estimación y medición
    • Establecimiento y/o confección de plantillas de medición y estimación
    • Confección de guías de medición
    • Selección y/o construcción de herramientas de ayuda para facilitar la recolección de los datos de medición/planificación

  • Coaching, seguimiento y tutela

    • Creación, mantenimiento y gestión del Histórico de Mediciones o de la línea base de mediciones de la empresa
    • Tutelar/aconsejar/guíar a los equipos y a los directores de proyecto en las estimaciones y mediciones realizadas en la empresa, en aras de conseguir su mayor efectividad y precisión en la realización de las mismas
    • Generación de informes de gestión y control de las actividades realizadas y del despliegue de la actividades en la empresa
    • Definición y establecimiento de indicadores de evolución

  • Mejora Contínua
    • Detección y propuesta de mejoras en el proceso y en las herramientas de medición, estimación, planificación etc.

  • Medición
    • Estimación de los proyectos para planificación, presupuestación, etc.
    • Medición de los proyectos en las fases establecidas

 

¿Por qué supone un ahorro de costes?


No nos engañemos, la mayoría de la gente que realiza estimaciones y mediciones no ha recibido formación/capacitación formal sobre ello. Si no te lo crees puedes consultar nuestro estudio sobre métodos de medición donde más del 45% de los encuestados indica que la experiencia (a ojo) es el método que utilizan para medir y estimar.

En el mejor de los casos dichas personas se han autoformado en base a su interés en el tema o han recibido la ayuda de alguien con experiencia y conocimientos.

En el mundo actual no es aceptable la falta de estandarización y de homogeneización de la estimación y medición dentro de una empresa.

Todos deben disponer de los mismos conocimientos y de la misma formación ya que hacer una mala estimación nos llevará a que al final el coste del proyecto sea superior al real y eso nos afecta tanto si somos el cliente como si somos el proveedor.

 

Como siempre se ha hecho


Te pongo un ejemplo, si nadie sabe como estimar, ni que método aplicar en cada caso, ni como funciona el método, hará una estimación “cómo siempre la ha hecho”.

En mi experiencia esto supone incluir un colchón de horas para los “por si acaso” en lugar de documentar cada asunción y dejar constancia de las carencias con las que se ha contado a la hora de realizar una medición.

Esto conlleva que la medición final será 2, 3 ó 4 veces superior a la necesaria y lo que es peor según la Ley de Parkinson el equipo usará todo el tiempo dedicado para ella.

Esto no es aceptable ya seas cliente o proveedor.

En el primer caso pagas más de lo que debes.

En el segundo caso la competencia te va comer el terreno en cuanto te despistes.

 

Modelo de Productividad Kaizen


En ambos casos no tienes mejora contínua, ni kaizen.

Mejorar no es una opción es una obligación del mercado


Pulsa aquí para tuitear la frase

Lo primero es medir para poder mejorar y luego puedes mejorar siguiendo algunos modelos como por ejemplo nuestro Modelo de Productividad Kaizen.

¡Hay que mejorar el proceso!

 
¿Conocías la otra PMO? ¿La echas en falta en tu empresa?

 

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10 Comentarios+ Escribir Comentario

  • No cocía este nuevo concepto de PMO Julián y al leer sus características en su artículo coincido contigo que ha de ser un elemento más en cualquier organización si quiere mejorar en sius servicios.

    • Gracias Santos!

      Realmente las funciones son muy útiles y deben realizarse si no queremos funcionar a ciegas en una organización.

  • Hola Julián

    Yo tampoco había oído ni leído nada sobre “La otra PMO”. La idea es buena y de primeras muy vendible, pero, en mi humilde experiencia, mucho más difícil de implantarla en muchas organizaciones. Estimar no es precisamente la parte más fácil 😉 además se alimenta del resto de Áreas de Conocimiento, a “don dinero” hay que tenerlo presente siempre 😉

    Es más, yo la considero como parte de la PMO, Project Management Office. En bastantes entornos, por ejemplo en Proyectos de implantación del ERP de SAP hay un role de Jefe de Operaciones, para el que esta labor podríamos decir que es su CORE principal . Pero, opino, que no deberíamos dejar a un lado tareas como nivelación de recursos del Porfolio de proyectos, Lecciones Aprendidas, gestión de Riesgos, etc.

    Yo la verdad es que la veo como un subconjunto o parte de la PMO más que como “La otra PMO”. Eso si, no digo que no sea importante, ni mucho menos. Es más, para muestra, la labor de una Oficina Técnica de Arquitectura que yo la considero muy cercana a esto.

    • Realmente el llamarla “la otra PMO” no es porque sea una alternativa a,sino más bien como complemento a.

      Como bien propones Ana, puede ser que en algunas organizaciones la PMO realice esas funciones pero a mí personalmente me gusta separarlas para no restarles la importancia que tienen.

      Estimar puede ser dificil o no, pero sobre todo es imposible si cada uno tiene una idea diferente de lo que es medir, de lo que se debe medir, cuando medir, cómo medir, con qué objetivo, donde se almacenan los resultados, de donde extraemos las lecciones aprendidas, …

      Para mí realmente estimar o medir no es ni fácil ni dificil, es obligatorio o vital, ya que no se puede planificar sin una estimación (¿planificamos sin saber la duración de las tareas?), no podemos presupuestar sin una estimación (¿podemos saber cuanto presupuesto dedicar a un proyecto), no se puede mejorar (¿se puede mejorar sin saber como lo estábamos haciendo y como lo estamos haciendo ahora?).

      Ana estoy contigo que muchas veces se mira el dinero a corto plazo (solo algunas veces ;)) y no se mira mejorar de verdad (que es el dinero a largo plazo).

      Gracias por exponer tan claramente tu opinión!

      Todo un placer tenerte por aquí Ana!

  • No conocia el termino Project Measurement Office, pero una parte la utilizan en Calidad y Control. Los temas de estimación, siempre son en base a experiencia, en mi caso, el cliente es la minería, y los tiempos, costes y alcances son diametralmente distintos a otras industrias. Pienso que los temas referentes a las personas, siempre esta de lado, el coaching y capacitación son lo ultimo, y al evaluación siempre esta basada en cuanto dinero quedo y cuanto se perdió.

    • Es un concepto aplicable a todas las industrias y como bien apuntas Cristian no es nuevo. El plus que añade “la otra PMO” es que le dotamos de la importancia que realmente tiene y nos preocupamos porque todos conozcan el tema y sepan aplicarlos.

      La experience es desigual entre los miembros de una empresa y todos pueden estar haciéndolo bien con respecto a lo que ellos han vivido y hacerlo mal con respecto a lo que es correcto y a lo que puede reportar mayor beneficio a la empresa.

      Gracias por aportar tu visión Cristian!

  • Excelente articulo

    • Gracias Carlos me alegro de que te haya gustado!

      En breve más sobre el tema!

  • Julian, interesante artículo. Detalla muy bien funciones que debieran realizarse en una PMO. Yo tenía el concepto que también debían pertenecer a la PMO tradicional. Una duda, las PMO también se les mide nivel de madurez como lo hace OPM3? Tal vez esa es la clave. Existen distintos niveles de PMO, por ejemplo débil, mediana y fuerte? Similar a la analogía del tipo de organización donde un PM debe actuar (funcional, matricial débil, matricial fuerte y proyectizada)?

    • Correcto Pablo. Una PMO también tiene distintos niveles de madurez debido a que la situación en cada caso será diferente y no es lo mismo quién acaba de implantar una PMO que quién lleva años utilizánola y por supuesto tampoco el objetivo que se persiga con la PMO.

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