Jan
10
2013

Paradojas del Jefe de Proyecto (Project Manager)

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Paradoja

Imagen de cogdogblog.


La labor del Jefe de Proyecto (Project Manager) está plagada de paradojas, paradojas en cuanto que él mismo debe desempeñar a la vez dos roles, dos situaciones o dos posiciones enfrentadas con lo que debe gestionar lo que parece a priori un sin sentido.

Vamos a ver las paradojas que nos propone Scott Berkun en su libro Making Things Happen: Mastering Project Management. La verdad que el libro merece la pena, si uno está interesado en la gestión de proyectos, y creo que no será el último artículo que escribiré basado en él.

Desde aquí quiero agradecer la recomendación de su lectura que me hizo, en un comentario al artículo 6 Defectos y 3 Virtudes para aprender de Pesadilla en la Cocina (o Hell’s Kitchen) en la Gestión de Proyectos, Angel Gavín (cuyo blog El Miracielos recomiendo).

Ahora vamos a hablar sobre las paradojas que creo nos va a resultar un tema interesante de comentar. En inglés literalmente Scott las indica como “The balancing act of Project management” o los Malabarismos de la Gestión de Proyectos aunque me gusta más titularlo las Paradojas del Jefe de Proyecto por el contenido que tiene.

La cuestión es que un Jefe de Proyecto (Director de Proyecto, Project Manager) debe equilibrar la acción de pares de situaciones o roles que son opuestos, ya que no siempre deberá actuar de la misma forma. Dicha capacidad o mejor dicho, dicha necesidad de actuar de formas opuestas es lo que hace que la labor del Jefe de Proyecto sea tan complicada y más complicada la tarea de elegir un Jefe de Proyecto perfecto con unas capacidades idílicas.

Como encontrar un jefe de proyecto que sea capaz de equilibrar todas las situaciones en su justa medida es prácticamente imposible, lo importante es que conozcamos cada una de esas situaciones para que estemos preparados para poder determinar de qué forma debemos actuar en cada una de ellas.

Veamos dichas paradojas:

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  • Yo/el Equipo. Scott nos indica que debido a la dimensión de la responsabilidad que tiene un Jefe de Proyecto, es frecuente que sientan una gran satisfacción personal por su trabajo, es decir tienen una alta inversión emocional en lo que están haciendo pero deben tener cuidado de no anteponer sus propios intereses a los del proyecto, es más deben estar dispuestos a delegar tareas importantes o divertidas e incluso compartir las recompensas con todo el equipo.

    El jefe de proyecto debe tener su ego que es el que le da impulso para seguir con su trabajo de una forma eficaz y debe limitarlo para no alejar a su equipo.
    El Yo nos da el impulso de seguir adelante pero el Equipo es el que nos permite conseguir el objetivo.

  • Autócrata / Que delega. En algunas situaciones el hecho más importante es que haya una autoridad clara y un tiempo de respuesta rápido ante cualquier hecho, aquí se necesita el autócrata. El Jefe de Proyecto debe estar confiar en su criterio para poder forzar al equipo a realizar ciertas acciones en momentos en que sea necesario aunque debe ser sólo de forma puntual ya que no es recomendable utilizarlo. Un proyecto bien gestionado debe crear un entorno donde el trabajo se delegue y la colaboración sea efectiva.
  • Tolerar la ambigüedad / Perseguir la perfección. Las primeras etapas de un proyecto suelen ser bastante abiertas y los detalles que se desconocen superan a lo que se conocen, por ello cierto grado de ambigüedad puede ser esencial para que las ideas surjan a la luz. El jefe de proyecto debe respectar esta ambigüedad e incluso en algunas situaciones debe gestionar la misma.

    En fases posteriores del proyecto el orden y la precisión son muy importantes.
    Por tanto el jefe de proyecto tiene que tener la capacidad de saber cuándo vale la pena buscar la perfección y cuando es suficiente una solución de contingencia.

  • Don de palabra / Habilidades de escritura. El don de palabra es muy importante debido a las multitud de reuniones, negociaciones, discusiones de pasillo, sesiones de brainstorming, etc. que se llevan a cabo y el jefe de proyecto debe ser efectivo en entender y en comunicar las ideas cara a cara. Por otro lado, cuanto mayor es la organización y/o el proyecto, más importancia toman las habilidades para la escritura del jefe de proyecto.

    Un jefe de proyecto debe reconocer en cada momento cual de los tipos de comunicación puede ser el más efectivo para sus objetivos: escrita u oral.

