27
2015
Ejemplo de PMO (I)
Léelo aprox. en 3:09 minutos.
Todas las mañanas mientras desayuno, me gusta observar a través de la ventana todo lo que sucede en el jardín de mi casa. Me relaja ver a los pájaros que se posan en el suelo, incluso a veces tienen suerte y pueden degustar migas de pan que ha tirado algún vecino o que nos dejamos sin barrer en la fiesta del día anterior.
Me gusta observar las flores y hasta puedo llegar a verlas crecer. No es que sea un enamorado de la jardinería, pero debe ser que las plantas se llevan bien con el rincón de la casa que observo desde la mesa del salón y sin excesivos cuidados, las flores van apareciendo a lo largo del año.
Estando sentado delante de mi café, soy capaz de identificar los distintos tipos de pájaros que se acercan cada mañana: gorriones, urracas y hasta de vez en cuando un grupo de periquitos que seguramente se escaparon de alguna jaula, pensando que al aire libre se vivía mejor.
Cuando saboreo los últimos momentos del desayuno, soy capaz de escribir alguna recomendación sobre el riego o la orientación de las macetas que seguramente ayuden al mantenimiento del jardín. Escribo en una servilleta el número de pájaros que han pasado por el jardín, el número de flores que nacen…
¿Cuántos grupos de trabajo conocemos que funcionan de esta manera? Yo os puedo asegurar que he encontrado muchas PMO que trabajan de esta manera: apoyan, informan, aconsejan, ayudan…. No tienen un contacto directo con los proyectos que tienen en su alcance, pero tienen una visión global de la situación y eso es su fortaleza.
En el artículo Nadie sabe qué es una PMO, clasificaba a estas PMO en función de su influencia sobre los proyectos de su alcance, como “Pepito Grillo”.
El primer paso para implantar una PMO es definir los objetivos. Como director de un grupo de trabajo, lo que busco con una PMO de esta tipología es que sean mis ojos, obteniendo la información de una forma unificada y que me faciliten métricas significativas sobre los proyectos incluidos en el alcance de la PMO.
¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
No es fácil encontrar personas en las organizaciones que tengan una visión global del proceso, el día a día nos intenta comer. Incluso hay empresas que siendo gigantes y dominantes del mercado, caen por no ver más allá del alcance de sus ojos (Nokia, Blackberry…).
Después de establecer los objetivos de la PMO, debemos valorar la situación de partida (AS-IS). Nos ayuda a identificar todos los puntos de mejora dentro de la organización y nos va a permitir ofrecer mucho valor a través de la PMO.
Hace poco escuché en una conferencia que el tiempo medio de vida de una PMO era de 4 años. Es decir, defines, implantas, gestionas el cambio, adoptas el cambio y… si no se produce una evolución, la PMO muere. Sencillamente, porque la situación de partida (cuatro años antes), ya no es la misma que ahora. Es necesario mirar con otros ojos, mirar con más profundidad, con más detalle, en otras direcciones, buscando los huecos donde se ha quedado almacenado el polvo o las malas hiervas empiezan a crecer.
Tarde o temprano, o quizás todos los días de vida de la PMO, alguien estará lanzando la pregunta: ¿y qué hacen estos aquí? Hay que salir de las trincheras, comunicar y mostrar el valor que se aporta a través del trabajo de la PMO. Esa pregunta no puede quedar en el aire, te están apuntando con una mira telescópica y no te puedes quedar parado.
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9 Comentarios+ Escribir Comentario
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Hola Pablo,
El problema de las PMO es que algunos las perciben como “la santa inquisición”, que están solo para vigilar en vez de apoyar.
Cambiando esa percepción se conseguirán muchos avances.
¡Muy buen artículo!
Saludos,
Ángel
Buenos días Ángel,
Cuando se empieza a identificar a la PMO como una estructura de control, la PMO empieza a morir.
La PMO debe estar inmersa en un circuito de mejora, controlar, gestionar, optimizar…
Gracias por tus comentarios Ángel,
Abrazos
Pablo
Con las PMO la verdad es que voy un poco perdido.Por lo que comentas Julián,tu jardín son los diferentes proyectos que tienen lugar en tu casa y tú desde el salón observas cómo pueden mejorar en sus objetivos aportando ideas.Si es así, la cosa pinta mal y estoy de acuerdo contigo en que hay que hacer ver a los demás que tu trabajo también aporta ayuda en la consecución de los objetivos.
un saludo
El primer paso de una PMO es ayudar a controlar los proyectos existentes en nuestra organización, gestionar dependencias y riesgos. Qué nadie haga la guerra por su cuenta.
Pero la PMO no se puede quedar estancada en ese control, su objetivo final es ayudar a la ejecución de los proyectos, no simplemente sacar tarjetas rojas.
Gracias Santos por tus comentarios,
Abrazos
Pablo
En muchas empresas la PMO se conforma como un requisito mas de la organización y no se le saca provecho.
Estoy de acuerdo contigo Miguel, en muchas organizaciones la PMO se queda en los niveles más bajos de madurez y se puede hacer mucho más.
Una de las causas es porque no se realiza un análisis de los beneficios que aporta la PMO.
Muchas gracias por tu comentario,
abrazos
Pablo
Buen artículo Pablo, yo he tenido la fortuna de poder montar ya 4 y lo más importante es tratarla como si de un proyecto más se tratase, con su planning, road map, etc. E igual que cualquier producto o servicio debemos ir actualizando éste, una de las cosas importantes que ofrece es la recopilación y análisis de las lecciones aprendidas.
Otro factor es que no todas las empresas están preparadas para tener una PMO, por falta de madurez, por coste, … Existe la opción de externalizarla, con la ganancia que ello conlleva (es independiente a los proveedores y/o empresa) con lo que es imparcial.
Por último añadir que existen varios tipos de PMO según el rol y grado de alcance. La más simple es la de soporte, la de grado medio la de seguimiento y control (que es la que más se asemeja al post) y por último la de grado alto o dirección, donde la PMO a su vez lidera y dirige los proyectos. Normalmente el pecado de las PMO es que son víctimas de su éxito, empieza en los proyectos de IT y cuando se aprecia que se mejora de media más de un 25% la eficacia todos quieren que sus proyectos pasen por la PMO, sea marketing, RRHH, … hay que saber fijar bien este alcance. La mayor potencia de las PMO es que ayudan mediante la gestión de portfolios por ejemplo a alinear proyectos y objetivos de negocio.
Espero haber arrojado luz al amigo Santos, a Miguel Puertos para que vea los diferentes niveles que una PMO puede ofrecer y ídem a Angel los niveles de control varía según el grado de la PMO, las de soporte no deben ser inquisitivas.
Muchas gracias Miguel.
Respecto a tipos de PMO en otro artículo https://www.laboratorioti.com/2014/10/08/nadie-sabe-que-es-una-pmo/ presentaba mi clasificación.
Todas las PMO son diferentes y todas las piezas tienen que encajar. Así que ya sabes: Pon una PMO en tu vida, aunque seguramente no sea como la del vecino
Abrazos
Pablo
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