24
2014
¡Libérate de La Ley de Parkinson! Ahora mismo estás atad@ a ella
Léelo aprox. en 3:09 minutos.
Sin saberlo tú o tu equipo os veis atrapamos por la Ley de Parkinson de la Gestión de Proyectos. Si no puedes librarte de ella, estarás abocado a ralentizar el desarrollo de tu proyecto, se verá cogido de unas cadenas invisibles que no le permitirán avanzar al ritmo que debiera.
La Ley de Parkinson es muy sencilla, viene a decir que una tarea durará todo el tiempo que hayas planificado para ella.
Pero esto, ¿qué significa?
Significa ni más ni menos que si estimaste que la Tarea A tardaría en hacerse 5 días, aunque realmente sabes que se puede hacer en 2, al final se tardarán 5 días en hacerla.
Con un ejemplo.
¿Quieres llevar tus Proyectos a otro nivel?
¿Las vas a dejar escapar? ¡Quiero ser el mejor! ¡Quiero ser la mejor!
Si te han encomendado terminar el manual de usuario de una aplicación y te dieron 1 mes para hacerlo, lo terminarás en la última semana, no antes.
Esta claro que caer en la dinámica de agotar todo el tiempo disponible para una tarea es un error pero ¿cómo podemos conseguir salirnos de ahí? ¿cómo podemos hacerlo?
Una primera acción es dividir la tarea en plazos menores y asignarles un producto a cada uno de ellos.
Por ejemplo,
si debo generar un manual de usuario en 1 mes (el ejemplo que veíamos antes) puedo subdividirlo y decir en:
- la primera semana debo tener un índice y el formato definidos
- entre la primera y la segunda semanas debo tener todas las capturas de la aplicación y todos los gráficos realizados
- y la tercera para montar los textos y la revisión final.
- La cuarta la dejaríamos por si surgen imprevistos o para terminar antes de tiempo
Con esto, logramos darle la vuelta a la Ley de Parkinson y aprovecharla para ser productivos. Reducimos el plazo y cuando completemos cada una de las subtareas habremos terminado la tarea completa, antes del tiempo prefijado para ella.
Una segunda acción para escapar de ella es poner una hora límite al trabajo.
¿Por qué hacer esto?
Porque si las tareas deberían ser realizadas hoy, sabiendo que el límite es inamovible tod@s nos volvemos más productivos y realizamos más trabajo que si sabemos que tenemos mucho tiempo por delante (otra vez la ley de Parkinson).
Si llegar a este extremo te parece muy radical, puedes realizarlo de una forma más moderada.
Te impones a tí mismo horas límite para realizar cada uno de los temas.
En nuestro ejemplo del manual:
piensa en que has subdividido las tareas como comentábamos más arriba.
En la primera semana ves que puedes dedicar tiempo tanto a la primera tarea como a la segunda para lo cual te autoimpones una hora límite para trabajar en el índice y el formato.Una vez que llegue esa hora ya no puedes trabajar más en eso, pasarías a trabajar en la generación de contenido.
La primera ley de Parkinson se complementa con otras dos que no creo que te resulten extrañas, ni menos ciertas:
¿Conocías las leyes de Parkinson? ¿Te has peleado alguna vez con ellas?
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También se le conoce como el síndrome del estudiante:
“El estudiante espera el último momento para completar su tarea y así consume todo el tiempo previsto o incluso más”.
Una forma de combatir este síndrome es establecer metas de avance o hitos para la tarea .Otra es establecer holguras de duración adecuadas para la tarea sin sobre estimar,esto ayuda a generar un ambiente retador pero realista y fomenta la productividad del equipo.
Saludos Julián y gracias por los tips.
A ti por el aporte José Luis. Tiene muchos nombres lo importantes es tenerlo localizado y ponerle remedio!
Un saludo
Estas recomendaciones suceden para principiantes y los mas avezados jefes de proyecto. Lo digo porque en las etapas de principiante, el letargo de esperar tareas a ejecutar nos enviaban a utilizar el tiempo y recursos en temas fuera del proyecto; cuando empiezas a tomar responsabilidades por destacar en tus asignaciones, vuelve a suceder que estas planificando y los tiempos y recursos se te escapan, respondiendo a temas urgentes; y por ultimo, pasas a dirigir proyectos, te capacitan, implementas sistemas de mejoras, y empiezas a creer que controlas tu tiempo y recursos. Siempre sucede que las actividades del proyecto o externas no las visualizas e impactan.
Coincido contigo Cristian no sólo nos sucede cuando somos inexpertos sino que nos puede pasar en cualquier momento. Por eso es bueno conocerlo, deterctarlo y realizar algún consejo para evitarlas.
Gracias por tu reflexión
La ley de Parkinson y el síndrome del estudiante (son conceptos diferentes) nos afectan desde el punto de vista personal, en nuestras tareas del día a día y, también, como directores de proyectos.
Imagino que conoceréis el enfoque de Eli Goldratt para intentar evitar esos problemas y que los proyectos se realicen en menos tiempo: Critical chain PM
http://www.goldratt.co.uk/resources/critical_chain/
Saludos
Gracias por la puntualización Luis Miguel, podemos decir que afectan de la misma manera pero no son exactamente lo mismo.
Muy interesante el documento que aportas, un buen resumen de la técnica que deja muy claras todas sus bondades.
Gracias de nuevo Luis Miguel por el aporte.
Saludos.
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[…] En el Laboratorio de las TI nos hablan sobre la famosa Ley de Parkinson: Una tarea se expandirá hasta ocupar todo el tiempo disponible para ella en su artículo ¡Libérate de La Ley de Parkinson! Ahora mismo estás atad@ a ella. […]