  • Identificar la complejidad / Perseguir la sencillez. Muchas personas se pierden en los detalles y olvidan el conjunto, son víctimas de la complejidad. Otros niegan la complejidad y no comprenden las sutilezas de las partes involucradas. El Jefe de Proyecto debe persuadir al equipo de que trabaje con sencillez, aunque sin dejar de lado las complejidades involucradas en escribir código bueno y fiable (código bueno y fiable podríamos sustituirlo por cualquier producto que tenga que elaborar el equipo).
  • Paciente / Impaciente. La mayor parte del tiempo el jefe de proyecto es una persona que “empuja” a la acción, forzando a otros a trabajar bien pero en algunas situaciones la impaciencia puede trabajar en contra del proyecto. Por ejemplo, algunas actividades políticas, actividades entre varias organizaciones o actividades burocráticas, todas son sumideros de tiempo inevitables pero alguien debe quedarse en la sala o estar en la audio conferencia (fono) y debe ser paciente.
  • Valiente / Miedoso. Un jefe de proyecto debe tener un saludable respeto por todas las cosas que pueden ir mal y verlas como posibles pero, por otro lado, un jefe de proyecto necesita armonizar este respeto con la valentía necesaria para tomar grandes desafíos.

    Podríamos resumir que se debe ser valiente pero sin ser temerario es decir siempre hay que evaluar y controlar los riesgos.

  • Creyente / Escéptico. No hay nada más poderoso para la moral del equipo que un líder respetado que cree en lo que está haciendo. Es importante para un jefe de proyecto tener confianza en el trabajo que se está realizando y ver autentico valor en los objetivos que se van alcanzando. Por otro lado se necesita cierto escepticismo sobre cómo están yendo las cosas y como se están haciendo.

    El Jefe de Proyecto debe creer en lo que hace para transmitirlo al equipo pero debe poner en duda todo para conocer el estado real del proyecto y mejorarlo.



¿Estás de acuerdo con las paradojas del Jefe de Proyecto?



Más Información


Puedes consultar otros artículos sobre Jefe de Proyecto (Project Manager):













 

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23 Comentarios+ Escribir Comentario

  • Por alusiones 😉

    Excelente artículo y excelente planteamiento.

    El problema de las paradojas no es solamente la paradoja en sí misma, sino el hecho de que un Jefe de Proyecto debe mostrar seguridad. Yo, que vivo casi todas ellas y casi todos los días, tienes que ir con una “actitud” mientras que por dentro puede que te estés debatiendo entre blanco o negro; o grises, que los hay. No siempre uno tiene el tiempo necesario para decidir si inclinar la balanza a uno u otro lado.

    Siempre digo que un Jefe de Proyecto debe ser también un buen actor. No siempre se puede estar actuando, pero a veces las circunstancias obligan y tienes que ser de cara al exterior de forma distinta a como lo vives por dentro. Por ejemplo, puede que el proyecto esté en DEFCON 1 pero no puedes transmitir esto al cliente en su cruda realidad.

    Por lo demás, me alegro que te haya gustado el libro. Scott Berkun, junto a Seth Godin (más este en el lado del marketing), son mis dos autores favoritos. El blog de Scott tampoco tiene desperdicio.

    Y, por supuesto, gracias por nombrarme y por recomendar mi blog. Ya sabes que esto es una lucha diaria, pero espero estar a la altura de las expectativas de vuestros lectores.

    Un abrazo,
    Ángel

    • Estoy de acuerdo contigo en que además de decidir como debe actuar, el jefe de proyecto no debe demostrarlo, siempre debe dar seguridad en lo que hace al resto del equipo.

      Gracias a ti Angel, por aportar tu visión y tus recomendaciones!

      Seguro que a nuestros lectores les gusta tu blog!

      Un abrazo.

  • Muy interesante artículo y muy recomendable. Sin duda quienes entregamos proyectos estamos todos los días balanceando y malabareando todas estas paradojas…. creo que lo que es importante es tener la certeza de que utilizar en que momento.

    • Gracias Enrique por tomarte el tiempo para contestar.

      Como bien dices después de ser jefe de proyecto se puede pedir empleo en el circo del sol.

      Saludos.

  • Excelente¡¡ Estoy totalmente de acuerdo con las Paradojas del Project Manager.

    En el momento en el que decide trabajar en Dirección de Proyectos se debe estar preparado para diferentes escenarios, sin embargo, no necesariamente todo es blanco o negro, y las destrezas que son oportunas en un momento en otro no lo son tanto.

    A través de la experiencia comienza a conocer que tipo de habilidad utilizar y como lograr balancear dichas paradojas.

    Gracias por compartir la Información.

    • Gracias a ti María Amparo por mostrarnos tu opinión.

      La vida seria mucho más sencilla si todo fuera blanco o negro pero la gran variedad de grises es la que le da aliciente 😉

      Saludos.

  • Estoy totalmente de acuerdo con el articulo ya que definen una serie de roles que muchas veces te hacen pensar en el correcto proceder del proyecto.
    Gran articulo!!

  • Excelente artículo, muy claro, muy lúcido. Gracias.

    • Gracias a ti Galo, por tomarte el tiempo de leerlo y comentar.

      Saludos.

  • Gracias Julian por el artículo, muy interesante y siendo un eterno aprendiz en esto de la direccion de proyectos, es cierto, me encuentro constantemente con varias de las ambiguedades que se mencionan, como lo dices poterioriormente, se necesita una dosis prudente de actuación que nos permita no perder credibilidad antes el grupo.

    Muy interesante el artículo, saludos.

    • Gracias a ti Javier por aportar tu experiencia en un comentario.

      Siempre hay que tener la prudencia a mano aunque el arrojo nos puede salvar más de una vez: otra paradoja!

  • Excelente artículo, sin duda ilustra en gran maneras el diario vivir de los jefes de proyecto, sin embargo entender la dimensión global del significado de ser Jefe de Proyecto es algo que lamentablemente en nuestro país no siempre va de la mano con los equivalentes remuneracionales y el claro sentido de la responsabilidad.

    • Gracias Gastón por tomarte el tiempo de comentar.

      Es cierto que existe mucho desconocimiento alrededor de la labor del Jefe de Proyecto y una minusvaloración de las capacidades que desarrolla.

      Saludos.

  • Coincido en que es excelente el artículo. Aquí hay varios factores que tienen que considerarse para lograr la oportunidad de cada rol. la Experiencia de los trabajos por realizarse, ayuda enormidades; es más fácil identificar los puntos a reforzar y escoger los momentos en que debes reencauzar el andar. por otra parte el apasionamiento por tu proyecto para que veas con mayor claridad con anticipación la marcha del equipo, lo que hay adelante y puedas tener el momento de pensar como estimular o corregir actuaciones. Este apasionamiento es entrega, donde te involucras más y te compenetras con el proyecto, siempre permitiéndote alejarte y visualizarlo desde lejos también. Nuevamente felicidades.

    • Gracias Jaime por las felicitaciones y por aportar tu visión!

      Saludos.

  • Ante todo mis felicitaciones por el artículo. Quisiera dar un ejemplo con algo sencillo como el caminar. Esta actividad diaria, parte de un desequilibrio del cuerpo que nos impulsa a dar el próximo paso. Muchas veces el director de proyectos debe promover ese desequilibrio para intentar generar un avance o un cambio en las condiciones. obviamente esto muchas veces choca contra su propia adversión al riesgo, genera incertidumbres y ambiguedades y sin embargo se percibe como opción viable aunque no exenta de conflictos internos.
    Un gran saludo

    • Gracias Roberto.

      Tu ejemplo me parece muy acertado. El Jefe de Proyecto debe mantener el equilibrio inestable para que todo permanezca en sintonía pese a que haya fuerzas que tiran hacia direcciones diferentes.

      Saludos.

  • Excelente artículo. Desde mi trinchera puedo decir que no encuentro jefes de proyectos que por lo menos busquen prepararse para cualquiera de estas situaciones y no tal vez porque no las conozcan, sino porque considero necesario entrenarse de forma continua, en el carácter, la confianza y poder asumir retos o correr riesgos. En lo personal, lo veo como que si queremos tener mejor letra, entonces hay que escribir mas, hay que practicar. Saludos.

    • Lo primero gracias por tu comentario.

      Suscribo lo que apuntas, para aprender a hacer las cosas no hay nada como hacerlas: es el mejor entrenamiento.

      Hay veces que es dificil poder prepararse de antemano para algunas de las situaciones paradójicas descritas debido a que no tienen porque presentarse.

      Pero si podemos hacer una análisis de alternativas previo y cuando enfrentemos la situación, tomar una decisión y solo pasaran dos cosas:
      -Funciona. Pues debemos celebrar el analisis hecho, aprender y continuar hacia adelante,
      – No Funciona. Aprender del hecho y continuar adelante. Para la siguiente ocasión estaremos mejor preparados.

      Un saludo.

      • Como ya lo habías mencionado antes en la lección 3 y 4 de Las 10 mejores lecciones que Steve Jobs nos enseñó. Gracias.

  • Hola Julián, este y otros artículos que nos compartes son muy enriquecedores, aportan mucho a nuestras gestiones de proyectos, inclusive desde cualquier posición en la que estemos involucrados. Súper interesantes, continúa así y mil gracias. Saludos líder.

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